郵件規則核心價值
將重複性郵件處理動作（分類、轉寄、回覆、刪除、標記）自動化，實現「設定一次，永久生效」的收件箱管理。
九步驟建立自訂規則
- 啟動 OE →「工具」→「郵件規則」→「郵件」→「新增郵件規則」
- 選擇條件：勾選「寄件人包含特定文字」「主旨包含關鍵字」「收件人為指定帳號」「郵件大小超過 X KB」等
- 選擇動作：移至資料夾、複製至資料夾、刪除、轉寄、自動回覆、設為高優先權、加旗標、播放提示音等
- 編輯規則描述：點擊藍色底線文字具體化參數（如「包含使用者」→輸入具體 Email/關鍵字；“指定資料夾”→選擇/新建資料夾）
- 命名規則（建議格式：
[分類] 關鍵字→動作，如 [專案] ProjectX→移至專案資料夾）
- 「確定」返回規則清單
- 選中新規則 → 「立即套用」對現有郵件生效
- 調整優先順序：規則由上而下執行，靠上優先。「上移/下移」調整
- 重複 2-8 步建立完整規則集
經典規則範本庫
| 規則名稱 | 條件 | 動作 | 優先度 |
|---|
| [垃圾] 關鍵字過濾 | 主旨/內文含「推銷」「中獎」「貸款」 | 移至「垃圾郵件」+ 標記已讀 | 高 |
| [重要] VIP 寄件者 | 寄件人包含老闆/客戶 Email | 移至「重要」+ 高優先權+ 旗標紅旗 | 最高 |
| [專案] 自動歸檔 | 主旨含專案代碼 | 移至對應專案資料夾 | 中 |
| [通知] 系統警示 | 寄件人為監控系統 | 播放特定音效 + 桌面通知 | 高 |
| [清理] 大附件分離 | 大小 > 5MB | 移至「大附件」資料夾 | 低 |
規則管理黃金法則
- 「停止處理更多規則」動作防止過度匹配
- 定期檢視「已套用規則」日誌驗證效果
- 規則匯出 .rwz 檔案備份/遷移
- 複雜規則拆分為多條簡單規則，提升可維護性