本文分享復印機操作常識與實用經驗，助您正確使用、提升辦公效率。
靜電復印機屬技術性較強的自動化辦公設備，能大幅提升公文處理速度。不瞭解基本原理與構造便無法正確操作，甚至因誤操作損壞設備。
1. 預熱
按下電源，機器預熱。面板指示燈顯示等待訊號；預熱完成後出現可複印訊號或聲響提示。
2. 檢查原稿
拿到原稿先翻閱，注意：紙張尺寸/質地/顏色、字跡色調、裝訂方式、張數、是否有圖片需調整曝光量。這些直接影響複印效果。不清晰字跡/線條應先描寫清楚；可拆開的原稿宜拆開，避免陰影。
3. 檢查機器顯示
預熱完成後查看面板：可複印訊號、紙盒位置、複印數量顯示「1」、濃度調節、紙張尺寸顯示。一切正常方可複印。
4. 放置原稿
依稿台玻璃刻度與當前紙盒尺寸/橫縱向放置。有順序的原稿從最後一頁開始放，輸出順序才正確，否則需重新倒序。
5. 設定複印份數
按數字鍵設定。設錯可按「C鍵」重設。
6. 設定複印倍率
放大通常僅一檔；縮小倍率以A3→A4、B4→B5或百分比表示。知曉紙張尺寸即可輕鬆選定。無需縮放則不按鍵。
7. 選擇複印紙尺寸
依原稿尺寸與倍率按紙盒選取鍵。面板顯示即代表機內有該尺寸紙盒；無顯示需換紙盒。
8. 調節複印濃度
依原稿紙張/字跡色調深淺調節。深色紙（如報紙）調淺；字跡淺/細/不清（如鉛筆稿）調深。複印圖片通常調淡。
按開始鍵後，經充電、曝光、顯影、轉印、定影等工序完成複印。常遇卡紙、墨粉不足、廢粉過多等問題，必須及時處理。偶爾卡紙排除法如下：
卡紙時面板指示燈亮起，開機門或左側（定影器）/右側（進紙部）蓋取出卡紙。高階機可顯示卡紙張數（P1、P2等），P0指主機無卡紙、分頁器卡紙。取出後檢查紙張完整性；不完整須尋找殘留碎紙。分頁器卡紙需將分頁器移離主機，壓下進紙口取出。
1. 紙張用盡
面板顯示紙盒空訊號，裝紙後續印。
2. 墨粉不足
信號燈亮表示墨粉將盡，影響品質，應及時補充。部份機型會停機，部份可續印。加粉前搖勻墨粉瓶/筒，打散結塊。
3. 廢粉過多
感光鼓清下來的廢粉收集在廢粉瓶，滿時面板提示。部分機型與墨粉不足共用同一信號，需仔細辨識。廢粉滿時及時倒掉。部分機型（特別是單組份顯影機）禁止重複使用廢粉，否則影響顯影品質。
1. 自動送稿器（ADF）使用
提升效率，免掀蓋板。按ADF鍵指示燈亮後放稿，機器逐頁送入自動複印。
預熱期預放稿技巧：預熱過程中設定好各項參數，放好原稿，預熱完成即自動開始複印。
不可自動送稿的原稿：卷曲/折皺/折疊、帶釘/迴紋針/膠帶/漿糊未乾、背面發黑、粘連/裝訂、過薄原稿。
半自動送稿技巧：針對易卡薄/不平整稿，打開左側原稿迴轉盒，右手送入、左手接出，幾乎不卡紙。卡稿時掀開迴轉蓋輕拉取出（靠玻璃側較易）；難取出可拆下壓板。取出後若卡稿燈仍亮，通常是供稿台仍有稿，向外拉些許即消除。被卡過的下一頁需重新放置複印。
雙面稿半自動複印：不套印雙面時，先印頁碼較大的一面（如先印第1頁、再印第3頁），出稿後放回送稿台印另一面。不可用全自動送稿。
2. 自動分頁器使用
分頁必須從最後一頁開始複印。一般15格，可分15份。超過15份時，先印15份再續印餘數。
紙盒紙張凸面朝上，避免進分頁格時錯插（後印頁插入先印頁間導致順序亂）。每格約容30頁，超量易卡紙，複印過程中應及時取出分開放置，最後再合併裝訂。
ADF與分頁器同用時，注意防原稿偏斜造成缺陷混入成品中難發現。隨時留意分頁器最上層成品，此頁完好則下層通常正常。
原稿大小參差不齊且份數超過分頁格數時，可先印餘份（如需20份、分頁器15格，先印5份），對不一尺寸原稿放大/縮小統一規格，取1份作二次複印餘下15份的原稿，即可用ADF高速複印。
色調不一的多頁原稿多份複印時，同理可先印餘份統一色調，再以成品為原稿多份複印，避免反覆調濃度。
選用光潔度好、尺寸合適的紙，複印前抖開疊齊，防靜電雙張貼合導致缺陷或卡紙、分頁錯誤。
3. 大容量供紙箱選用
高速機可選1500~2000張供紙箱，附掛機身右側、從下供紙盒進紙，需獨立電源。使用前設定選擇器旋鈕滿足不同尺寸，通電指示燈亮，無紙時閃爍。
換紙尺寸：向右拉出紙箱，開蓋鬆開塑膠旋鈕，提起隔板，調選擇器至對應尺寸號碼，關蓋推回主機。加紙後指示燈仍閃爍則說明紙未放好或箱未關嚴，不可複印。
4. 自動複印功能
部份機型供稿盤放稿後，預熱完成自動複印；部份自動供紙板具此功能——預熱時放一張紙，預熱後自動複印；部份面板設「Stand by」鍵與指示燈，開機預熱時按下，有紙狀態下預熱完成自動運轉，若已設定份數亦自動開始複印。
5. 插入複印鍵與停止鍵
絕大多數機型皆有，但善用者不多。
插入複印鍵（暫停鍵）：中斷正在進行的多份複印，臨時插入急件。按下即停機，份數顯示變「1」，重設份數印急件。印畢自動回原中斷狀態續印。誤按欲恢復原份數，按停止鍵。
停止鍵：多份複印達所需份數或發現原稿放置不正時使用。按下停機，份數歸「1」，再印需重設。小型機型常將停止鍵與份數清除鍵合一。