電子文件歸檔與管理規范

GB/T 18894-2002

1 范圍

　　本標准規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。

　　本標准適用於黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標准。

2 規范性引用文件 

　　下列文件中的條款通過本標准的引用而成為本標准的條款。凡是注日期的引用文件，其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標准，然而，鼓勵根據本標准達成協議的各方研究 是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用於本標准。

DA／T18 檔案著錄規則

DA／T 22 歸檔文件整理規則

3術語和定義

下列術語和定義適用於本標准。

3．1

電子文件 electronic records

指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱 讀、處理，並可在通信網絡上傳送的文件。

3．2

歸檔電子文件 archival electronic records

指具有參考和利用價值並作為檔案保存的電子文件(3．1)。

3．3

背景信息 context

指描述生成電子文件(3．1)的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產

生影響的歷史環境等信息。

3．4

元數據 metadata

指描述電子文件(3．1)數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟

件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。

3．5

邏輯歸檔 logical filing

指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件(3．1)的管理權限向檔案部

門移交的過程。

3．6

物理歸檔 physical filing

指把電子文件(3．1)集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

3.7

真實性 authenticity

指對電子文件的內容、結構和背景信息(3．3)進行鑒定後，確認其與形成時的原始狀況一致。

3.8

完整性 integrity

指電子文件(3．1)的內容、結構、背景信息(3．3)和元數據(3．4)等無缺損。

3.9

有效性 utility

指電子文件（3.1）應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體

的完好性和兼容性等。

3.10

捕獲 capture

指對電子文件(3．1)進行實時收集和存儲的方法與過程。

3.11

遷移 migration

指將源系統中的電子文件(3．1)向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。

4 總則

4.1 電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。

4.2 應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

4.3 應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、

檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。

4.4 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持

一致。

4.5 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮

微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。

4.6 應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子

簽章。

5 電子文件的真實性、完整性和有效性保證

5．1 應建立規范的制度和工作程序並結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理

操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范。

5. 1. 1 登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發者等）。

5．1．2 登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者等)。

5．1．3 登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。

5．1．4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。

5．2 應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。

5. 2. 1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。

5．2．2 設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。

5．2．3 對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。

5. 2. 4 對電子簽章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。

5．3 應建立電子文件完整性管理制度並采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。

5．4 應建立電子文件有效性管理制度並采取相應的技術保證措施。

5．5 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證，身份識別方法等。

6 電子文件的收集與積累

6．1 收集積累要求

6．1．1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應

被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內

容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

6．1．2 當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非

正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲於能夠脫機保存的載體上。

6．1．3 對在網絡系統中處於流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

6．1．4 對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

6．1．5 對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格

式，如無法轉換，則應將相關軟件一並收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。