標準概況
GB/T 18894-2002 規範黨政機關電子文件形成、積累、歸檔、保管、利用、統計全過程，其他社會組織可參照。引用 DA/T 18《檔案著錄規則》、DA/T 22《歸檔文件整理規則》。
核心術語定義（3.1-3.11）
| 術語 | 定義要點 |
|---|
| 電子文件 | 數字設備生成、數碼形式存儲磁帶/盤/光盤、依賴計算機閱讀處理、可網絡傳輸 |
| 歸檔電子文件 | 有參考利用價值、作為檔案保存的電子文件 |
| 背景信息 | 生成職能活動、作用、過程、結果、上下文關系、歷史環境等信息 |
| 元數據 | 描述電子文件數據屬性：格式、編排結構、硬軟件環境、字符集等 |
| 邏輯歸檔 | 網絡上不改變存儲方式位置，移交管理權限 |
| 物理歸檔 | 集中下載到脫機載體，移交檔案部門 |
| 真實性 | 內容/結構/背景信息經鑒定與形成時原始狀況一致 |
| 完整性 | 內容/結構/背景信息/元數據無缺損 |
| 有效性 | 可理解性、可利用性：信息可識別、存儲系統可靠、載體完好兼容 |
| 捕獲 | 實時收集存儲電子文件的方法過程 |
| 遷移 | 源系統向目的系統轉移存儲的方法過程 |
總則四大原則（第4條）
- 三性保障：形成時起嚴格管理制度+技術措施，確保真實性、完整性、有效性。
- 全過程管理：形成、收集、積累、鑒定、歸檔連續監控。
- 歸檔標準化：明確時間、範圍、技術環境、軟件版本、數據類型、格式、操作數據、檢測數據等要求。
- 多形態一致性：電子文件與紙質/其他載體並存時，內容說明描述保持一致。
- 永久價值雙備份：無紙質拷貝的永久價值文本/圖形電子文件，必須制成紙質或縮微件，歸檔時同步保存電子版+紙質/縮微版。
- 憑證效力：僅有電子簽章的，歸檔附加法律效力的非電子簽章。
三性技術保障體系（第5條）
真實性
- 登記責任者（起草/修改/審核/簽發）、操作者（打字/發文/收文/存儲）、責任憑證（批示/簽名/印章/代碼）、傳遞交接標識。
- 可靠身份識別與權限控制、安全操作日志（人/時/設備/項目/內容）、防錯漏防調換標記、電子簽章/數字簽名防非法使用措施。
完整性
有效性
安全保密
- 針對自然災害、非法訪問/操作、病毒：網絡設備安全、數據安全、操作安全、身份識別方法，符合國家保密等級要求。
收集與積累操作規範（第6條）
- 重要文件修改過程、辦理情況、定稿電子版必須保留；紙質定稿同步轉換電子版則保留電子版。
- 純電子流程：嚴格安全措施防非正常改動，隨時備份到脫機載體。
- 流轉狀態暫無法確定責任的：捕獲措施集中存儲暫存器，防散失。
- 文本類：注明存儲格式、文字處理工具，必要時保留軟件；通用格式 XML/RTF/TXT。
- 掃描圖像類：轉換通用格式 JPEG/TIFF，無法轉換則連帶收集相關軟件。
實施建議
- 建立電子文件管理系統（EDRMS），內置標準合規工作流。
- 制定部門級實施細則，明確角色責任、時間節點、技術參數。
- 定期開展三性審計與應急演練。
- 推進電子檔案單套制改革，探索區塊鏈存證、可信時間戳等新技術應用。
標準雖2002年發布，但「真實、完整、有效、可用」四字核心在雲計算、大數據、區塊鏈時代依然不過時，是電子檔案管理的基石法典。