Excel錄入技巧

 　　在使用Excel時，首先就需要錄入數據，要想讓自己數據錄得巧、錄得省，還是需要掌握不少實用的技巧。

　　錄入技巧

　　快速填入相同內容

　　選中多個單元格後，輸入字符，然後按Ctrl+Enter組合鍵，即可在選中的每個單元格中填入上述相同的字符。

　　快速復制上單元格

　　選中下面的單元格，按Ctrl+ '('為西文的單引號)組合鍵，即可將上一單元格的內容快速復制下來。

　　快速輸入系統日期

　　按下Ctrl+;組合鍵，即可快速輸入系統日期。

　　文本數字輸入技巧

　　一般情況下，在單元格中輸入的任何數字，均以“右對齊”格式放置，而且Excel會把綜當成數字來處理。如果你要輸入文本格式的數字，除了事先將單元格設置為文本格式外，只要在數字前多輸一個’(單引號)即可。

　　分數輸入技巧

　　如果事先將Excel單元格設置為“分數”格式，即可在其中輸入2/3.5/6這樣的分數數據。除此以外，可以在“常規”單元格中按“0空格分數”的格式輸入分數，如輸入的“0□2/3 ”(□表示空格)即可顯示“2/3”，並按15 位的數字精度進行數據處理。不過，此法輸入的分母不能超過99，否則輸入結果顯示為0。

　　輸入法快速切換技巧

　　單擊“數據”→“有效性”，打開“數據有效性”對話框中的“輸入法模式”選項卡，選中“模式”下拉列表中的“打開”，最後單擊“確定”按鈕。只要選中了某種輸入法有效的單元格，已經設置的輸入法就會被自動激活。

　　信息快速添加技巧

　　如果要給單元格數據的尾部添加信息，可以選中該單元格然後按F2鍵。光標就會在數據尾部出現，輸入數據後回車即可。

　　參數快速插入技巧

　　如果知道所使用的函數名稱，但又不了解它的參數使用方法，可以在編輯欄中輸入等號及函數名，然後按Ctrl+A鍵，Excel自動打開參數輸入對話框，就能直接輸入各個參數了。

　　快速編輯技巧

　　如果想對Excel單元格中的內容進行編輯，只須用鼠標雙擊需要編輯的位置，光標就會插入十字光標的雙擊點。用鼠標雙擊Excel工作表的標簽，直接輸入文字並回車，可以快速修改標簽的名稱。

　　重復操作

　　要想將某一單元格(或區域)的格式(字體、字號、行高、列寬等)應用於多個位置，可以將上述單元格(或區域)選中。然後雙擊“格式刷”按鈕，鼠標拖過要設置格式的若干區域，完成後再次單擊“格式刷”結束操作。

　　如果要繪制多個“直線”或“橢圓形”等，可以雙擊Excel“繪圖”工具欄上的相關按鈕，接著就可以重復繪制圖形了。若想在雙擊某個按鈕後取消這個功能，只需單擊該按鈕或按一下Esc鍵。

　　輕松實現多行文本輸入

　　Excel默認單元格輸入一行文本，實現多行文本輸入的簡單方法是：當你需要在單元格中開始一個新行時，只要按 Alt+Enter組合鍵即可，從而在一個單元格中輸入兩行乃至多行文本。

　　讀出來幫你校對

　　Excel增加了一個“文本到語音”功能，它可以朗讀單元格中的數據。你只要將Word文件粘貼到工作表中，單擊“工具”、“語音”子→命令，就可以打開“文本到語音”工具欄。選中工作表中需要朗讀的區域，單擊工具欄中“按行”或“按列”朗讀按鈕。再單擊“朗讀單元格”按鈕，Excel就會讀出所菜單元格區域中的所有內容。其中漢字和數字的朗讀比較准確，英語單詞只能分解為字母逐個讀出，但用於一般校對已經足夠了。

　　數據同步滾動

　　如何你需要

　　同時觀察距離較遠的兩列數據，可以按以下方法操作：將鼠標移到水平滾動條右端的拆分框上，變成雙向光標後水平拖動，即可用豎線將當前工作表分割為左右兩個窗格。拖動其中的滾動條使需要觀察的數據可見，此後即可按常規方法使兩列數據同步滾動。如果需要取消豎直分割線，只須用鼠標雙擊它就可以了。

　　小數點或零輸入技巧

　　要想讓Excel自動填充固定位數的小數點或固定個數的零，可以進行如下設置：單擊“工具”菜單中的“選項”，打開“編輯”選項卡，選中“自動設置小數點”復選項。如果需要自動填充小數點，應在“位數”框中輸入(或選擇)小數點右面的位數(如“2”)。如果需要在輸入的數字後面自動填充零，則應在“位數”框中輸入減號和零的個數(如“-3”)。

　　若采用前一種設置，則輸入268後顯示2.68。若采用後一種設置，則輸入268後顯示268000。

　　在單元格區域內換行

　　將某個長行轉成段落並在指定區域內換行。例如：A10內容很長，欲將其顯示在A列至C列之內，步驟為：選定區域A10:C12(先選A10)，選擇“編輯”菜單之“填充”的“內容重排”，A10內容就會分布在A10:C12區域中。此法特別適合用於表格內的注釋。

　　多次輸入的特殊符號

　　有時在一張工作表中要多次輸入一些特殊符號(如◆)，非常麻煩，對錄入速度有較大的影響，可以采用一次性替換的方法來解決：首先用戶可以在需要輸入特殊符號位置的地方用一個字母來代替(如*)，請注意這個字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成後，打開“編輯”菜單中的“替換”在“替換”對話框中的“查找內容”框中輸入代替的字符“*”，在“替換值”框中輸入“◆”，取消“單元格匹配”的選擇，然後按“替換”按鈕一個一個去替換，如果用戶可以確定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。

　　自動調整小數點

　　如果用戶有一大批小於1的數字要錄入到工作表中，那麼請在開始錄入前進行如下設置，錄入速度會因此而提高數倍：選擇“工具”→“選項”，單擊“編輯”標簽，選中“自動設置小數點”復選框，在“位數”編輯框中微調需要顯示在小數點後面的位數，用戶可以根據自己的需要進行輸入，單擊“確定”按鈕即可。

　　直接打開文本文件

　　選擇“文件”→“打開”，再單擊“文件類型”下拉列表中，選擇“文本文件”，這樣就可以從打開得文本文件中獲得所需數據了。

　　導入文本文件內容

　　使用打開的方法導入數據有一個缺點，一旦數據進入Excel後，就無法於該文本文件同步了。這時，可以使用“導入文本文件”來操作：選擇“數據”→“獲取外部數據”→“導入文本文件”，同樣可以獲得文本文件中的數據，在導入數據的同時Excel會將其作為外部數據區域，這樣用戶就可以在需要的時候刷新數據或者定期對數據進行刷新。

　　將數字格式化為文本類型

　　在Excel中，通過選擇含有數值的單元格，並且在“格式”菜單中選擇“單元格”項，在數字標簽中選定文本格式，並單擊“確定”按鈕。利用此技巧，還可以將數值格式化為郵政編碼、電話號碼、社會保險號等等，只需要在數字標簽下選擇框中選特殊項，並且確定適當的類型。

　　快速輸入含小數點的數字

　　當需要輸入大量帶有小數點的數字時，例如0.0987，通常

　　是分別輸入“0”、“.”、“0”、“9”、“8”、“7”共5個數字，不僅容易出錯，而且效率也很低。

　　其實，可以利用Excel中的自動設置小數點的功能，從而達到提高輸入速度的目的。3所示，打開“工具→選項→編輯”標簽頁，首先勾選“自動設置小數點”復選框，再在“位數”編輯框中設置小數點右邊的位數就行了。這樣，帶小數點的數字時，就只需要直接輸入數字，而可以省略小數點的輸入，它會在回車鍵後自動定位!

　　輸入重復數據

　　Excel支持自動填充功能，要輸入重復數據，可以再一個單元格輸入以後，再自動填充一下就行了。但如果要輸入重復數據的單元格是離散的，或要輸入的重復數據是星期幾、幾月幾日等，自動填充功能就不能完成任務了。其實你可以先選中所有要輸入重復數據的單元格，然後輸入該數據，最後在按住Ctrl鍵後打回車鍵。

　　Excel中快速定位

　　假如Excel工作表有33333列，如果第23456列的數據需要修改，怎麼辦?無論用鼠標拖滾動條，還是用鍵盤上的翻頁鍵，都需要很長時間。這時候，試一試如果按住Shift鍵拖滾動條，是不是很快就能找到?

　　自動轉換大寫金額

　　很多用戶在制作財務報表的時候，經常需要將數字表示為大寫的數字金額，如果只依靠單純的輸入的話，將會非常的麻煩，其實可以用設置單元格格式的方法來實現。首先鼠標右鍵單擊需要用大寫金額顯示的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”，在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，並且在“分類”列表中選擇“自定義”，在類型框中輸入“[DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整"”，再選中此類型即可。

　　Excel中快速輸入前面帶0的數字

　　如果直接在單元格輸入前面帶0的數字如&ldquo