使用Excel 2007完成多人協同錄入工作

 　　為了提高速度，可能需要多人同時處理一張Excel表格。Excel2007為了滿足這種需求，為我們提供了“共享工作簿”的功能。通過這個功能，我們可以通過網絡將一個Excel文件共享的同時供多人同時編輯這個工作薄。而且在編輯的同時，Excel會自動保持信息不斷更新。

　　在一個共享工作簿中，用戶可以輸入數據、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關心的數據，保留自己的視窗。而且在多人同時編輯一個單元格時還可以進行沖突處理。下面我舉個例子來說明如何通過Excel2007來共享工作簿。

　　一、設置共享工作簿

　　首先讓我們來啟動Excel2007。啟動後，在其中輸入一個“產品銷售”表，如圖1所示。

　　圖1 產品銷售表

　　選擇“審閱”菜單(在老版本的Excel中對應的是“工具”菜單)，然後點擊菜單下方的“共享工作簿”按鈕，彈出用於設置共享工作簿的對話框。運行結果如圖2所示。

　　圖2 共享工作簿對話框

　　在共享工作簿對話框中將“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合並”復選框選中。然後可以更據自己的需要進行高級設置。高級設置的界面如圖3所示。

　　圖3 高級設置

　　從這個界面可以看出，Excel可以管理共享工作薄的歷史記錄，而且還可以自動更新其它用戶的變化。在默認情況下，當前用戶在保存文件時更新其它用戶的修改，但是我們也可以設置在一定時間間隔內自動更新工作薄的變化。在第3部分“用戶間的修訂沖突”設置區內最後設置第一項“詢問保存哪些修訂信息”，否則可能產生不確定的結果。在設置完後，點擊“確定”按鈕後，如果當前文檔未保存，系統會提示你保存該文檔。你可以將這個文檔保存在一個其它人都可以訪問到的地方，如一個共享文件夾。共享工作薄後的界面如圖4所示。

　　圖4 共享工作薄

　　在工作薄共享後，Excel上方的標題欄出現了“[共享]”提示。

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　　二、使用共享工作薄

　　在設置完共享後，就可以使用多個Excel打開這個Excel文件了。讓我們使用一個Excel編輯一下這個“產品銷售”表。然後保存。再切換到另外一個打開這個文件的Excel，按Ctrl+S保存，你會看到在這個Excel中表格內容被更新。如圖5所示。

　　圖5 被更新的界面

　　在更新後，會出現一個如圖5所對話框，提示該文檔已經被更新。如果兩個Excel同時修改同一個單元格，而且都進行保存，將會發生內容沖突。如一個用戶將0001號產品的銷售數據改為18，而另一個用戶將0001號產品的銷售數量改為20。在他們保存後，將出現如圖6的的提示對話框。

　　圖6 沖突處理對話框

　　然後由用戶決定是按用戶1還是用戶2來修改表格中的內容。

　　Excel不僅能處理當前的修改沖突，而且還可以查詢沖突歷史，並按沖突歷史進行修改。點擊“審閱”菜單中的“修改”按鈕菜單中的“突出顯示修訂”項，將顯示如圖7所示的對話框。

　　圖7

　　可以根據這個對話框對來選擇查看修訂歷史。在選擇完後，在每一個單元格的左上角會顯示一個“小黑角”，將鼠標放在這個單元格上，將顯示這個單元格的修改歷史。

　　再點擊“接收/拒絕修訂”菜單項，將顯示如圖8所示的界面。

　　圖8

　　這個對話框顯示了從某個單元格從最初的值到歷次所修改的值(按時間從小到大排序)。你可以點中其中某一項以恢復到相應的歷史值。也可以通過“全部接受”和“全部拒絕”按鈕恢復到最後和最初的值。

　　Excel2007還可以為工作薄設置密碼，以防止其它用戶關閉修訂。還有就是在工作薄進行共享時不能進行一些高級的操作，如圖形，圖表等。