巧用公式審核來校驗數據

　　在用Excel錄入完大量數據後，不可避免地會產生許多錯誤。通常多數朋友都是一手拿著原始數據，一手指著計算機屏幕，手工進行數據校驗，這效率不高還累人。為此，筆者特向大家介紹兩種輕松且高效的數據校驗方法。

　　公式審核法

　　有時，我們錄入的數據是要符合一定條件的，例如，對於學生成績表而言，其中的數據通常是0～100之間的某個數值。但是，在錄入時由於錯誤按鍵或重復按鍵等原因，我們可能會錄入超出此范圍的數據。那麼，對於這樣的無效數據，我們如何快速將它們“揪”出並予以更正呢?讓我們用公式審核法來解決這類問題 吧。下面筆者以一張學生成績表為例進行介紹。

　　首先，打開一張學生成績表。然後，選中數據區域(注意:這裡的數據區域不包括標題行或列)，單擊“數據→有效性”命令，進入“數據有效性”對話框。在“設置”選項卡中，將“允許”項設為“小數”，“數據”項設為“介於”，並在“最小值”和“最大值”中分別輸入“0”和“100”(見圖)，最後單擊“確定”退出。

　　接著，執行“視圖→工具欄→公式審核”命令，打開“公式審核”工具欄。好了，現在直接單擊“圈釋無效數據”按鈕即可。此時，我們就可看到表中的所有無效數據立刻被紅圈給圈識出來了(見圖)。

　　根據紅圈標記的標志，對錯誤數據進行修正。修正後紅圈標記會自動消失。這樣，無效數據就輕松地被更正過來了。