化繁為簡 用Excel巧設通知書系統

　　每到期末，老師都需要給每個學生家長發放一份通知書，其中包括學生成績、評語等內容，以前大家往往是采用手工填寫或者打印，必須要繁瑣地對學生成績進行排名、輸入，工作量非常大，實際上利用Excel的一些函數以及功能，就可以對學生成績進行排名，並可以實現批量打印通知書，下面就以某學校的期末通知書打印為例，來介紹具體實現方法。

　　整理成績以及評語表

　　通常一份標准的家長通知書，一般都需要包括學生成績以及老師的評語，因此在打印通知書之前，必須將這些資料整理好，啟動Excel2007，新建一個工作薄，將其予以命名，比如“2009年度通知書打印”，在其中新建一個工作表，將其命名為“學生成績明細”，在此表中將各個學生的成績復制過來，由於還需要對學生成績進行合計、排名，因此在“總分”下面的I2單元格中輸入求總分公式“=SUM(B2:H2)”，在“排名”下面的J2單元格中輸入公式 “="第"&RANK(I2,$I$2:$I$71)&"名"”，然後將這兩個公式復制對應的下面單元格區域中，就可以求出所有學生的總分以及在本班級中的排名了(圖1)。

　　圖1

　　此外由於通知書中還需要添加老師的評語，因此新建一個工作表，將其命名為“老師評語”，然後在此表的A列中將學生成績明細中的學生名單復制過來，然後在B列中輸入老師對每個學生的評語(圖2)。

　　圖2

　　設計通知書打印模板

　　雖然每個學校的家長通知書格式可能不盡完全相同，但是大體上是差不多的，新建一個工作表，將其命名為“批量打印通知書”，然後在此表的A2:K24單元格區域中，根據自己學校的要求，輸入家長通知書的必要內容，如標題、開頭語、成績表格、評語表格以及家長填寫意見的位置(圖3)。

　　圖3

　　由於要實現批量打印，必須在此通知書模板中添加一個通知書序號選擇單元格，這樣就能夠通過這個單元格中的不同序號，從而能夠顯示不同的家長通知書，在 L3單元格中輸入“請輸入序號”，然後確定M3單元格為通知書序號選項單元格。同時為了將前面學生成績明細中每個學生的數據自動引用過來，在通知書中學生成績明細表“學生姓名”下面的A12中輸入公式“=OFFSET(學生成績明細!$A$2,$M$3*1-1,0)&""”，在第1門課“語文” 下面的B12中輸入公式“=VLOOKUP($A$12,學生成績明細!$A$2:$K$60,2,0)”，在第2門課“數學”下面的B12中輸入公式 “=VLOOKUP($A$12,學生成績明細!$A$2:$K$60,3,0)”，並依次類推，然後在存放老師評語的A14中輸入公式 “=VLOOKUP($A$12,老師評語!$A$2:$B$71,2,0)”。這樣當在M3單元格中輸入1時，就會在通知書模板中顯示第1個學生的家長通知書，而2時，則顯示第2個學生的家長通知書。

　　需要注意的是，此處使用了OFFSET、VLOOKUP等函數，其作用為根據M3單元格中的數值，而自動引用學生成績明細對應的學生姓名，而且在成績表以及評語中自動引用相應學生的成績以及評語資料，而公式“OFFSET(學生成績明細!$A$2,$M$3*1-1,0)&""”中的$M$3*1則是針對不同數據之間相隔行數而定的，如果相隔2行，則將其修改為$M$3*2即可。

　　利用控件，高效率批量打印通知書

　　在前面通知書模板設計的基礎上，就可以利用控件進行批量打印通知書的工作了，在N2、N3中分別輸入開始序號、結束序號，以其後面的O2、O3單元格作為批量打印通知書的起始序號，接著單擊“開發工具”菜單，單擊“控件”功能區中的“插入”選項，在彈出的控件列表中，選擇“ActiveX控件”中的命令按鈕，將其拖動到M3單元格的下面。

　　接著右擊此按鈕控件，在彈出的右鍵快捷菜單中，選擇“屬性”命令，在隨之彈出的“屬性”對話框中，將此按鈕控件的“Caption”屬性，即按鈕標題修改為“批量打印通知書”。然後還是右擊此按鈕控件，選擇“查看代碼”命令，在彈出的VBA編輯窗口中輸入以下批量打印命令：

　　Private Sub CommandButton1_Click()

　　For i = Range("o2") To Range("o3")

　　Range("m3") = i

　　ActiveSheet.PrintOut

　　Next

　　End Sub

　　輸入完畢後，關閉此VBA編輯框，單擊“控件”功能區中的“設計模式”選項，以退出設計模式，然後選擇下通知書的打印區域，最後在O2、O3單元格中輸入需要批量打印家長通知書的起始序號，如1～50，最後單擊“批量打印通知書”按鈕，就可以立即打印出所需要的所需要的50名學生通知書了。

　　以上的批量打印是僅僅針對通知書打印而言的，實際上利用以上方法，稍微修改下，還可以應用其他一些批量打印工作領域中，如打印標簽、付款通知單、成績單等等，通過這個方法能夠大大提高工作效率，減少出現工作誤差的機率。