用Excel輕松打印支票的方法

　　對於財務人員來說填寫支票是一項重要的日常工作。使用電腦進行支票套印既可減少工作量，又能有效地避免填寫失誤，顯然是個不錯的選擇。下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作。

　　一、精確設置套印位置

　　為了獲得支票圖樣，你需要一台掃描儀或數碼相機。把支票放入掃描儀，掃描分辨率設定為100dpi、縮放比100。在預覽圖形上調整掃描區域框使它盡量靠近支票邊，或者在掃描後再用圖形處理軟件進行修剪。最後把掃描的圖像處理後保存為ZP.bmp。

　　編注：如果用數碼相機拍照，可以將照片在Photoshop軟件中放大尺寸，使它和實際的支票尺寸相同。

　　1.設置定位背景

　　啟動Excel，單擊菜單欄的“格式/工作表/背景…”打開工作表背景對話框，把剛才保存的ZP.bmp設定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框，把顯示比例設定為106%。

　　注：106%的比例是這樣得來的。在把掃描的支票圖設置為電子表格背景後，設置顯示比例為100%，用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫一個與背景支票等高的矩形，打印出來。量得打印出的矩形高為8.5厘米，直接量取支票的高度為8厘米，8.5÷8=106%就是所需的比例

　　2.設置界面及數據定位

　　通過拖動行、列標題的邊界調整行高列寬，再配合使用格式工具欄中的 “合並及居中”按鈕，讓支票中要每個要填寫的位置均正好與一個單元格重合。對於日期的年月日、小寫金額的個十百千的格子都只要合並在一個單元格就夠了。對周圍無關的單元格全部設置填充色以突出顯示支票。然後在支票下面的16行設計一個表格用於輸入支票中的基本內容，並輸入數據以便下一步設置時參考(圖 1)。

　　二、格式及公式

　　1.基本公式

　　在C3、C4、B10單元格分別輸入公式=I16、=K16、=B16以顯示科目、對方科目和金額。出票日期B7、H2都輸入=F16，收款人B9和H3=A16，用途B11和G7=H16。這一步讓支票上的各個單元格分別引用16行中的相應單元格數據。

　　2.格式設置

　　選中A1：E13存根區設置為8號字、宋體、左對齊。再選中 F1：L13支票區設置為10號字、宋體，左對齊。選中H4設置14號字，單擊工具欄上的“B”按鈕設置文字加黑，以突出顯示大寫金額。選中B9，右擊選擇“設置單元格格式”，在“對齊”選項卡中單擊選中“縮小字體填充”復選項，以防收款人名過長時顯示不完。同樣對H3、H4設置“縮小字體填充”格式。選中存根的金額B10，右擊從 “設置單元格格式”的“數值”選項卡中設置分類為貨幣、小數2位。

　　3.小寫日期

　　選中存根出票日期的B7單元格，右擊選擇“設置單元格格式”，在“數字”選項卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在“類型”輸入框中輸入“yy mm dd”，不含引號且在yy與mm、mm與dd間均有4個半角空格(圖2)。確定後就可以看到日期已經對准了。在類型中通過增加或減少半角空格數可直接調整年月日的間距。

　　4.大寫日期

　　選中H2設置文字水平居中對齊，把字號設置為10號。右擊H2 選擇“設置單元格格式”，在 “數字”選項卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在“類型”輸入框中輸入“[DBNum2]yyyy mm dd”，不含引號且年月日間同樣以4個半角空格分隔，確定後，再適當調整H列寬度讓日期對正位置即可。

　　5.小寫金額

　　在小寫金額的J5中輸入公式=IF(B16< 100000000,"￥",) &WIDECHAR(ROUND(B16,2)*100)。公式前半部分表示當數值小於1億時才顯示￥，後面的WIDECHAR()作用是把單字符轉成雙字符，其效果就相當於在各個數字間插入1個空格增大數字間距，然後只要適當調整字號就可以得到所需的間距，在此設置為10.5號字就差不多了。最後選中J5設置右對齊，再調整K列寬讓各個數字對正相應格子即可。

　　注：對於字號列表中沒有的字號，只要在工具欄上的“字號”輸入框中直接輸入數字如10.5，然後回車即設置為10.5號字。

　　6.大寫金額的處理

　　在大寫金額的H4單元格中輸入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT (B16),"[DBNum2]")&"元")&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF (INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"[DBNum2]"),1)&" 角"))&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2)," [DBNum2]"),1)&"分")，回車確認後馬上可以看到自動顯示的大寫金額。最後完成的效果如圖(圖3)。

　　此公式分三段分別對元、角、分進行計算獲取大寫數值並加上單位，再用&連接起來。公式中IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")表示當 B16的整數部分為0時不顯示，否則將B16取整後轉換成大寫，並在後面加上“元”。RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2)," [DBNum2]"),1)表示對B16的值四捨五入保留2位小數，轉換為大寫後再提取最右邊一個字，也就是分值的大寫。

　　7.有效性設置

　　為了防止輸入錯誤，應對A16:K16單元格分別設置有效性。選中B16，單擊“數據/有效性…”，在“數據有效性”對話框中設置“允許”→“小數”、“數據”→“小於”、最大值→1000000000確定完成設置，這樣當輸入金額超出支票最大金額時就會有錯誤提示。

　　選中H16，單擊“數據/有效性…”，在“數據有效性”對話框中設置“允許”為“序列”，在 “來源”中輸入“人工工資,工程費用,購買設備,建築材料費”(不引號)，切換到“出錯警告”選項卡，單擊取消“輸入無效數據時顯示出錯警告”復選項前的 √，確定後再選中H16就會顯示一個下拉按鈕，單擊它可以從下拉列表中選擇輸入常用的項目，當然也可以直接輸入新項目。I16、K16也具有類似要求亦應同樣進行設置。

　　三、打印設置

　　1.指定打印區域

　　選中B2:L13區域，單擊菜單“文件/打印區域/設置打印區域”。在此不要把第1行和A列設置為打印區域，因為通常打印機是無法實現無邊距打印的，所以得保留這一部分做為頁邊距。

　　2.頁面設置

　　畫一個與A1重合的矩形，右擊此矩形選擇“設置自選圖形格式”，從“大小”選項卡中查出矩形高度1.3厘米、寬度2.3厘米，這其實就是首行的行高和A列的列寬，也就是要設置的頁面上邊距和左邊距的尺寸。

　　單擊菜單的“文件/頁面設置…”，在“頁邊距”選項卡中輸入上 1.3厘米、左2.6厘米，右、下邊距則改為最小值0(圖4)。由於支票長超過A4紙的寬度21厘米，所以對於A4幅面的打印機還應在“頁面設置”的“頁面”選項卡中反紙張方向選擇為“橫向”才能正常打印。然後單擊“選項”按鈕進入打印機設置界面，自定義紙張尺寸，直接輸入紙的尺寸，這尺寸當然也要直接用尺子從支票上量取。不過實際上，對於大部分的噴墨打印機和針式打印機，你只要選擇一個比支票大的紙張尺寸就可以正常打印了，並不需要完全一樣的尺寸。

　　3.打印測試

　　放入一張復印的支票打印試試，一般打印機多少會有些偏差，只要從打印的樣張上直接量取水平或垂直的偏移值，然後增減到相應的上、左頁邊距中即可。設置為背景的支票雖然在屏幕上可以看到，但是並不會被打印出來，所以無需考慮。

　　4.保護工作表

　　選中A16:K16區域右擊選擇“設置單元格格式”，在“保護”選項卡中單擊取消“鎖定”復選項，確定返回。單擊“工具/保護/保護工作表”，在彈出窗口的“允許此工作表的所有用戶進行：”選項列表中只選中“選定的單元格”選項，確定完成工作表保護設置。這樣在工作表中除了A16:K16單元格區域外，其它單元格將無法選中，也不能調整行高列寬，這樣就不用擔心會因誤操作影響支票套印效果了。最後把此工作薄命保存為“支票套印.xls”備用。

　　OK，到此支票套印的模板已經完成了，以後需要打印支票時，只需打開“支票套印.xls”，在A16:K16輸入支票的內容，基本上只要輸入金額和日期其它都可從下拉列表中選擇輸入，然後放入支票打印即可。

　　注：如果沒有掃描儀或數碼相機，只要直接量取支票中各文字的位置，再逐一設置行高列寬也同樣可以實現准確定位套印，只是要多花一些時間。直接量取的1厘米大約等於Excel中的行高數值28.5、列寬數值4.4，你可以根據它換算出各行列