Excel 工作簿優化技巧

EXCEL教程

　　1工作表中存在大量的細小圖形對象

　　工作表中如果存在大量的細小圖形對象，那麼文件體積就可能在用戶毫不知情的情況下暴增，這是一種很常見的“Excel肥胖症”。可以使用下面兩種方法來檢查Excel工作表是否存在這種症狀。

　　(1)在工作表中按鍵調出“定位”對話框，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選擇“對象”項，單擊“確定”，如圖1所示。然後觀察工作表上是否會顯示很多被選定的對象。

　　如果工作簿中包含多個工作表，需要在每個工作表中用這種方法進行查找。關於“定位”功能的更多技巧，請參閱技巧28。

　　注意：隱藏列或行中的對象利用這種方法無法被看到。

　　(2)用VBA對工作簿中的對象進行計數，查看在每個工作表中實際存在的對象數量，如果此數量不合理，就說明有問題。按打開VBA編輯器窗口，單擊菜單“插入”→“模塊”來插入一個新模塊，默認情況下為“模塊1”，然後在模塊1的代碼窗口中輸入以下代碼：

　　SubCountShapes()

　　DimnAsDouble

　　DimwsAsWorksheet

　　DimContentAsString

　　ForEachwsInWorksheets

　　n=ws.Shapes.Count

　　Content=Content&"工作表"&ws.Name&"有"&n&"個對象"&vbCrLf

　　Next

　　MsgBoxContent

　　EndSub

　　最後，按F5鍵來運行這段代碼，就能看到檢查結果。在看似空白的工作表中，存在著大量的圖形對象，如圖2所示。

　　如果確認在工作表中存在大量的對象，而用戶並不需要它們，可以用兩種方法來處理：

　　(1)剛才的定位方法中，當對象全部處於被選擇狀態時按鍵刪除它們即可。

　　(2)使用宏在多個工作表中更加精確地刪除這些無用對象。比如，可以根據需要只刪除高度和寬度都小於14.25磅(0.5cm)的對象。

　　只刪除活動工作表中特定大小的對象的代碼為：

　　SubDelShapes()

　　DimspAsShape,n

　　ForEachspInActiveSheet.Shapes

　　Ifsp.Width<14.25Andsp.Height<14.25Then

　　sp.Delete

　　n=n+1

　　EndIf

　　Nextsp

　　MsgBox"共刪除了"&n&"個對象"

　　EndSub

　　刪除所有工作表中的特定大小的對象的代碼為：

　　SubDelAllShapes()

　　DimwsAsWorksheet

　　DimspAsShape

　　DimnAsDouble

　　DimContentAsString

　　ForEachwsInWorksheets

　　ForEachspInws.Shapes

　　Ifsp.Width<14.25Andsp.Height<14.25Then

　　sp.Delete

　　n=n+1

　　EndIf

　　Next

　　Content=Content&"工作表"&ws.Name&"刪除了"&n&"個對象"&vbCrLf

　　n=0

　　Next

　　MsgBoxContent

　　EndSub

　　這些令人疑惑的對象的產生原因可能有以下幾個。從網頁上復制內容後直接粘貼到工作表中，而沒有使用選擇性粘貼。無意中使用繪圖工具欄的直線工具或其他繪圖工具，不知不覺中在工作表中插入了小的直線或其他圖形對象，由於尺寸很小，於肉眼幾乎無法看到。而後，又通過單元格的復制產生了大量的小繪圖對象。在工作表中插入了圖片或其他繪圖對象，操作中又將其高度寬度設為0或很小的值，通過復制產生了大量的對象。

　　在行或列的位置中插入了繪圖對象，對象的屬性為“大小位置隨單元而變的(默認的)”，然後隱藏行或列，或設置行高或列寬為很小的值，從而使插入的對象不能看到。工作表中的對象設置了不可見屬性(Visible=false)，或對象的線條與填充色均設與背景色相同，使對象無法被看到。

　　2工作表中在較大的區域內設置了單元格格式或者條件格式

　　仔細觀察工作表滾動條，如果滑標很小，且拖動滑標向下到底，可以到達很大的行號或列標，可是工作表中實際使用到的區域很小，如圖3所示。這就說明，有相當大一塊區域可能被設置了單元格格式或者條件格式，這些並沒有被用到的單元格，能對文件體積產生很大的影響。

　　解決辦法如下。單擊到真正需要的行號的下一行，按組合鍵，選擇所有的多余行(也可以在名稱框中輸入行號如2000∶65536)，單擊菜單“編輯”→“清除→“格式”(或全部)。同理，也可以清除多余列的格式。

　　有時，用戶確實需要為工作表中空白的區域預設格式，以備將來增加數據之用，但一定要使用正確的方法，否則就會造成大量用不到的區域被預設了格式，徒增文件體積。

　　如果需要在一行或一列的很大范圍設置統一的單元格格式，可以選擇整行或整列設置單元格格式，而不要只選擇行列的一部分單獨設置格式。前者不會造成文件體積虛增的問題，而後者會增加文件體積。試驗一下在兩個Excel文件裡面分別對A1∶A65536設置單元格格式和對A∶A設置單元格格式，目的都是為A 列設置格式，但最終文件的體積相差100倍以上。