Excel 共享工作表技巧

   共享工作簿功能，可以讓用戶使用共享工作簿來創建和編輯公式、更改格式乃至添加工作表。通過在 Microsoft Excel 工作簿和外部工作簿或外部文件中的信息之間建立幾種鏈接。與工作簿鏈接的文件既可以在本計算機中，也可以在局域網中，還可以在Internet中。通過這 些方法與數據建立鏈接，而不是復制它們，可以很方便地在這些外部數據被改動時更新工作簿。

    在Microsoft Excel 2000中，協同作業更加方便了，因為工作組中的每個成員都可以同時編輯工作簿。利用突出顯示修訂、沖突日志和批注可以輕而易舉地了解其他用戶的工作。

14.1.1 設置共享工作簿

    1. 執行“工具”菜單中的“共享工作簿”命令，出現一個對話框，然後單擊“編輯”選項卡，如圖14-1所示。

 

 

    2. 選擇“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合並”復選框，然後單擊“確認”按鈕。

    3. 出現“另存為”對話框然後將共享工作簿保存在其他用戶可訪問到的一個網絡硬盤上。

    4. 完成後，按下“保存”按鈕即可，同時可以看到文件的標題欄上出現“共享”標志。

    之後，如果網上有其他用戶使用該文件時，再次執行“工具”菜單中的“共享工作簿”命令，出現一個對話框，然後單擊“編輯”選項卡就可以見到使用它的用戶。

14.1.2 撤消工作簿的共享狀態

    如果不再需要其他人對共享工作簿進行更改，可以將自己作為唯一用戶打開並操作該工作簿。一旦撤消了工作簿的共享狀態，將中斷所有其他用戶與共享工作簿的聯系、關閉沖突日志，並清除已存儲的沖突日志，此後就不能再察看沖突日志，或是將共享工作簿

 

 

    1. 執行“工具”菜單中的“共享工作簿”命令，出現一個對話框，然後單擊“編輯”選項卡，如圖14-1所示。

    2. 確認自己是在“正在打開工作簿的用戶”框中的唯一的用戶，如果還有其他用戶，他們都將丟失未保存的工作內容。

    3. 清除“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合並”復選框，然後單擊“確認”按鈕。

    4. 出現如圖14-2的提示信息框，單擊“是”按鈕即可。

 

 

    注意：為了確保其他用戶不會丟失工作進度，應在撤消工作簿共享之前確認所有其他用戶都已得到通知，這樣，他們就能事先保存並關閉共享工作簿。

14.1.3 查看工作簿中的修訂信息

    要查看工作簿中的修訂信息的信息，可以執行下列操作：

    1. 執行“工具”菜單中的“修訂”命令，執行“突出顯示修訂”命令，出現如圖14-3的對話框。

 

 

    3. 根據需要設置需要的選項，按下“確定”按鈕，可以看到每一個被修改的單元格出現蘭色的邊框。之後，當指向這些單元格時，會出現一個信息框，如圖14-4所示。

 

 

14.1.4 完成工作簿中的修訂

    1. 執行“工具”菜單中的“修訂”命令,執行“接受或拒絕修訂”命令，出現如圖14-5的對話框。

 

 

    3. 根據需要設置需要的選項，按下“確定”按鈕，可以看到如圖14-6的對話框。在該對話框中可以看到文檔的修訂信息，如時間、內容和用戶。此外還有五個按鈕：接受、拒絕、全部接受、全部拒絕和關閉。

 

 

    在該對話框下，我們可以根據需要按下相應的按鈕。例如按下“接受”按鈕，後系統自動移到下一個修改的單元格。選擇“全部接受”將確認所有的修改。按下“拒絕”按鈕，系統將工作表修復前的狀態。按下“全部拒絕”按鈕，系統將放棄對工作表進行的修改。