掌握十二則技巧 Excel操作效率大大提高

    Excel是我們常用的電子表格軟件。如何把Excel用得更有效率？下面向您介紹幾個快速使用Excel的技巧。

 

1、快速啟動Excel

　　若您日常工作中要經常使用Excel，可以在啟動Windows時啟動它，設置方法：

　　(1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄，依照路徑“Start MenuPrograms啟動”來打開“啟動”文件夾。

　　(2)打開Excel 所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。

　　若Windows已啟動，您可用以下方法快速啟動Excel。

　　方法一：雙擊“開始”菜單中的“文檔”命令裡的任一Excel工作簿即可。

　　方法二：用鼠標從“我的電腦”中將Excel應用程序拖到桌面上，然後從快捷菜單中選擇“在當前位置創建快捷方式”以創建它的快捷方式，啟動時只需雙擊其快捷方式即可。

　　

2、快速獲取幫助

　　 對於工具欄或屏幕區，您只需按組合鍵Shift+F1，然後用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素的詳細幫助信息。

　　

3、快速移動或復制單元格

　　先選定單元格，然後移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵並拖動到新位置，然後釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。

　　

4、快速查找工作簿

　　您可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為：

　　(1)單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框裡，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;

　　(2)在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是您認為是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功;

　　(3)選擇“開始查找”即可。在找到滿足條件的文件前，“打開”對話框的狀態欄都會顯示“找到了0個文件”的信息，您應該耐心等待，只有當“打開”按鈕由灰化狀態變成可用狀態時，才表明搜尋結束。

　　

5、快速打印工作表

　　若選擇“文件”菜單中“打印”命令來打印，會出現“打印”對話框讓您選擇，程序繁瑣。若要跳過該對話框，您可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵並單擊“打印預覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項打印。

　　

6、快速切換工作表

　　按Ctrl+PageUp組合鍵可激活前一個工作表，按Ctrl+PageDown組合鍵可激活後一個工作表。您還可用鼠標去控制工作表底部的標簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然後單擊工作表進行切換。

　　

7、快速切換工作簿

　　對於較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從“窗口”菜單選擇它的名字即可。

　　“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多於9個，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。

　　

8、快速插入Word表格

　　Excel可以處理Word表格中列出的數據，您可用以下方法快速插入Word表格：

　　(1)打開Word表格所在的文件;

　　(2)打開要處理Word表格的Excel文件，並調整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區域;

　　(3)選中Word中的表格;

　　(4)按住鼠標左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標左鍵將表格放在需要的位置即可。

　　

9、快速鏈接網上的數據

　　您可以用以下方法快速建立與網上工作簿中數據的鏈接：

　　(1)打開Internet上含有需要鏈接數據的工作簿，並在工作簿選定數據，然後單擊“編輯”菜單的“復制”命令;

　　(2)打開需要創建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格;

　　(3)單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若您想在創建鏈接時不打開 Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然後鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.Js.com /[filel.xls]。

　　

10、快速創建工具欄

　　通過工具欄您可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，您可以根據需要快速創建自己的工具欄。方法為：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇 “工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然後單擊“確定”。這時新建工具欄出現在窗口，您就可以用鼠標把其他工具欄中的按鈕拖到新 建工具欄中，該按鈕就會在此“落戶”。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕復制過來。注意：不能將按鈕拖到“自定義”對話框或工作表中，否則該按鈕將會 被刪除。

　　

11、快速創建工作簿

　　模板是一用來作為創建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創建相似的工作簿。創建模板方法為：

　　(1)打開一個要作為模板的工作簿;

　　(2)選擇“文件”菜單中“另存為”命令，打開“另存為”對話框;

　　(3)在“文件名”框中輸入模板的名字，從“保存類型”列表中選定“模板(*.xlt)”選項，這時“保存位置”會自動切換到默認的模板文件夾Templates文件夾;

　　(4)在“保存位置”中選擇“電子表格模板”文件夾，單擊“保存”即可。這樣，您就可以根據該模板快速創建新工作簿了。

　　

12、快速跳轉到其它文件

　　用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若您要切換到其它文件，只需用鼠標指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然後單擊鼠標即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完後若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。