Excel2007教程：數據輸入技巧

　　Excel2007基礎教程：數據輸入技巧

　　通過使用一些有用的小技巧，可以簡化將信息輸入Excel 工作表的過程，同時還可以更快地完成所需工作。具體方法如下所述。

　　1 .輸入數據後自動移動單元格指針

　　默認狀態下，在單元格中輸入數據後按Enter 鍵， Excel 會自動把單元格指針移到下一單元格。

　　要改變這一設置，選擇" office 按鈕" c:> "Excel 選項飛並單擊"高級"選項卡(參見圖3 .4) 。標有"按Enter 鍵後移動所選內容"的復選框控制著這一功能。您可以設置單元格指針的移動方向(下、左、上或右)。

　　您的選擇全是個人喜好問題，筆者喜歡關閉該選項。當輸入數據時，筆者使用方向鍵而非Enter鍵(參見下一部分的內容)。

　　2. 使用方向鍵代替Enter 鍵

　　當在單元格中完成輸入以後，可使用任意方向鍵結束輸入。毫無疑問，這些方向鍵可以移動到所指示的方向。例如，如果在一行中輸入數據，按右方向鍵( → 〉而非Enter 鍵。還可以使用其他的方向鍵，甚至還可使用PgUp 鍵和PgDn 鍵。

　　3. 輸入數據前選擇輸入的單元格區域

　　大部分Excel 用戶可能都不知道:當選擇了一定區域的單元格以後，按Enter 鍵時， Excel

　　會自動將單元格指針移動到該區域的下一個單元格。如果選區由多行組成， Excel

　　將沿著列移動:當移動到列中最後一個選項時，它會移到下一列中所選的第一個單元格。

　　如果想跳過一個單元格，只需按Enter 鍵而不輸入任何內容。若想往回移動，只需按Shift+Enter鍵。如果想按行而非按列輸入數據，按Tab 鍵而不是按Enter 鍵。

　　4. 使用Ctrl+Enter 快捷鍵在多個單元格中同時輸入信息

　　如果想在多個單元格中輸入相同的數據， Excel 提供了一個捷徑。選擇所有需要包含此信息的單元格，輸入數值、文本或公式，然後按Ctrl+Enter 鍵。同樣的信息將被插入被選中的每一個單元格中。

　　5. 自動輸入小數點

　　如需輸入很多數字，而且這些數字有固定的小數位數， Excel 提供了一個非常有用的工具，工作原理如同某種添加儀器。訪問"Excel 選項"對話框並單擊"高級"選項卡。選中復選框"自動插入小數點"，並確保"位數"框設置為需輸入的正確小數位數。

　　當該選項設定以後， Excel 就會自動提供小數點。例如，如果指定兩位小數，則將12345 輸入單元格時自動轉換為123 .4 5 。要將想輸入變為正常，取消選中"Excel 選項"對話框中的"自動插入小數點"復選框。改變該設置不會影響到己輸入的任何數值。

　　注意:固定小數位數選項是一個全局設直，應用於所有工作簿(不僅僅是活動工作簿). 如果忘記該選項是打開的， 會很容易輸入錯誤的數值，或導致使用您電腦的其他人產生某些混淆.

　　Exce l 的"自動填充"功能，可輕松地在一組單元格中輸入一系列的數值或文本。它使用"自動填充"柄(活動單元格右下角的小方框)。可以拖動填充柄來復制單元格，或自動完成一系列數據的輸入。

　　如果在按下鼠標右鍵的同時拖動"自動填充" 柄， Excel 將顯示帶有額外填充選項的快捷菜單。

　　如圖3 .5 所示。在A1 單元格中輸入1，在A2單元格中輸入3 。接著選擇兩個單元格並拖動填充柄創建奇數數列。

　　7. 使用"記憶式鍵入"功能自動輸入數據

　　Exce l 的"記憶式鍵入"功能使得在多個單元格中輸入相同文本變得非常簡單。使用"記憶式鍵入"功能，只需在單元格中輸入一個文本的前幾個字母，

　　Excel 就會以本列中其他己輸入的文本為基礎，自動完成整個條目的輸入。除了減少輸入以外，該功能還能保證輸入拼寫的正確性和一致性。

　　下面介紹它是如何工作的:假設要在一列中輸入產品信息。其中一個產品的名字叫做Widgets 。

　　第一次在單元格中輸入Widgets 時， Excel 就記住了它。隨後， 當在同一列中再次輸入Widgets 時，Excel 會通過前幾個字母識別出來，然後自動完成隨後的輸入。只需按Enter 鍵即可。這項特性還能自動更改字母的大小寫。如果您第二次輸入的是widget (用的是小寫w) ， Excel 會把w 改成大寫，以保持與前面的輸入一致。

　　提示:也可以通過右擊單元格並從快捷菜單中選擇"從下拉列在中選擇"選項，訪問面向鼠標版本的"記憶式鍵入"功能. Excel 然後顯示當前列所有條目的下拉框，接著羊擊所需選項目F 可.

　　記住，"記憶式鍵入"只在連續列的單元格中起作用。例如，如果有一個空行，"記憶式鍵入" 僅識別空行下的單元格內容。

　　如果覺得"記憶式鍵入"功能會導致混亂，可使用"Excel 選項"對話框的"高級"選項卡來關閉它，取消"為單元格值啟用記憶式鍵入"復選框的復選標記。

　　8. 強制文本出現在單元格的新行中

　　當一個單元格中的文本過長時，可以強制Excel 在一個單元格中以多行顯示。使用Alt+Enter

　　鍵在單元格中開始新的一行。

　　注意:當進行換行時， Excel 會自動改變單元格格式，進行文本換行.但不同於一般的文本換行，手動換行將迫使Excel 在文本特定位直中斷文本. 相對於自動文本換行，這將能夠更加精確地控制文本的外觀。

　　提示:若想取消手動換行，編輯單元格並在插入點直於包含手動換行的行末端時按Delete 綻，沒有任何符號指示手動換行的位直，但當刪除換行以後，後續的文本會自動向上移動.

　　9. 使用"自動更正"功能快速輸入數據

　　對於常用的單詞或短語，可以使用Excel 的"自動更正"功能來創建一些快捷方式。例如，為一個叫做Consolidated Data

　　Processing Corporation 的公司工作時，可以為公司名稱的縮寫建立一個"自動更正"條目，如cdp 。那麼無論何時輸入cdp ，

　　Excel 就會自動把它改為Consolidated Data Processing Corporation 。

　　Excel 包括相當多的內置"自動更正"術語(主要是通常的拼寫錯誤)，您也可以加入自己的自動更正條目。要建立自定義"自動更正"條目，訪問"Excel 選項"對話框(選擇" office 按鈕"->"Excel 選項")並單擊"校對"選項卡，然後單擊"自動更正選項"按鈕顯示"自動更正"對話框。在對話框中，單擊"自動更正"選項卡，選中"鍵入時自動替換"復選 框，然後輸入自定義條目(如圖3.6 所示)。可以設置任意多的自定義條目。只需注意不要使用在文本中正常出現的縮寫。

　　提示: Excel 可以和其他Office 應用程序共享"自動是正"列表.例如，在word中創建的"自動更正"條目在Excel 中也能使用.

　　10. 輸入有分數的數字

　　要在單元格中輸入一個分數值，則需要在整數和分數之間留有一個空格。例如，要輸入67/8 ，只需鍵入67/8 ，然後按Enter

　　鍵。當選擇單元格時，在公式欄中顯示的是6.875 ，而在單元格條目中顯示的是分數。如果只有分數部分(如118 )，必須首先輸入一個0

　　，方法如下: 0 118--否則Excel 很可能認為輸入的是一個日期。當選擇單元格時，在公式欄中可以看到0.125

　　，在單元格中看到的則是1/8 。

　　11 .通過使用表簡化數據輸入

　　很多人使用Excel 來管理按行進行排列的信息列表。Excel 提供了一個簡單的方法來處理這類數據。通過使用Excel 自動創建的數據輸入表來完成。該數據表處理一般的數據區域或指定為一張表的數據區域(選擇"插入" ->"表"-> "表勺。圖3.7 顯示了一個例子。

　　不幸的是，訪問數據表的命令不在功能區中。要使用數據表，必須將其添加到"快速訪問工具欄" (QAT) 中。

　　(1)右擊QAT 並選擇"自定義快速訪問工具欄"。出現" Excel 選項"對話框的"自定義"面板。

　　(2) 在"從下列位置選擇命令"中，選擇"不在功能區中的命令"。

　　(3) 在左側的列表框中，選擇"表格"。

　　(4) 單擊"添加"按鈕將選中的命令添加到QAT 中。

　　(5) 單擊"確定"關閉"Excel 選項"對話框。

　　完成上述步驟以後，新的圖標會出現在QAT 中。

　　要使用數據輸入表，需排列數據，這樣Excel 可以標識其作為一張表格。從輸入第一行數據輸入區域的列標題開始。選擇表中的任意單元格並單擊QAT 上的"表格"按鈕。Excel 然後顯示自定義數據的對話框。可使用Tab 鍵在文本框和提供信息之間移動。如果一個單元格包含公式，則公式結果作為文本顯示(不顯示為編輯框) 。換句話說，不能使用數據輸入表修改公式。

　　當完成數據表後，單擊"新建"按鈕。Excel 將數據輸入工作表中的行並清除對話框准備在下一行輸入數據。

　　12. 在單元格申輸入當前日期或時間

　　如果需要在工作表中加上日期或時間， Excel 提供了兩個快捷鍵。

　　當前日期: Ctr1+; (分號);

　　當前時間: Ctr1+Shift+; (分號)。

　　注意:當使用任一種快捷鍵在工作表中輸入日期或時間時， Excel 會在工作表中輸入一個靜態數值.換句話說，當重新計算工作表時，輸入的日期或時間不會改變. 大多數情況下，這種設直可以滿足用戶的需妥，但必須注意這個限制. 如果希望更新顯示的日期或時間，可以使用以下任一個公式:

　　=TODAY ()