Excel2007教程：應用數字格式

Excel2007基礎教程：應用數字格式

數字格式指的是改變包含在單元格中數值外觀的過程。Excel 提供了非常廣泛的格式選項。為了能夠快速改進工作表的外觀，下面的部分將學習如何使用Excel 的格式選工頁。

提示: 記住應用的格式僅適用於被選擇的單元格. 因此，在應用格式之前需首先選擇羊元格(或單元格區域). 改變數字格式不影響數值.數字格式只影響外觀.

3.5.1 通過格式化數字提高可讀性
通常，輸入單元格中的數值是未格式化的。換句話說，它們僅僅由一串數字組成。通常來說，需要對數字進行格式化，這樣更便於閱讀，或就所顯示的小數位而言更具有連貫性。

圖3.8 顯示了有兩列數值的工作表。第一列由一組未格式化的數值組成，第二列的數值進行了格式化，變得易於閱讀。第三列描述了所應用格式的類型。

提示:如采把單元格指針移到一個有格式化數值的單元格，公式欄中顯示的數值是未格式化的，這是因為格式只影響單元格中數值的外觀，一一而不影響包含在單元格中數值的實際值.

1 .使用自動數字格式
Excel 非常智能化，它能夠自動執行某些格式化。例如，如果在單元格中輸入12.2% ， Excel 就知道用戶想使用百分比格式，並自動運用此格式。如果用戶用逗號分隔千位(如123456 ) ， Excel就會運用千位分隔樣式。如果在數值前加上美元符號，單元格將被格式化為貨幣格式(假定美元
符號是您系統中的貨幣符號) 。

提示: Excel 有一個非常便利的默認功能使得在單元格中輸入百分比數值變得格外簡單.如果單元格被格式化為以百分比格式顯示，只需輸入常規值即可(例如12 .5% 輸入12.5 即可).如果不使用該功能(或喜歡輸入實際的百分比數值) ，訪問"Excel選項"對話框並單擊"高級"選項卡。在"編輯選項"部分，找到" 允許自動百分比輸入"復選框並刪除復選標記.

2. 使用功能區設置數字格式
功能區中的"開始" ~ l( 數字"組包含快速運用常用數字格式的控件(如圖3.9 所示)。
"數字格式"下拉列表包含11 種常用數字格式。額外的選項包含"會計數字格式"下拉列表(用於選擇貨幣格式) , 另加" 百分比樣式"和"千位分隔樣式"按鈕。除此以外，數字組包含一個增加小數位數的按鈕，及一個減少小數位數的按鈕。

當選擇其中一個控件時，活動單元格顯示具體的數字格式。在單擊這些按鈕之前，用戶也可選擇一系列單元格(或甚至是整行或整列)。如果選擇多個單元格， Excel 會將數字格式應用到所有選中的單元格。

3. 使用快捷鍵格式化數字
另一種應用數字格式化的方式是使用快捷鍵。表3.1 總結了快捷鍵組合，可以用於對選中的單元格或區域應用常用數字格式化。注意， Ctrl+ Shift 後面的這些字符都位於鍵盤的左上部分。

4. 使用"設置單元格格式"對話框設置數字格式
大多數情況下，數字格式可以從"開始"選項卡的"數字"組進行訪問。然而，有時需要對數值顯示進行更多的控制。Exce l 利用"設置單元格格式"對話框提供了有關數字格式的大量控件，如圖3 . 10 所示。對於數字格式的設置，需使用"數字"選項卡。

可以經由幾個途徑進入"設置單元格格式"對話框模式。選擇要設置格式的單元格並實施下列步驟:
選擇"開始" ~ "數字"，並單擊小對話發射器圖標。
選擇"開始" ~ "數字"，單擊"數字格式"下拉列表，並從下拉列表中選擇"其他數字格式"。
右擊並從快捷菜單選擇"設置單元格格式"。
按Ctri+ l 快捷鍵。
"設置單元格格式"對話框的"數字"選項卡顯示了可選擇的單元格格式的12 個分類。當從列表框中選擇一個分類時，選項卡右側顯示不同的選項。
"數值"類有三個選項可以控制: 顯示的小數位，是否使用千位分隔符，以及如何顯示負數。注意"負數"列表框有5 個選項(其中3 個用紅色顯示負數)，這些選項根據小數位數以及是否選擇使用千位分隔符的不同有所不同。

當數字和看起來不正確時
運用於單元格的數字格式不改變數值——只改變數值在工作在中的顯示.例如，如果一個單元，格包含數字0.874543 ，用戶可能會把它設直顯示為87%. 如果該單元格用於一個公式中，" 公式會使用全值( 0.874543 )，而不是顯示值0.87.在有些情況下，格式設置會導放Excel 顯示計算結果看起來不正確，如相加有小數位的數字.例如，如果數字被設置成只顯示兩位小數，您可能沒有看到在計算中使用的實際值.但由於Excel 在其公式中使用的是會精度的數值，所以兩個數值之和看起來就不正確.

下面幾種辦法可以解決該問題.可以設置單元，格顯示支多的小數位數.對於單個數字可以使用ROUND 函數，這樣Excel 可以對所設定的小數位數進行四捨五入.或者用戶可以指導Excel 更改工作在數位來匹配所顯示的格式。訪問"Excel 選項"對話框並單擊"高級"選項卡.勾選"將精度設為所顯示的精皮"復選框(該復選板位於"計算此工作簿時"部分).

選項卡的頂部顯示了活動單元格怎樣以選擇的數字格式顯示的一個例子(僅在選中帶有數值的單元格時可見〉。做出選擇以後，單擊"確定"將數字格式應用到所有選中的單元格。

警告:選擇"將精度設為所顯示的精度"復選框後，將永久改變工作表中的數值以符合屏幕顯示的內容.該設直應用於活動工作簿的所有工作表。大多數時候，該選項並不是您想要的。確保您了解使用"將精度設為所顯示的精度"復選框的結果。

參考:在第11 章中討論ROUND 和其他內直函數.

下面是數字格式分類及其注釋。
常規:默認格式。數字顯示為整數、小數，或者數字太大單元格無法顯示時用科學記數法。
數值:可以設置小數位數、選擇是否使用逗號分隔千位，以及如何顯示負數(用負號、紅色、括號或者同時使用紅色和括號) 。
貨幣:可以設置小數位數、選擇貨幣符號，以及如何顯示負數(用負號、紅色、括號或者同時使用紅色和括號) 。該格式總是使用逗號分隔千位。
會計專用: 與貨幣格式的主要區別在於貨幣符號總是垂直排列。
日期:可以選擇不同的日期格式。
時間:可以選擇不同的時間格式。
百分比: 可以選擇小數位數並總是顯示百分號。
分數: 可以從9 種分數格式中選擇一種格式。
科學記數: 用指數符號(E) 顯示數字: 2.00E+05=200 000; 2.05E+05=205 000 。您可以選擇在E 左邊顯示小數位。
文本: 當應用於數值時， Excel 會把數值當做文本(盡管看起來像數字)。對於如局部數字這樣的項目，該功能是非常有用的。
特殊:包括3 種附加的數字格式(郵政編碼、中文小寫數字和中文大寫數字〉。
自定義:您可以自定義前面沒有包括的數字格式。

提示:如果一個單元格顯示出一連串的無用標記(如########## )，這通常意味著單元格寬度不夠，無法顯示選擇的數字格式的數值.可以加寬該列或改變數字格式.

3.5.2 添加自定義數字格式
有時想使用不在數字格式分類中的格式顯示數字值。那麼，應該創建用戶自定義的數字格式。

參考:在創建數字格式時， Excel 賦予了用戶很大的靈活性一一由於它的內容過於豐富，本書專門有一章(第24 章)來解釋它.

4. 使用"設置單元格格式"對話框設置數字格式
大多數情況下，數字格式可以從"開始"選項卡的"數字"組進行訪問。然而，有時需要對數值顯示進行更多的控制。Exce l 利用"設置單元格格式"對話框提供了有關數字格式的大量控件，如圖3 . 10 所示。對於數字格式的設置，需使用"數字"選項卡。

可以經由幾個途徑進入"設置單元格格式"對話框模式。選擇要設置格式的單元格並實施下列步驟:
選擇"開始" ~ "數字"，並單擊小對話發射器圖標。
選擇"開始" ~ "數字"，單擊"數字格式"下拉列表，並從下拉列表中選擇"其他數字格式"。
右擊並從快捷菜單選擇"設置單元格格式"。
按Ctri+ l 快捷鍵。
"設置單元格格式"對話框的"數字"選項卡顯示了可選擇的單元格格式的12 個分類。當從列表框中選擇一個分類時，選項卡右側顯示不同的選項。
"數值"類有三個選項可以控制: 顯示的小數位，是否使用千位分隔符，以及如何顯示負數。注意"負數"列表框有5 個選項(其中3 個用紅色顯示負數)，這些選項根據小數位數以及是否選擇使用千位分隔符的不同有所不同。

當數字和看起來不正確時
運用於單元格的數字格式不改變數值——只改變數值在工作在中的顯示.例如，如果一個單元，格包含數字0.874543 ，用戶可能會把它設直顯示為87%. 如果該單元格用於一個公式中，" 公式會使用全值( 0.874543 )，而不是顯示值0.87.在有些情況下，格式設置會導放Excel 顯示計算結果看起來不正確，如相加有小數位的數字.例如，如果數字被設置成只顯示兩位小數，您可能沒有看到在計算中使用的實際值.但由於Excel 在其公式中使用的是會精度的數值，所以兩個數值之和看起來就不正確.

下面幾種辦法可以解決該問題.可以設置單元，格顯示支多的小數位數.對於單個數字可以使用ROUND 函數，這樣Excel 可以對所設定的小數位數進行四捨五入.或者用戶可以指導Excel 更改工作在數位來匹配所顯示的格式。訪問"Excel 選項"對話框並單擊"高級"選項卡.勾選"將精