什麼是Excel數據清單

 隨著Excel提供的新改善的數據清單功能。你會發現Excel的表和數據管理能力正是自己需要的。本章的內容可以幫助我們更有效地管理數據。
    一個數據庫（也被稱為一個表），是以具有相同結構方式存儲的數據集合。例如電話簿、公司的客戶名錄、庫存帳等等。利用數據庫技術我們可以方便地管理這些數據，例如對數據庫排序和查找那些滿足指定條件的數據等等。
    在Excel 2000中，數據庫是作為一個數據清單來看待。我們可以理解數據清單就是數據庫。在一個數據庫中，信息按記錄存儲。每個記錄中包含信息內容的各項，稱為字段。例如，公司的客戶名錄中，每一條客戶信息就是一個記錄，它由字段組成。所有記錄的同一字段存放相似的信息（例如，公司名稱、街道地址、電話號碼等）。Microsoft Excel 2000提供了一整套功能強大的命令集，使得管理數據清單（數據庫）變得非常容易。我們可以完成下列工作：
    排序——在數據清單中，針對某些列的數據，我們可以用數據菜單中的排序命令來重新組織行的順序。可以選擇數據和選擇排序次序，或建立和使用一個自定義排序次序。
    篩選——可以利用“數據”菜單中的“篩選”命令來對清單中的指定數據進行查找和其它工作。一個經篩選的清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其它行。
    數據記錄單——一個數據記錄單提供了一個簡單的方法，讓我們從清單或數據庫中查看、更改、增加和刪除記錄，或用你指定的條件來查找特定的記錄。
    自動分類匯總——利用“數據”菜單的“分類匯總”命令，在清單中插入分類匯總行，匯總你所選的任意數據。當你插入了分類匯總後，Microsoft Excel自動為你在清單底部插入一個“總計”行。

    Microsoft Excel 提供有一系列功能，可以很容易地在數據清單中處理和分析數據。在運用這些功能時，請根據下述准則在數據清單中輸入數據。
    數據清單的大小和位置
    避免在一個工作表上建立多個數據清單，因為數據清單的某些處理功能（如篩選等），一次只能在同一工作表的一個數據清單中使用。
    在工作表的數據清單與其它數據間至少留出一個空白列和一個空白行。在執行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，這將有利於 Microsoft Excel 檢測和選定數據清單。
    避免在數據清單中放置空白行和列，這將有利於 Microsoft Excel 檢測和選定數據清單。
    避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側。因為這些數據在篩選數據清單時可能會被隱藏。
    列標志
    在數據清單的第一行裡創建列標志。Microsoft Excel 使用這些標志創建報告，並查找和組織數據。
    列標志使用的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫樣式，應當與數據清單中其它數據的格式相區別。
    如果要將標志和其它數據分開，應使用單元格邊框（而不是空格或短劃線），在標志行下插入一行直線。
    行和列內容
    在設計數據清單時，應使同一列中的各行有近似的數據項。
    在單元格的開始處不要插入多余的空格，因為多余的空格影響排序和查找。
    不要使用空白行將列標志和第一行數據分開。