什麼是資料清單？

資料清單 = 資料庫 = 結構相同的記錄集合。每列為一筆記錄，每欄為一個欄位。如：客戶名冊、存貨清單、電話簿。

Excel 資料清單核心功能

• 排序： 依指定欄位重新排序列順序，支援自訂排序順序。
• 篩選： 僅顯示符合條件的列，暫時隱藏其他列。
• 資料表單： 以對話框逐筆檢視/新增/編輯/刪除/查詢記錄。
• 自動分類摘要： 插入分類小計列，底部自動加總計列。

建立資料清單的黃金準則

位置與大小

• 一個工作表僅建立一個資料清單（排序/篩選/摘要一次只能對一個清單運作）。
• 清單與其他資料間至少保留一列一欄空白，利於 Excel 自動偵測範圍。
• 清單內避免空白列/欄，否則干擾自動偵測。
• 關鍵資料勿置於清單左右兩側，篩選時可能被隱藏。

欄位標題

• 第一列必須建立欄位標題，Excel 據此建立報表、查找、組織資料。
• 標題格式（字型、對齊、邊框、大小寫）應與資料列明顯區隔。
• 標題與資料列間用儲存格邊框分隔，勿用空白列或虛線。

列與欄內容

• 同一欄各列資料型態應一致。
• 儲存格開頭勿輸入多餘空白，影響排序與查找。
• 標題列與第一筆資料間勿插入空白列。

遵循準則的好處

Excel 能正確自動偵測資料範圍，排序、篩選、分類摘要、樞紐分析表等功能皆能順暢運作，減少人工調整範圍的麻煩。