Excel打印的技巧與問題小結

在使用Excel的過程中，少不了要把Excel文件打印出來，下面把一些收集到的Excel打印的技巧與問題，發布到Excel吧中，與大家分享！

1、沒有打印機一樣可以打印預覽

　　在沒有安裝打印機的電腦上按下Excel的“打印預覽”按鈕後，Excel會卻提示沒有安裝打印機，且無法打印預覽。其實，只要單擊“開始”→“設置”→“打印機”，然後雙擊“添加打印機”項目，再隨便安裝一個打印機的驅動程序。重啟Excel，就會發現已經可以打印預覽了。

2、異地打印Excel表格

　　如果某台電腦（A電腦）沒有安裝打印機，而另一台有打印機的電腦（簡稱B電腦）上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電腦打印機的驅動程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調出“打印內容”對話框，將打印機設置成B電腦上的打印機，選中“打印到文件”選項，並設置好其他選項，按“確定”按鈕，在隨後彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名（如a.prn）後，再按“確定”按鈕。然後將a.prn（保存在“我的文件”文件夾中）文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目錄中，執行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。

　　PS：lpt1代表的是打印機的第一個端口，同樣lpt2是第二個端口，如果你計算機並沒有接打印機，不要嘗試這個指令，以免有當機的可能，如果你的打印機是利用USB port 與計算機連接的話，可能沒有辦法從 MS-DOS 下打印。

3、打印指定頁面

　　一個由多頁組成的工作表，打印出來後，發現其中某一頁（或某幾頁）有問題，修改後，沒有必要全部都打印一遍！只要選擇“文件”→“打印”（不能直接按 “常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個工作表全部打印出來），打開“打印內容”對話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項，並在後面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。

4、 一次打印多個工作表

　　在按住Shift（或Ctrl）鍵的同時，用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續（或不連續）的工作表，進行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內容” 對話框中，選中“打印內容”下面的“整個工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來。

5、讓工作表居中打印

　　有時，可能需要打印的數據不是很多。如果直接打印，這些內容有可能會集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調整又非常麻煩。這時，只要選擇“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“頁邊距”選項頁，如果希望工作表中的數據在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節下勾選 “水平”復選框即可；如果希望工作表中的數據在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復選框，當然建議同時勾選這兩個復選項，這樣就美觀多了。

　　PS：這個功能在Word中是沒有的，所以需要類似情況下，如打印一個標識牌什麼的，利用藝術字與此功能，就l比Word裡面完成方便多了。

6、表格也縮印

　　有時為工作需要，可能要求將多頁內容調整為一頁打印出來（在Word中可以通過“縮放”技巧來實現），可選擇“文件”→“頁面設置”，再在打開的“頁面設置”對話框中單擊“頁面”標簽，在“縮放”組下有一個“調整為”選項，只要在這裡鍵入打印工作表內容時所需要的頁數（注意頁寬和頁高兩個值必須一致）就可以了。不過，此功能對於與紙張高、寬比例嚴重不協調的工作表來說，建議不要采用，否則會嚴重影響打印效果。

7、讓每一頁都打印出標題行

　　一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標題行：執行“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”標簽，在“頂端標題行”後面的方框中輸入：$2:$3（這裡假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態下，用Shift+4組合鍵輸入），確定退出，再打印時，系統會自動為每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”後面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁添加上列標題。

8、打印選定區域

　　選定需要打印的區域，執行“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如果經常要打印固定的某個區域，可以先選定相應區域，再執行“文件”→“打印區域”→“設置打印區域”。經過這樣的設置後，無論是執行菜單的打印命令，還是直接按 “常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設置的區域打印出來。

9、打印不連續的單元格（區域）

　　如果僅僅需要將一些不連續的單元格（區域）中的內容打印出來，那麼在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格（區域），選中多個不連續的單元格（區域，如 A2.B2:C8.D10……），然後選擇“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統將選中的每一個不連續單元格（區域）分開，打印在不同頁面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……）。

10、打印不連續的行（或列）

　　有時，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊行（列）標，選中不需要打印出來的多個不連續的行（列），右擊鼠標，選“隱藏”選項，將其隱藏起來，然後再執行打印操作就可以了。

11、將公式打印出來

　　 如果要將單元格中的公式打印出來，則執行“工具”→“選項”，在“視圖”標簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來。

12、自動避開錯誤值打印

　　當工作表中存在公式時，有時難免會出現一些錯誤信息，當然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇“文件”→“頁面設置”，單擊“工作表”標簽，再單擊“打印”選項組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“＜空白＞”，這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信息也打印出來，而是只打印空白單元格。　

13、單色打印

　　如果你想把文件打印成黑色，或者你的打印機不支持彩色打印，可以利用Excel的單色打印功能。選擇“文件”→“頁面設置”，單擊“工作表”標簽，再單擊“打印”選項組下“單色打印”選上，這樣就可以打印成黑色的文件了。

14、雙面打印

　　工作中經常有需要把文件按順序打印在紙張的正反兩面，下面就利用一段宏，來完成此功能。

　　Sub 雙面打印()
'*******************************************
'功能：雙面打印的一段小程序，打印完正後，將所
' 有的紙張反向再放入打印機，繼續打印反面

'*******************************************
On Error Resume Next
dd = ExecuteExcel4Macro("Get.Document(50)")
For i = 1 To Int(dd / 2) + 1
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * i - 1, To:=2 * i - 1
Next
MsgBox "請將打印出的紙張反向裝入紙槽中", vbOKOnly, "打印另一面"
For j = 1 To Int(dd / 2) + 1
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * j, To:=2 * j
Next
End Sub

到此，收集的打印技巧就分享完畢，有你需要和不知道的嗎！如果有的話，動手試一下吧