實用PowerPoint文檔和模板操作技巧

 　　在閱讀本文之前，你可能已經使用了很長時間的Microsoft PowerPoint，你能夠自己創建演示文稿並把它們有效地組織到一起，甚至還能幫助那些初學者。但PowerPoint還有一些不太為人所知的功能，這些功能可以幫助你提高工作效率並制作出更漂亮的演示文稿。本文介紹的這些個專業技巧能夠讓你像專家一樣使用PowerPoint。

　　1、增加更多可取消操作數。

　　所有的Office用戶都知道“編輯”　“撤銷”命令(Ctrl-Z)能夠撤銷最後一步操作。如果點擊“撤銷”圖標旁邊的下拉箭頭，還能允許你撤銷若干次操作以回到早先的工作狀態。

　　在默認情況下PowerPoint最多允許你撤銷20次操作，但實際上你可以把這個上限提高到150次。選擇“工具”　“選項”，然後點擊“編輯”標簽。在“撤銷”區域的“最多可取消操作數”字段輸入你想要的數值(從3到150均可)，然後點擊“確定”退出。需要注意的是，當你增加PowerPoint的最多可取消操作數時，它所占用的PC內存也會隨之增加。

　　2、重復利用你以前的作品。

　　如果你在以前的演示文稿中已經做過相同或者類似的幻燈片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要從頭再來一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻燈片直接插入當前的演示文稿。首先，在“幻燈片浏覽視圖”中顯示當前的演示文稿。用鼠標點擊你所要插入新幻燈片的位置，選擇菜單中的“插入”　“幻燈片從文件”打開一個“幻燈片搜索器”對話框。在“搜索演示文稿”選項卡中輸入文件名(或者用浏覽方式找到它)，然後按Enter鍵。點擊你想要插入的幻燈片，然後按“插入”按鈕。

　　另外，你還可以點擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當前文稿。

　　3、應用多個模板。

　　在很早以前，每個演示文稿只能使用一個設計模板，現在已經沒有這種限制;你可以在一個演示文稿中應用任意多個模板。比如，你可能會應用第二個模板來引入一個新的話題或者引起觀眾的注意。

　　為了實現這個目標，你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿，並且讓標記區域也顯示在屏幕左側。在“幻燈片”標記中，點擊你想要應用模板的一個或多個幻燈片圖標。從菜單中選擇“格式”　“幻燈片設計”(或者直接點擊“設計”按鈕)來顯示“幻燈片設計”任務窗格。選中你想要應用的模板圖標，然後點擊模板圖標右側的下拉列表箭頭，並選擇“應用於選定幻燈片”。

　　4、導入文檔。

　　如果你想在演示文稿中輸入的文字已經存在於Word文件，就不需要再手工輸入一遍。你可以在PowerPoint中直接打開那個Word文件。你也許需要對導入的文檔進行一些格式上的調整，但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個提示：如果原來的Word文件使用了大綱標題，導入的效果是最好的。

　　首先在PowerPoint中選擇“文件”　“打開”。在“打開”對話框中，點擊“文件類型”右邊的下拉箭頭，然後選擇“所有文件”。雙擊你想要在PowerPoint中打開的Word文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開。

　　5、使用“自動調整”按鈕。

　　如果在一張幻燈片中出現了太多的文字，你可以用“自動調整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點擊文字區域就能夠看到區域左側的“自動調整”按鈕(它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線)，點擊該按鈕並從子菜單中選擇“拆分兩個幻燈片間的文本”。

　　6、輸出數據到Word文檔。

　　有時候你需要把演示文稿以文字的形式分發給同事或客戶，此時把演示文稿輸出為Word文檔是最好的方法。

　　在PowerPoint中，選擇“文件”　“發送”　“Microsoft Word”。在“發送到Microsoft Word”對話框中選擇你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如，你可以選擇“只使用大綱”來創建僅帶有文字的文檔;選擇“空行在幻燈片旁”則可以創建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之後，點擊“確定”按鈕把演示文稿發送給Word。