別再冤枉PPT了

　　我接下來要做一件魯莽的事情，那就是反駁露西•凱拉韋(Lucy Kellaway)。不久前，這位商業蠢行大無畏的觀察者做的有點過了：她呼吁禁止使用PPT。

　　這位控訴者的理由很簡單：許多PPT報告非常糟糕。這確實不假，但它並不能成為呼吁頒布禁令的理由。好工具被錯誤的人使用會產生可怕的結果，所有見過我組裝置物架的人都可以作證。禁止使用螺絲刀並非解決問題的方法。

　　PPT同樣如此。它是一件平淡無奇的實用工具，經常被不當地使用。它並非最雅致的工具，但如果最終的作品拙劣難看， 那要怪也要怪“工匠”。人們借助PPT做的許多糟糕的報告，不用PPT還是同樣糟糕。聽一個緊張的演講者即興發表漫無邊際的講話，認知感完全崩潰，難道會 更好嗎?還是在黑暗中觀看一個制作專業但毫無意義的影片會更享受?許多讀者會記得PPT誕生前的企業生活。那並不是失落的伊甸園。

　　PPT並非世界上最棒的軟件。長期以來，它的內置模板一直丑陋難看，剪貼畫俗不可耐，動畫引人發笑。就好像鐵了心要讓自己名副其實一樣，它會無緣無 故地往文本裡加入用於列舉的項目符號。這樣一來，原本應該很簡單的文本對齊工作就變得復雜起來。(我仍在使用2003版的PPT。你完全可以把我這篇專欄 當成是一個托兒的誇誇其談。

　　盡管存在這種種缺點，但PPT有兩個任務完成得不錯。它可以讓演講者迅速羅列出演講要點，制作出顯示圖片與圖表的幻燈片。而當人們將這兩個功能混為一談時，問題就來了。

　　大概記下演講要點以輔助記憶沒什麼錯。PPT在這方面的作用不亞於其它任何一種工具，尤其是如果你字寫得像我一樣爛的話。對於絕大多數演講者，這種演講要點比其它方法更可取，比如背誦、現場即興發揮或將整篇演講稿寫出，然後呆頭呆腦地照本宣科。

　　問題在於，不知道出於什麼原因，許多演講者決定將他們的演講要點投射到牆面上，而不是將它們打印成明信片大小，粘貼到3×5英寸的卡片上。我經常會借助PPT列出我的演講要點。但我更喜歡將這些幻燈片留給自己看。

　　PPT的第二大用途是將視覺輔助內容投射到屏幕上。在這點上它做得非常好——而且過去那種老掉牙的剪貼畫如今已幾乎消失不見。現在，人們從呆伯特(Dilbert)那裡“借”漫畫，從網絡上抓照片。效果通常讓人足夠滿意。

　　如果人們學習一點關於字體的東西，那就更好了;再者，如果他們了解到按字母“B”鍵，屏幕可短暫清空，那就好上加好了。但我們不能苛求完美。

　　露西還持認同態度地提及了傑出信息設計師愛德華•塔夫特(Edward Tufte)對PPT的著名譴責。塔夫特教授反對PPT出於下面兩個理由：一個是“無止境的序列，一張該死的幻燈片跟著一張該死的幻燈片 ”;一個是演講者與“受眾”之間非對稱的關系。

　　這很奇怪，因為塔夫特沒有坦承他實際上反對的是公開演講本身。有什麼比演講具有更無止無盡的序列呢?一個該死的詞跟著另一個該死的詞。如果你討厭演講這個想法，沒關系。但你必須照實說。

　　不用花費多少力氣就能大大提高多數人PPT報告的質量——比提高企業官腔質量所需的功夫要少得多。那又為何要呼吁頒布禁令呢?

　　真正的問題要讓人憂心的多。在公司中，我們會被要求閱讀不會寫作的人寫的乏味文章，觀看既沒天賦也沒接受過培訓的人表演。出於某些理由，這些外行比大多數作家與演員的薪酬都高。所有這些都讓人感到沮喪，但我們不能將其歸咎於PPT。

　　在結束這篇文章前，我必須正視在我看來PPT存在的一個最嚴重的問題：那就是“自動內容向導”功能——如果你無法自己羅列演講要點，這個功能可以引 導你完成這個工作。《紐約客》(The New Yorker)曾經報道過，自動內容向導的命名就是個笑話，“完全是對其目標客戶的嘲諷”。推出該功能的想法本身就已經非常致命，但真正可怕的是，它是為 了滿足某種需求才被創造出來的。

　　幸運的是，這一需求可能也已經自動消失：2007版的PPT已經去除了自動生成內容的功能。