巧用PPT2010中的合並及動畫刷做大量簡報

　　本文介紹如何巧妙利用PowerPoint2010中的合並以及動畫刷，在短時間內快速制作大量內容基本上重復的PPT演示文檔。

　　年終將至，為了向公司員工和各級領導做年終匯報，總需要把各種報告、圖表、表格數據制作成幻燈片同步演示以加強匯報效果。通常這類總結演示都存在大量相同或相似的內容、格式或動畫要求，因此在制作時總要大量重復相同操作，這要浪費不少時間。有沒有什麼辦法能減少重復操作，讓我們更快速地完成總結演示的制作呢?在PPT 2010中確實有幾種方法可以有效減少重復操作。

　　一、重用相同幻燈片

　　打開PPT2010，在“開始”選項卡中單擊“新建幻燈片”的下拉箭頭，在下拉列表中選擇最下面的“重用幻燈片”項就會在右側顯示“重用幻燈片”窗格。在窗格中單擊“浏覽”按鈕選擇“浏覽文件”，在彈出窗口中選擇打開要使用的演示文檔，該文檔中的所有幻燈片會以縮略圖方式顯示在“重用幻燈片” 窗格中(圖1)。在此鼠標指向的幻燈片會自動放大顯示，單擊所需幻燈片即可直接把它插入到當前幻燈片後面。這操作很簡單吧?

　　如果想要重復使用當前文檔中的幻燈片，可以通過復制幻燈片實現。切換到所需幻燈片按下Ctrl+Shift+D快捷鍵即可把前幻燈片復制出另一份，然後在左側幻燈片列表中把它拖動到需要位置即可。此外，你可以在左側幻燈片列表中直接把所需幻燈片拖動到需要位置，先按住Ctrl鍵再放開鼠標左鍵即可把該幻燈片復制到指定位置。

　　二、多個演示合並制作

　　通常年終演示報告不會只做一份，我們需要針對不同的會議、不同的聽眾，分別制作多個演示。對此我們可以把多個演示的幻燈片全部集中在一個演示文檔中制作。

　　1.定義放映方式

　　打開PPT2010先做一個包含所有幻燈片的總演示文檔。切換到“幻燈片放映”選項卡，單擊“自定義幻燈片放映”選擇“自定義放映”，在“自定義放映”窗口中單擊“新建”按鈕。

　　當前文檔中的幻燈片出現在“定義自定義放映”窗口的左側列表中，你只要按播放順序要求，逐一雙擊需要的幻燈片把它添加到右側“在自定義放映的幻燈片”列表中即可，這列表就是我們要播放的幻燈片順序。最後輸入幻燈片放映名稱為“職工大會演示”，單擊“確定”把自定義的放映方案保存到“自定義放映” 窗口列表中。

　　同樣新建出“董事會演示”、“財務年會演示 ”、“總公司匯報演示”等各種放映方案。如果不滿意已保存的放映方案，可在“自定義放映”窗口選中放映方案，單擊“編輯”按鈕重新修改。最後關閉“自定義放映”窗口，並命名保存總演示文檔。

　　2.按自定義方案放映

　　要放映演示時，只要打開總演示文檔，切換到“幻燈片放映”選項卡，單擊“自定義幻燈片放映”即可在下拉列表中看到職工大會演示、董事會演示、財務年會演示、總公司匯報演示等自定義放映方案(圖2)，按需要選擇一個方案即可按設置好的順序放映幻燈片。此外，在放映中右擊選擇“自定義放映”也會顯示自定義放映方案，你可以從中選擇放映其他方案。

　　這樣把多個演示內容集中在同一文檔中，保存、管理都很方便。而且只要改一張幻燈片，在所有放映方案中用到的這張幻燈片內容都會同時改變，萬一出錯要修改幻燈片也可省事不少。

　　三、動畫刷輕松重復動畫設置

　　演示文檔中總會有很多對象需要設置相同的動畫，實際操作中我們不得不大量重復相同的動畫設置。PPT2010中新增的動畫刷可以把選中對象的動畫設置復制到任意多個對象上。

　　PPT2010中我們只要先選中已經設置了動畫的對象，例：收支曲線，在“動畫”選項卡的“高級動畫”區域雙擊“動畫刷”使其處於選中狀態，此時鼠標光標後會出現刷子。現在單擊一下要設置的對象，例：負債率曲線(圖3)，即可讓負債率曲線具有與收支曲線完全相同的動畫效果。單擊刷一個對象後，會有一段時間預覽，此時鼠標後雖然沒有刷子但動畫刷仍然有效，我們不用等預覽完成即可繼續單擊刷下一個對象。全部刷完後在頁面空白處雙擊或再單擊一下動畫刷即可停止動畫刷功能。

　　注：部分動畫項只對文本框有效，例：波浪形、加粗閃爍、字體顏色等，這些動畫在從文本框對象刷到圖片對象上時會自動消失。此外，動畫刷在把動畫刷到對象上時該對象上原有的動畫設置會同時被消除。