Word2007數據表單輕松完成表格錄入查詢

平常用Word編輯數據記錄類型的表格時，由於表格的行、列數太多，錄入或修改數據很容易出現錯行。此時若能有個幫手，幫我們把一行表格的數據集中在一個輸入界面顯示，那麼輸入、修改時應該就不會再出現錯行輸入的問題了吧。事實上在Word2007中就有這麼一個表格輸入幫手——數據表單，它不僅提供了一個方便輸入的界面，還能讓我們在這個界面中快速查詢表格中的記錄。
　　1.請出數據表單
　　在Word 2007中“數據表單”功能默認並不在工具欄上，得先把它添加到工具欄上才能使用。在快速訪問工具欄上右擊選擇“自定義快速訪問工具欄”打開“Word選項”窗口，單擊“從下列位置選擇命令”的下拉箭頭選擇“所有命令”。在下面的命令列表中找到“數據表單”命令，列表中命令都按拼音順序排列很容易找到。選中“數據表單”單擊“添加”按鈕把它添加到右側的命令列表中(如圖)。確定返回Word，即可在快速訪問工具欄上找到“數據表單”圖標。

　　2.輕松輸入數據
　　現在你只要把輸入光標定位到要輸入的表格內，再單擊快速訪問工具欄上的“數據表單”圖標就會彈出一個“數據窗體”。在這個窗口中輸入一項數據後回車就會自動跳到下一項讓你繼續輸入，輸入到最後一項再回車，則會自動跳到下一行的第一項數據繼續輸入。當輸入到表格的最後一行最後一項時，再回車則會自動在表格最後新增一行以輸入新數據。這樣輸入時你只要逐一輸入回車就行了，不必去選擇下一單元格，也不用考慮表格行數夠不夠的問題。在數據窗體中輸入、修改的數據只有在跳到下一行記錄或關閉數據窗體後才會正式寫入表格中，此前我們可以隨時單擊“還原”按鈕取消這些輸入、修改。
　　注：數據表單默認把表格的第一行內容當成列標題，並以此作為錄入窗口中數據的項目名。因此設計表格時一定要在第一行輸入各列標題，以確保輸入時能正確顯示項目名。如果表格標題是在其他行如第3行，可先把輸入光標定位到第3行表格的最前面，按Ctrl+Shift+Enter鍵在標題行前插入一個空行斷開表格，再使用數據表單就能正常顯示項目名了。我們只要在數據全部輸入完成後，再把插入的空行刪除以恢復原表格式即可。
　　3.快速查詢記錄
　　單擊“查找”按鈕打開“在域中查找”窗口，在“域”下拉列表中選擇查找內容所在列的標題，並輸入查找內容。然後單擊“查找第一個”或直接回車，即可找出第一個符合條件的記錄並在“數據窗體”中顯示。再重復單擊“查找下一處”或回車則可逐一顯示符合條件的記錄。假設要找戶口在“新華”的學生，你只要在“域”下拉列表中選擇“戶口所在地”並輸入查找內容“新華”，然後重復回車即可逐一查看所有戶口在“新華”的學生記錄。
　　4.按座號快速輸入查詢分數
　　對於用Word記錄成績的老師來說，數據表單還有一個最大的用處就是可以快速按座號輸入、查詢分數。一般每班學生的座號都是按順序從1開始的，所以只要把表格中的學生記錄先按座號升序排列，那麼在數據窗體中顯示的記錄號就與學生座號相同了。而在數據窗體中要按記錄號查詢、輸入都很簡單。
　　在“數據窗體”下面的記錄框中輸入記錄數回車，就可以直接顯示相應記錄行的數據。由於記錄號與座號相同，因此按座號查詢也就這麼簡單了。要輸入試卷分數時，你只要把考卷上的座號輸入記錄框中，回車即可顯示該生的記錄，然後將其分數輸入對應的項目中即可。重復這一步就可以輕松完成試卷成績的錄入了。
　　怎麼樣，有了數據表單這個好幫手，在Word表格中輸入查詢確實輕松了很多吧？以上是針對Word 2007的操作，至於使用Word 2003的朋友，則可從“數據庫”工具欄中找到“數據窗體”功能。