用word制作正規公文

 　　第一步:設置版面格式

　　由於公文格式的特殊性，對紙型、頁邊距、文檔網格以及標題、正文字體、字號等均有明確規定，因此設置也帶有一定特殊性。

　　1.用Word打開《2004年度工作總結》文稿，首先選中文字，點擊工具欄中的“字體”、“字號”下拉框，分別對標題和正文進行設置，通常標題設置為黑體、小二號，正文設置為仿宋體、三號(見圖1)。

　　為了方便，可以把最常使用的字體格式設為默認，方法是在主菜單上“格式→字體”設好字體再按“默認”按鈕(見圖2)。

　　2.依次點擊“文件→頁面設置”，進入“頁面設置”對話框(見圖3)，在“頁邊距”選項卡裡將上、下、左、右值均設置為2.5厘米，點擊“紙型”選項卡，將紙型設置為16開、方向設置為縱向。

　　注意:通常國際標准格式為A4紙，因在多數單位裡仍在使用16開紙型，故此文以16開紙型為例設置頁面。

　　3.進入“文檔網格”選項卡，將每頁行數設置為23行，點擊“確定”按鈕，完成第一步字體、字號以及頁面的設置。

　　第二步:制作發文紅線

　　公文通常分為上行文、下行文和平行文，簡單說上行文即請示、報告等文種，下行文即通知、指示等文種，平行文即公函等文種，當然，上、下、平行文格式也有所不同。這裡以上行文為例進行介紹，在上行文公文格式中總少不了發文紅線。

　　1.點擊主菜單上“格式→邊框和底紋→顯示工具欄”，打開“表格和邊框”工具欄(見圖4)。

　　2.分別對線型、粗細、顏色、外部框線進行設置，通常將線型設為“橫線”、粗細設為“1.5磅”、顏色為“紅色”、外部框線設為“下框線”，這樣一條合格的發文紅線就出呈現出來了(見圖5)。

　　Just Do It

　　因為經常要輸入六角括號，所以建議為其設置快捷鍵，以後只要按下相應快捷鍵即可快速輸入六角括號。點擊“插入→符號”，進入“符號”對話框，找到並選中六角括號的左半邊“﹝”，點擊“快捷鍵”按鈕，然後為其指定快捷鍵設置，同樣為六角括號的右半邊“﹞”設置快捷鍵。

　　第三步:制作公文落款

　　一般來說，單位裡發公文通常都會用正規的行文格式，而在正規行文格式中總少不了單位落款一項。利用Word裡的“雙行合一”命令制作公文落款可謂方便快捷，在工作中可以有效提高處理速度，大大節省時間。

　　1.點擊“格式→中文版式→雙行合一”，出現“雙行合一”對話框(見圖6)。

　　2.輸入單位名稱(如:中國××××公司××分公司××路營業廳)，先輸入需要合為一行的文字(中國××××公司)，合理調整字符間距，查看預覽效果，滿意後點擊“確定”。

　　3.輸入剩下的文字(××分公司××路營業廳)，完成後可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷鍵合理調整兩部分文字的字號大小，就會出現滿意的公文落款(見圖7)。

　　Just Do It

　　在文檔編輯中，常常會用到一些符號，而鍵盤上並沒有這些符號的按鍵，如公文落款日期中用的標准零(○)等。通過點擊“視圖→工具欄→符號欄”調出“符號欄”，可以加快落款中日期的處理速度。

　　第四步:制作落款粗、細橫線

　　作為正規公文，其落款通常包括發文單位、成文日期、主題詞、抄送單位、印制份數、承辦單位、承辦人和發文日期等幾部分組成，而主題詞、抄送單位、印制份數、承辦單位、承辦人和發文日期又分別由三條粗細不等的橫線分割開來(見圖8)。如果用下劃線或畫筆來制作，效果會不佳，最主要的是不符合標准。其實完全可以利用Word中的特殊功能來實現，具體粗橫線的制作方法是:

　　在英文輸入狀態下，按住Shift鍵不放，同時按“-”號(減號要連續輸入3下)，而後按回車鍵，這樣，一條粗橫線就自動生成了。

　　而細橫線則可通過先把輸入法狀態由英文切換成中文，連續輸入三次“-”號(減號)，而後按回車鍵，一條細橫線就會自動生成。

　　第五步:給公文添加頁碼

　　經過上面數步之後，一份正規公文基本出爐了，在完成前別忘了給公文加上頁碼，點擊“插入→頁碼”，打開“頁碼”對話框，選擇頁碼添加的位置為“頁面底端(頁腳)”，對齊方式選“居中”，並去除“首頁顯示頁碼”復選框(公文格式規定首頁不顯示頁碼)的勾選，點擊“確定”即可(見圖9)。到此為止，小張負責的這份上報材料就完成了(見圖10)，領導審閱後非常滿意。