Word2007打造專業的報告書詳細步驟

　　文稿寫完了如何簡單又迅速的美化文檔?筆者就用這個例子來給大家介紹一種處理文稿的通用思路。本文幾乎囊括了Word使用中的最精華部分，涵蓋了最常用的工具模塊，希望大家認真閱讀，熟練掌握這其中應用到的各種知識點。

　　1.分析文檔，制定詳細修改策略

　　先來看看這份文檔，問題還不少，主要是以下幾個方面：

　　l 項目符號混亂，有的是自動編號，有的是人工添加;

　　l 格式混亂，這是大多數文稿編輯者最易犯的問題，因沒有使用樣式的意識;

　　l 框架流程制作比較粗糙，原因是不了解word本身就有非常完備的文稿圖形處理功能;

　　l 表格，圖表不規范。例如，如果是較為專業的科技類型文檔，那麼應該使用標准的三線格;

　　l 公式不規范，是按照位置用空格排出來的，這樣一旦格式調整便會變亂;

　　l 無目錄，導頁等等。

　　針對以上問題，我們先一步一步解決出現的問題，再美化文檔。

　　2.去除混亂的格式

　　所需知識點：清除樣式

　　針對格式混亂的問題，我一向有一個處理原則，挨個修改它還不如把格式全部清除重新設置，因為Word中已經提供了很簡單的辦法，這樣做我們可以專心做後續工作而不會出現很多意外的問題。

　　方法是：選擇全部文檔內容，在“樣式”選項卡中選擇“清除格式”。這樣全文就變成了正文的樣式。

　　清楚格式之後，我們可以很清楚的看到文章中多余的東西，比如為了控制位置而加入的空格，不同數目組合的空格會給你在後期的編輯過程中帶來很多麻煩。您可以使用批量刪除的方法。如果不多，也可以手動刪除。

　　朋友們一定要有個概念，段落間距的設置也是不用回車鍵來完成的，否則您在修訂文檔的過程中會遇到很多麻煩，甚至導致無法處理，所以，刪除段落標記也是必做的內容之一。這個過程中，耐心仔細是必不可少的。

　　3.按照需要設置樣式

　　所需知識點：樣式、修改樣式、應用樣式

　　樣式可謂是Word的核心，很多朋友用了幾年都不知道如何使用樣式。結合到這篇文檔的特點，作者已經設置好了分級目錄，我們就不采用自動編號的方式來為其設置，只要編好各級標題所用的樣式就可以了，這也是在樣式操作中最典型的內容。

　　設置樣式的方法是在樣式選項卡中相應的樣式上右鍵“修改”，直接就像改字體時那樣操作。

　　我設置的樣式列表為：

　　一級標題字體: 宋體,二號, 加粗, 字距調整二號, 縮進: 居中, 段落間距段前: 6 磅, 段後: 6 磅, 與下段同頁, 段中不分頁, 1 級, 首行縮進: 0 字符

　　二級標題字體: 宋體, 三號, 加粗, 縮進: 段落間距段前: 6 磅, 段後: 6 磅, 與下段同頁, 段中不分頁, 2 級, 首行縮進: 0 字符

　　三級標題字體: 宋體,三號, 加粗, 縮進: 段落間距段前: 6 磅, 段後: 6 磅, 與下段同頁, 段中不分頁, 3 級, 首行縮進: 0 字符

　　正文字體: (中文) +中文正文, (默認) +西文正文, 兩端對齊, 行距: 單倍行距

　　設置好樣式當然是應用樣式了，這裡有一點要強調，那就是怎樣變文本的字體。這個問題你可能覺得十分可笑，但卻是大家很容易忽視的。Word中，應用分級樣式的對象是單個段落，而采用選中文本改變字體等格式的方法往往會在原先格式上疊加產生一個新的樣式，這也就是很多人完成文稿後自己也不清楚怎麼會多出來很多奇怪的格式。所以正確的方法應該是將鼠標移到文本所在的段落，點擊一下想要應用的樣式就完成了。這一項工作一定要仔細，下面給大家看看效果。

　　3.規范化文稿特殊單元

　　所需知識點：表格樣式

　　文稿中有兩個部分的特殊單元需要規范化處理，一是文中各種表格，二是其中的公式，我們分別講述。

　　(1)表格的格式化

　　對於表格的格式化，我們當然可以分部處理，為單獨的一個單元格分別設置邊框的粗細、有無等。但您知道表格也可以設置樣式嗎?一次性將表格格式化豈不是更方便。表格樣式的建立有一點小小的技巧，方法是這樣子的。

　　隨便找一個表格選中它，這樣會出現表格工具選項卡，在其中的的“設計”標簽中會列出已經設置好的表格樣式。這都不是所需要的，現在我們要建立一個三線格。隨便在一個樣式上右鍵，“新建表格樣式”，會出現一個設置窗口，按照下面的步驟進行：

　　1. 將新樣式命名為“三線格”;

　　2. “將格式應用於”，選擇“標題行”;

　　3. 框線粗細選擇“1.0磅”;

　　4. 選擇“下框線”，為標題行設置下框線;

　　5. “將格式應用於”，選擇“整個表格”;

　　6. 框線粗細選擇“1.5磅”;

　　7. 分別選擇“上框線”和“下框線”，為標題行設置上下框線，一次不成功重復一次;

　　8. 設置數據居中方式為“垂直水平居中”;

　　9. 根據需要可以設置標題行文字加粗。

　　這樣就完成了三線格樣式的設置，以後的工作就簡單了。選中表格(左上角出現十字標志)，直接在樣式中選擇三線格，表格就完全變樣了，是不是很方便?

　　表格的標題和注釋也要單獨使用樣式完成，這裡就不再贅述了。

　　(2)SmartArt藝術圖形

　　所需知識點：SmartArt布局、樣式

　　對於其中涉及到隸屬關系的圖示，在Word2007版本中有著近乎完美的解決方法。不知道你是否使用過這個新功能叫做“SmartArt”，這是中文版中唯一沒有被對應翻譯為中文的地方。在其中提供了多達列表、流程、循環、層次結構、關系、矩陣、稜錐圖等百余種關系圖示，把您所希望的關系快捷、專業的展示出來。

　　根據原文的內容，這是有關公司架構的層次結構圖示，我們選用“SmartArt”其中的“表層次結構”來完成。各個層次的內容可以直接在圖形中添加，也可以在左側的文本框中依次輸入。每一集分級目錄的設置也要在這裡完成。提升或者降低級別是很容易的，分別對應於“Backspace”和“Tab”鍵，在選中Smartart圖形的情況下，可以使用上方設計工具中的“改變顏色”來進行美化。

　　文章最後的流程圖我也采用類似的方法制作完成，讀者朋友們可以看看效果。

　　下面我們來說說公式的制作，這個內容很多讀者一定都比較熟悉了，那就是要使用公式編輯器。如果在您的文稿中經常使用公式，那麼你不妨專門下載一個(在各大搜索引擎輸入“Word公式編輯器”即可)。有關於此部分的講解我們略過，請您參考相關文章。

　　4.為不同規格頁面分節

　　所需知識點：節、頁眉、頁腳、插入對象

　　這是處理整個文章很重要的一步。“節”這個概念很重要，很多讀者往往忽視了這一點。節是Word處理頁面效果的單元，也就是說要實現在頁邊距，頁眉頁腳等方面的不同設置，都要靠分節的方法。分節是靠分節符來完成的，我們先來看看分隔符中有什麼內容。

　　首先要明確分頁符和分節符的區別。它們在效果上都是從插入點之後從新一頁開始，區別在於，分節符的存在可以讓你對上下文的頁面做不同設置，這樣做的好處在下面就可以看到。提醒您注意的是，分節符還可以實現奇數偶數頁面的分別插入，這在編寫書籍時十分有用。

　　首先要為文稿加前綴，分別是首頁，形象展示頁面，目錄三個部分。我們在頁首處插入三個“下一頁”的分節符，這就相當於插入了三個部分。

　　在第一面插入頁眉，輸入報告名稱。你會看到在後面所有的頁面中都有了相同的內容，這很正常。但是要知道，所有的頁眉雖然相同，但它們卻是以分節符為相隔單元相互鏈接的，下一節的頁眉默認鏈接到上一節，這就是頁眉“一變都變”的特點。但這有時候不滿足我們的要求。比如，首頁我就不想出現頁眉，怎樣操作呢?到第二部分(也就是第二節)，選中設置好的頁眉，在工具欄上取消“鏈接到前一條頁眉”，這時候，再回到第一部分，刪除頁眉就可以了，不會影響到後面的設置。