word文檔的版式設計和排版必備知識點總結

 　　第一節　文字的格式

　　在文檔中如何輸入一個X的平方：先輸入“X2”，然後將2選中，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在下面的“效果”欄中選擇“上標”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了(如圖1)。

　　圖1

　　這個上標是文字格式的一種，在Word裡，有關字的特殊效果基本上是用文字格式來實現的。下面說一下文字的格式：

　　1.常用文字格式

　　文字的格式可以說就是文字的外觀，文字的字體和字號是最常用的文字格式。此外在Word裡面可以設置的文字格式還有很多。我們來看一下：選中這裡第一段的文字，單擊工具欄上的這個“加粗”按鈕，選中文字的筆畫就變粗了;再單擊這個按鈕，讓按鈕彈起來，文字又恢復原狀了;單擊這個“傾斜”按鈕，可以把文字變成斜體顯示;單擊“下劃線”按鈕，選中的文字下面就出現了下劃線。想把這個下劃線設置成紅色的波浪線，單擊“下劃線”按鈕中的下拉箭頭，選擇這種波浪線，下劃線變成波浪線了;再單擊這個箭頭，這次選擇“下劃線顏色”項，從彈出的顏色面板中選擇“紅色”，在文檔中單擊取消選擇狀態，它就變成你要的樣子了。

　　2.添加邊框和底紋

　　選中文字，單擊工具欄上的“字符邊框”按鈕，選中的文字周圍就出現了一個邊框，再單擊這個“字符底紋”按鈕，文字又添加上了底紋。給文字添加邊框和底紋不但能夠使這些文字更引人注目，而且可以使文檔更美觀。當然，讓文字以不同的顏色顯示，也能起到突出顯示的作用。選中文字，單擊“格式”工具欄上的“字體顏色”按鈕中的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“粉紅”，文字的顏色就改變了，取消選定，在Word中還可以對文字在橫向上進行縮放：選中文字，單擊“字符縮放”按鈕中的下拉箭頭，選擇150%，文字就變寬了(如圖2)。

　　圖2

　　3.設置動態效果

　　選中文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，單擊“文字效果”選項卡，單擊“動態效果”列表中的“赤水情深”，單擊“確定”按鈕，這樣就設置好了。剛才的那個對話框裡好像還有很多選項，這些也都是文字的格式，不過我們平常能用到的不多。如果你感興趣的話，可以看對話框的預覽框中顯示的效果(如圖3)。

　　圖3

　　4.西文字體的中文格式

　　選中要設置的文字，打開“格式”菜單，單擊“字體”命令，打開“字體”對話框，在這裡就可以設置文字的格式了。需要說明的是，這裡的字體設置是把中文字體是和西文字體分開的，而不是像工具欄把中西文一起設置。單擊“中文字體”下拉列表框，選擇“黑體”，單擊“西文字體”下拉列表框，選擇“使用中文字體”，這樣就可以讓西文字體也使用黑體。在“字形”列表框中選擇“加粗”，從預覽框中可以看到文字的變化，它的作用相當於選擇了工具欄中的“加粗”按鈕;從字號列表框中選擇“二號”，預覽框中的文字同時變大了;單擊“文字顏色”下拉列表框中的箭頭，單擊“其它顏色”按鈕，從彈出的顏色設置對話框中選擇想要的顏色，單擊“確定”按鈕，把顏色賦給選定的文字;單擊“下劃線”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這種較粗的雙線，然後這裡的“下劃線顏色”就成為可選項了。單擊這個下拉箭頭，從面板中選擇“粉紅”，單擊“確定”按鈕，選中的文字格式就設置好了。

　　第二節　段落的格式

　　1.段落間距

　　把光標定位在要設置的段落中，打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在“間距”選擇區中，單擊“段後”設置框中向上的箭頭，把間距設置為“6磅”，單擊“確定”按鈕，這樣這個段落和後面的段落之間的距離就拉開了，這裡的段和段之間並不是用回車來分開的。

　　2.對齊方式

　　在Word裡我們通常用的段落的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。這表示光標所在段落的對齊方式是兩端對齊;我們單擊這個“居中”按鈕，這是居中的效果;單擊“右對齊”按鈕，這是右對齊的效果，再單擊這個“分散對齊”按鈕，文字就這樣來排列了。

Word的左對齊，因為用得比較少，所以在W

ord裡沒有把左對齊按鈕放到工具欄上來。日常使用中通常都是用兩端對齊來代替左對齊。實際上，左對齊的段落裡最右邊是不整齊的，會有一些不規則的空，而兩端對齊的段落則沒有這個問題。

　　3.段落行距

　　行距就是行和行之間的距離，選中全文，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變整個文檔的全部行距了。

　　4.段落的縮進

　　段落的縮進有首行縮進、左縮進、右縮進和懸掛縮進四種形式，標尺上有這幾種縮進所對應的標記。這幾個標記分別代表了段落不同部分的位置：首行縮進就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮進標記控制的是段落的第一行開始的位置;標尺中左縮進和懸掛縮進兩個標記是不能分開的，但是拖動不同的標記會有不同的效果;拖動左縮進標記，可以看到首行縮進標記也在跟著移動，也就是說懸掛縮進標記只影響段落中除第一行以外的其它行左邊的開始位置，而左縮進標記則是影響到整個段落的。如果要把整個段的左邊往右挪的話，直接拖這個左縮進標記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮進或懸掛縮進的量不變。右縮進標記表示的是段落右邊的位置，拖動這個標記，段落右邊的位置發生了變化。需要比較精確定位的地方可以按住Alt鍵後再拖動標記，這樣就可以平滑地拖動了。

　　5.自動套用格式

　　此外我們還可以利用Word提供的自動套用格式功能來設置一些常用文檔的格式：打開“格式”菜單，單擊“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框，選擇套用文檔類型為“常用文檔”，單擊“確定”按鈕，Word就自動套用了默認的常用文檔樣式來給這個文檔排版了;當然也可以選擇“信函”和“電子郵件”兩種樣式來進行設置。

　　6.使用對話框

　　段落格式也可以通過對話框來設置：打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，打開“段落”對話框，在“縮進”一欄中單擊“特殊格式”下拉列表框，從列表中選擇“首行縮進”，在後面的輸入框中輸入縮進的數值，設置好左右縮進的距離，(可以設置負值)單擊“確定”按鈕，段落的格式就設置好了(如圖4)。

　　圖4

　　第三節　邊框和底紋

　　1.段落的邊框和底紋

　　把光標定位到要設置的段落中，打開“格式”菜單，打開“邊框和底紋”對話框，選擇“方框”，在“線型”列表框中選擇虛線，單擊“顏色”下拉列表框中的箭頭，從彈出的面板中選擇“藍色”，然後在這個“應用范圍”下拉列表框中選擇“段落”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個段落加上了一個邊框(如圖5)。

　　圖5

　　再來加一個底紋：打開剛才的對話框，單擊“底紋”選項卡，將填充顏色選擇為“灰色-30%”，同樣把“應用范圍”選擇為&ld