WORD的保護文檔功能使用教程

　　Word文檔的保護功能可以說從Word 97一直到Word XP都是老一套，沒有很大的變化，一些用戶甚至對它都不屑一顧了。但Word 2003的“保護文檔”功能有了較大的改觀，除沿襲了以前版本的修訂保護、批注保護、窗體保護之外，還新增了對文檔格式的限制、對文檔的局部進行保護等功能。

　　一、設置文檔的格式限制功能來保護文檔格式

　　如果您使用文檔的“格式設置限制”功能，則可以防止用戶應用你未明確指定的可用樣式;也可以防止用戶直接將格式應用於文本(例如，項目符號或編號列表，以及字體格式)，限制格式之後，用於直接應用格式的命令和鍵盤快捷鍵將無法再使用，從而對文檔的格式進行保護。

　　具體方法

　　1. 單擊“工具”菜單中的“保護文檔”命令，進入“保護文檔”任務窗口。

　　2. 在“保護文檔”任務窗口中，選中“限制對選定的樣式設置格式”復選框，單擊“設置”按鈕(如圖1所示)。

　　圖1 保護窗口設置窗口

　　3. 在彈出的“格式設置限制”對話框中勾選“限制對選定的樣式設置格式”，然後在對話框中選擇需要進行格式限制的樣式，並清除文檔中不允許設置其格式的樣式的復選框(如圖2所示)。

　　圖2 格式設置限制

　　4. 點“確定”按鈕，會彈出一個警告對話框，點擊“是”按鈕。

　　比如，我們在“格式設置限制”對話框中取消了對“標題1樣式”的勾選，確定後，在彈出的警告對話框中單擊“是”，這樣凡是應用了標題1樣式的區域格式將會被清除掉，而其他格式則保留。

　　5. 在“保護文檔”窗口中單擊“是，啟動強制保護”。

　　6. 在“啟動強制保護”對話框中的“新密碼(可選)”框中鍵入密碼，確認該密碼後點“是”即可啟動文檔格式限制功能。

　　提示：

　　1. 若要將樣式限制為最小數目的推薦選項，請單擊圖2中的“推薦的樣式”按鈕。您可以將樣式限制為更少的選項，但是這樣會刪除 Microsoft Word 在某些功能中使用的樣式，例如目錄以及項目符號或編號列表。

　　2. 若希望保留部分鍵入時自動套用格式功能(工具/自動更正選項/鍵入時自動套用格式)，例如將分數“1/2”更改為“?”，請選中“允許自動套用格式替代格式設置限制”復選框。

　　二、設置文檔的局部保護功能

　　Word 2003的文檔保護功能最大改進要數文檔的局部保護了，可以將部分文檔指定為無限制。

　　具體方法：

　　1. 選定需要進行編輯的(無限制的)文本，按住Ctrl鍵可選中不連續的內容;

　　2. 在“編輯限制”的“僅允許在文檔中進行此類編輯”列表中選中“未做任何更改(只讀)”， 防止用戶更改文檔(如圖3所示)。

　　圖3 編輯限制

　　3. 在“例外項”中選擇可以對其編輯的用戶。

　　如果允許打開文檔的任何人編輯所選部分，則選中“組”框中的“每個人”復選框;

　　如果允許特定的個人編輯所選部分，單擊“更多用戶”，然後輸入用戶名(可以是 Microsoft Windows 用戶賬戶或電子郵件地址)，用分號分隔，點“確定”(如圖4所示)。

　　圖4 添加用戶

　　4. 對於允許編輯所選部分的個人，請選中其名字旁的復選框，最後單擊“是，啟動強制保護”，並輸入保護密碼。

　　提示：若要給文檔指定密碼，以便知道密碼的用戶能解除保護，請選中“密碼”單選按鈕，在“新密碼　可選　”框中鍵入密碼，然後確認該密碼。若要加密文檔，使得只有文檔的授權擁有者才能解除保護，請單擊“用戶驗證”(如圖5所示)。

　　圖5 啟動密碼保護

　　這樣，只有選定區域的文本可以編輯(高亮顯示)，而其它沒有選中的區域就不能進行編輯。

　　如果要停止保護，可單擊“保護文檔”任務窗格底部的“停止保護”按鈕，輸入密碼，即可解除保護。