WORD實用排版之樣式、模板與目錄

　　一、什麼是樣式

　　樣式是一種預定義的格式集，每一種樣式都可由若干種格式組合而成，它具有如下特點：

　　A、利用樣式可以把段落、文字等格式組合成一個整體，方便了用戶的使用;

　　B、當修改了某樣式中的格式時，用該樣式定義的文本格式都可以自動更改為新格式，減輕了修改的工作量。

　　二、用樣式定義文本格式

　　樣式大體上分為兩類：字符樣式和段落樣式。

　　字符樣式中只包括各種字體格式，段落樣式中既包括段落格式，也可以包括字體格式。

　　用字符樣式定義文本時，需要先選中要定義的文字，然後在“格式”工具欄的下拉式列表框中選擇需要的樣式。

　　用段落樣式定義文本時，如果只定義當前段落，不需要選擇，只要把光標放在段落中，如果要定義多個段落，需要先選擇這些段落，然後在“格式”工具欄的下拉式列表框中選擇需要的樣式。

　　三、修改樣式

　　單擊“格式”菜單中的“樣式”，在樣式列表中選中要修改的樣式，單擊“更改”按鈕，在彈出的對話框中，單擊“格式”按鈕，從中選擇要修改的內容，如“字體”、“段落”等，更改為需要的格式後，選中“自動更新”復選框，單擊“確定”按鈕，回到上一級對話框後，單擊“應用”按鈕。

　　說明：如果選中“自動更新”復選框，則會用更改後的樣式自動更新所有用該樣式定義的文本。如果修改樣式是為了以後使用，則不要選中“自動更新”復選框，也不要單擊“應用”按鈕，而是單擊“關閉”按鈕。

　　四、自定義樣式

　　單擊“格式”菜單中的“樣式”，然後單擊“新建”按鈕;設置自定義的樣式“名稱”、“類型”、“基准樣式”後，單擊“格式”按鈕，根據需要設置新樣式的“字體”、“段落”等格式後，單擊“確定”按鈕，回到上一級對話框後，單擊“關閉”按鈕。

　　新建樣式定義好後，在“格式”工具欄的“樣式”列表中可以找到它，並可以用它來定義文本了。

　　五、刪除樣式

　　單擊“格式”菜單中的“樣式”，在樣式列表中選中要刪除的樣式，單擊“刪除”按鈕。

　　說明：如果刪除的是“自定義”樣式，則它被徹底刪除，如果刪除的是更改過的Word樣式，則只是把它從“正在使用的樣式”列表中刪除了，且“標題1”等系統樣式不能刪除。

　　六、用模板創建文檔

　　單擊“文件”菜單中的“新建”(注意：不是“常用”工具欄中的“新建”按鈕)，彈出“新建”對話框，從中選擇需要的模板後，單擊“確定”按鈕，這樣新建的文檔就用該模板創建了，只要編輯修改相應的內容，就成為一個Word文檔。

　　七、自定義模板

　　編輯一個Word文稿，存盤時使用“文件”菜單中的“另存為”，在保存類型中選擇“文檔模板(*.dot)”，設置文件名後，單擊“保存”按鈕，則該文檔被保存為模板。以後使用該模板時，用“文件”菜單中的“新建”，在“常用”標簽下可以找到它並用它創建新文檔。

　　八、修改模板

　　單擊“文件”菜單中的“新建”，選中要修改的模板，並且選中“模板”復選框，則該模板被打開;編輯修改後，單擊“保存”按鈕，覆蓋原來的模板即可。

　　說明：在“新建”時，如果選中“文檔”復選框，則表示用該模板打開一個Word文檔;如果選中“模板”復選框，則表示打開一個Word模板。

　　九、創建文檔目錄

　　Word提供了自動生成文檔目錄的功能。不過在使用時有兩個前提條件：①文檔必須有頁碼;②文檔的大小標題必須用Word提供的標題樣式定義，如“標題1”、“標題2”、“標題3”等。

　　插入目錄時，把光標放在要插入的位置(一般在第一頁)，單擊“插入”菜單中的“索引和目錄”，在彈出的對話框中選擇“目錄”標簽，設置“目錄級數”、“制表前導符”後，單擊“確定”按鈕，則目錄就自動生成並插入到當前位置了。