Word2010主控文檔完成多人協同文檔編輯

　　本文主要講述如何巧妙應用Word2010軟件的主控文檔功能，輕松完成多人協同文檔編輯工作。

　　企業的年終總結報告通常要涉及多個專業而且篇幅也比較長，因此往往需要由幾個人共同編寫才能完成。協同工作是一個相當復雜的過程，我們需要有一個可以輕松搞定重復拆分、合並主文檔的技巧。

　　Word 2010在大綱視圖下的主控文檔功能正好可以解決這個難題。下面我們一個實例來講解協同編輯具體的操作步驟，這個總結報告包含開頭總述、財務情況、公司業績、人員管理、安全制度、總結拆6個文檔。

　　1.快速拆分

　　先用Word 2010打開總結報告提綱，選中總結報告的總標題“2010年度企業總結報告”，在“開始”選項卡的“樣式”列表中單擊選擇“標題”，把它設置為標題樣 式。同樣分別把財務情況、公司業績、人員管理、安全制度、總結5部分的首行標題都設置為“標題1”樣式。當然如果你的總結報告本來就已經設置了相應標題樣 式這一步就可以省了。

　　現在單擊Word窗口下狀態欄右側的“大綱視圖”圖標切換到“大綱視圖”。在“大綱”選項卡的“主控文檔”區域中單擊“顯示文檔”展開“主控文 檔”區域。 按Ctrl+A鍵選中全文，單擊“主控文檔”區域的“創建”圖標，即可把文檔拆分成6個子文檔，系統會將拆分開的6個子文檔內容分別用框線圍起來(圖 1)。

　　最後把文檔命名為“2010總結報告.DOCX”保存到一個單獨的文件夾(D:2010總結報告)後退出，保存時Word會同時在該文件夾中創建2010年度企業總結報告.DOCX、財務情況.DOCX、公司業績.DOCX等6個子文檔分別保存拆分的6部分內容。

　　自動拆分以設置了標題、標題1樣式的標題文字做為拆分點，並默認以首行標題作為子文檔名稱。若想自定義子文檔名，可在第一次保存主文檔前，雙擊 框線左上角的圖標打開子文檔，在打開的Word窗口中單擊“保存”即可自由命名保存子文檔。在保存主文檔後子文檔就不能再改名、移動了，否則主文檔會因找 不到子文檔而無法顯示。

　　2.匯總修訂

　　把“D:2010總結報告”文件夾下的6個子文檔按分工發給6個人進行編輯，記住交代他們不能改文件名。等大家編輯好各自的文檔發回後，我們再把這些文檔復制粘貼到“D:2010總結報告”文件夾下覆蓋同名文件，即可完成匯總。

　　現在打開主文檔“2010總結報告.DOCX”，你會看到文檔中只有幾行子文檔的地址鏈接(圖2)。我們得先切換到大綱視圖，在“大綱”選項卡 中單擊“展開子文檔”才能顯示各新子文檔內容。現在的主文檔已經是編輯匯總好的總結報告了，你可以直接在文檔中進行修改、批注，修改的內容、修訂記錄和批 注都會同時保存到對應子文檔中。

　　主文檔修改完成後先保存一下，再把“D:2010總結報告”文件夾下的子文檔重新發回給對應的人，大家就可以按修訂、批注內容進行修改完善了。重復此步驟直到總結報告最終完成。

　　3.轉成普通文檔

　　總結報告完成後得交給老板審閱，考慮到主文檔打開時不會自動顯示內容且必須附上所有子文檔等問題，顯然不宜直接上交主文檔。因此我們還需要把編輯好的主文檔轉成一個普通文檔再上交老板審閱。

　　打開主文檔“2010總結報告.DOCX”，在大綱視圖下單擊“大綱”選項卡中的“展開子文檔”以完整顯示所有子文檔內容。再按Ctrl+A鍵 全選所有顯示的子文檔內容，單擊“大綱”選項卡中的“顯示文檔”展開“主控文檔”區，單擊“取消鏈接”即可。最後單擊“Office”按鈕選擇“另存為 /Word文檔”，命名另存即可得到合並後的一般文檔。在此最好不要直接保存，畢竟原來的主文檔以後再編輯可能還用得到。

　　事實上，在Word中單擊“插入”選項卡的“對象”選擇“文件中的文字”也可以快速合並多人分寫的文檔，操作還要簡單得多。我們之所以要使用主 控文檔，主要在於主文檔中進行的格式設置、修改、修訂等等內容都能自動同步到對應子文檔中，這一點在需要重復修改、拆分、合並時特別重要。