20個Word文字處理技巧

　　1. 去除頁眉的橫線方法兩則

　　在頁眉插入信息的時候經常會在下面出現一條橫線，如果這條橫線影響你的視覺，這時你可以采用下述的兩種方法去掉：用第一種的朋友比較多，即選中頁眉的內容後，選取“格式”選項，選取“邊框和底紋”，邊框設置選項設為“無”，“應用於”處選擇“段落”，確定即可。

　　第二種方法更為簡單，當設定好頁眉的文字後，鼠標移向“樣式”框，在“字體選擇”框左邊，把樣式改為“頁腳”、“正文樣式”或“清除格式”，便可輕松搞定。

　　2. 在Word中快速選擇字體

　　為了能夠快速地選擇字體，我們可以將常用的字體以按鈕的形式放到工具欄上。首先在 Word 的工具欄上單擊鼠標右鍵，在右鍵菜單中選擇最後一項 “ 自定義 ” 。然後在出現的自定義編輯界面中選中 “ 命令 ” 選項卡，再選擇 “ 類別 ” 中的 “ 字體 ” 項。最後從右邊列出的 Windows 已安裝的字體中，選擇常用的字體並用鼠標直接將它拖曳到工具欄上，這樣在以後的使用中就可以快速選擇字體了。

　　3. 用Word實現快速隔行刪除

　　先 將全文復制 Word 中，按 Ctrl+A 鍵全選，再選擇 “ 表格 ” 下拉菜單中的 “ 轉換 / 文字轉換成表格 ” ，在彈出的對話框中，將 “ 列數欄 ” 定為 “2 列 ” ，將 “ 文字分隔位置 ” 選為 “ 段落標記 ” ，確定後便出現一個 2 列 n 行的表格，再全選表格，右擊鼠標 “ 合並單元格 ” 。

　　4. 清除Word文檔中多余的空行

　　如果 Word 文檔中有很多空行，用手工逐個刪除又太累人，直接打印吧，又太浪費墨水和打印紙。有沒有較便捷的方式呢？我們可以得用 Word 自帶的替換功能來進行處理。在 Word 中打開編輯菜單，單擊 “ 替換 ” ，在彈出的 “ 查找和替換 ” 窗口中，單擊 “ 高級 ” 按鈕，將光標移動到 “ 查找內容 ” 文本框，然後單擊 “ 特殊字符 ” 按鈕，選取 “ 段落標記 ” ，我們會看到 “^p” 出現在文本框內，然後再同樣輸入一個 “^p” ，在 “ 替換為 ” 文本框中輸入 “^p” ，即用 “^p” 替換 “^p^p” ，然後選擇 “ 全部替換 ” ，怎麼樣，多余的空行不見了吧。

　　5. 同時保存所有打開的Word文檔

　　有時在同時編輯多個Word文檔時，每個文件要逐一保存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢？在按下Shift鍵的同時，單擊“文件”菜單，大家看，已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了。

　　6. 巧妙設置文檔保護

　　在用Word2000/XP打印一份文件時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉文件吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別 人破壞了。怎麼辦呢？執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然後設上密碼。怎麼樣，光標跑到了文件頭，任你怎麼移動鼠 標、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。

　　7. 編輯長文件更輕松

　　相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非 常麻煩，還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置，發現鼠標指針變成雙箭頭，此時按住鼠標左鍵向下拖動，文檔編輯區會被一分為二。你只需在上 面編輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內 容。

　　8. 取消“自作聰明”的超級鏈接

　　當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網址上按一下，就會啟動IE進入超級鏈接。但 如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢？在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將 “Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的 小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以後再輸入網址後，就不會轉變為超級鏈接了。

　　9. 巧設Word啟動後的默認文件夾

　　Word 啟動後，默認打開的文件夾總是 “ 我的文檔 ” 。通過設置，我們可以自定義 Word 啟動後的默認文件夾，步驟如下：

　　(1) 單擊 “ 工具 ” 菜單中 “ 選項 ” 命令，程序將會彈出 “ 選項 ” 的對話框；

　　(2) 在對話框中，選擇 “ 文件位置 ” 標簽，同時選擇 “ 文檔 ” ；

　　(3) 單擊 “ 更改 ” 按鈕，打開 “ 更改位置 ” 對話框，在 “ 查找范圍 ” 下拉框中，選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾並單擊 “ 確定 ” 按鈕；

　　(4) 最後單擊 “ 確定 ” 按鈕，此後 Word 的默認文件夾就是用戶自己設定的文件夾。

　　10. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首

　　作為語文老師，在用 Word 編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行 “ 插入 → 符號 ” 命令，打開 “ 符號 ” 對話框，在 “ 符號 ” 標簽下，將字體選定為 “ 標准字體 ” ， “ 子集 ” 選定為 “CJK 統一漢字 ” ，你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的 ( 如扌、攵、氵等 ) 偏旁部首，按 “ 插入 ” 按鈕就行了。

　　11. 將Word表格巧妙轉換為Excel表格

　　先打開帶表格的 Word 文件，接著選中整個表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表 示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇 “ 復制 ” ；然後打開 Excel ，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇 “ 選擇性粘貼 ” ，在出現的對話框中有 6 項菜單可選，選擇 “ 文本 ” 並確定就行了。

　　12. 巧存Word文檔中的圖片

　　有時候收到朋友寄來的一篇圖文並茂的 Word 文檔，想把文檔裡的所有圖片全部保存到自己的電腦裡，可以按照下面的方法來做：打開該文檔，選擇 “ 文件 ” 菜單下的 “ 另存為 Web 頁 ” ，指定一個新的文件名，按下 “ 保存 ” 按鈕，你會發現在保存的目錄下，多了一個和 Web 文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會驚喜地發現， Word 文檔中的所有圖片，都在這個目錄裡保存著。

　　13. 在WordXP中巧輸分數

　　啟動 WordXP ，選擇 “ 插入 ” 菜單下的 “ 域 ” 命令，出現 “ 域 ” 對話框，在 “ 請選擇域類別 ” 的下拉列表中選擇 “ 等式和公式 ” ， “ 域名 ” 項選中 “Eq” ，然後單擊 “ 域代碼 ” 按鈕，單擊 “ 選項 ” 按鈕，在 “ 開關 ” 中選擇 “F(,)” ，按下 “ 添加到域 ” ，在下面的 “ 域代碼 ” 中添加上分子和分母，如 EQF(1,2) ，連按兩次 “ 確定 ” 回到 Word 編輯窗口，這樣分數制作就完成了。

　　14. 快速輸入大寫數字

　　由於工作需要，經常要輸入一些大寫的金額數字 ( 特別是財務人員 ) ，但由於大寫數字筆畫大都比較復雜，無論是用五筆字型海獅拼音輸入法輸入都比較麻煩。後來偶然發現，利用Word200 0 可以巧妙地完成：首先輸入小寫數字如 “123456” ，選中後從 “ 插入 ” 菜單中選擇 “ 數字 ” 命令，接著會出現如圖所示的對話框，選擇 “ 壹，貳，三 ” 項，點擊 “ 確定 ” 即可，或者你也可以直接在 “ 數字 ” 對話框中輸入數字。

　　15. 在Word文檔中插入MP3文件

　　在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限 於WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打 開的“對象”對話框中，選擇“由文件創建”活頁卡片，點擊“浏覽”按鈕，從打開的“浏覽”對話框中找到准備插入的MP3文件，並確定。當“浏覽”對話框自 動關閉後，點擊“由文件創建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說明