word文檔基本操作步驟

　　新建文檔

　　我們講了Word第一課後，有位朋友和我說用起來太麻煩了，問他怎麼個麻煩法，他說，有時要打印幾份文件，每打印一份就要退出一次Word重來，所以特別麻煩。 其實根本用不著退出Word。你可以在Word裡面關掉已經打印出來的文件，然後新建一個文檔或者打開另外的文檔，同時打開幾個文件也可以。

　　怎麼做呢?很簡單的，先看新建文檔。我們打開Word。Word啟動之後自動建立了一個新文檔，注意現在標題欄上的文檔名稱是“文檔1.doc”，單擊工具欄上的"新建空白文檔"按鈕，現在我們就又新建了一個空白的文檔，它的名字叫做“文檔2.doc”。再單擊這個按鈕，就出現了“文檔3”。這是我們新建一個文檔最常用的方法。

　　建立新文檔 還 有幾種 方法：

　　1通過“開 始”菜單 的“新建Office 文檔”命 令來 建立：

　　單 擊“開始” 按鈕，單擊 “新建 Office 文檔”命令

　　打開“新建Office文檔”對話框，選擇“空文檔”：

　　單擊“確定”按鈕，出現了Word的啟動畫面，我們就建立了一個新的Word文檔。

　　2 使用快捷鍵來建立： 在Word中按Ctrl+N鍵，可以建立一個新的空白文檔。

　　3 在Word中使用“文件”菜單的“新建”命令來建立：

　　4 在“我的電腦”和“資源管理器”中使用“新建”命令來建立：

　　5 使用右鍵菜單來建立： 在桌面上空白處單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中單擊“新建”項，從彈出的子菜單中選擇“Microsoft Word文檔”，給這個文檔起好名字，這個文檔就建立好了。

　　打開文檔

　　怎麼在Word裡打開以前存盤的文檔呢?我的朋友說他一直都是先退出Word，然後去雙擊要打開的文件，Word就會自動啟動並打開那個文件。

　　其實打開和新建一樣，不用退出Word也可以打開文件，單擊工具欄上的“打開”按鈕，就可以打開一個“打開文件”對話框。

　　我們來看看怎麼打開D盤“笑話”文件夾中的“笑話.doc”。

　　單擊這個下拉列表框，從彈出的列表中選擇“D：”，也就是D盤，現在下面的文件列表中出現的就是D盤的內容了，雙擊打開這個“笑話”文件夾，列表中就出現了“笑話.doc”文件，選中這個文件，單擊“打開”按鈕，就打開這個文件了。

　　打開文檔 還 有幾種 方法：

　　1通過“開始”菜單的“打開Office文檔”命令來打開;

　　2 在Word裡按“Ctrl+O”鍵。 在Word中使用“文件”菜單的“打開”命令。

　　3使用“文件”菜單中的歷史記錄來打開文檔：打開“文件”菜單，在下面有一欄顯示了我們最近打開過的文檔，單擊其中的一條，就可以打開相應的文檔了;

　　我們還可以設置這個文檔顯示的數目：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“常規”選項卡，在這裡有一個“列出最近使用文件?個”選項，輸入框中可以輸入文件的數目，而清除這個復選框則可以讓Word不再記憶曾經打開的文件。

　　保存文檔

　　現在我們來看看保存文檔。這次我們講一點新東西：

　　打開“另存為”對話框;這裡有一個“新建文件夾”按鈕，它可是很有用的：我們平時的文件都是分類存放的，而有時要保存編輯的稿件，覺得放到哪裡都不合適，這時我們就可以新建一個文件夾把文件放到裡面。單擊這個“新建文件夾”按鈕，在打開的對話框中輸入文件夾的名字“稿件”，

　　單擊“確定”按鈕，回到“另存為”對話框;輸入文檔的名字，單擊“保存”按鈕，我們就可以把文檔保存在新建的文件夾中了。

　　多文檔切換

　　不過現在就有另一個問題了，現在我們打開了幾個文檔，而不是像以前那樣只打開一個文檔，如果我

　　們想從現在這個文檔切換到另外的一個文檔中，該怎 麼辦呢?一般的辦法是使用窗口菜單來切換當前編輯

　　的文檔。

　　打開窗口菜單，菜單的最下面列出了我們打開的 所有文檔，帶有對號的是當前編輯的文檔，單擊“文

　　檔2.doc”，就切換到了“文檔2.doc”。 當然你也 可以按下ALT+TAB鍵來切換，這是Word 2000新增的

　　切換功能。

　　關閉文檔和退出Word

　　現在我們打開了多個文檔，假如我們現在要關閉這個“文檔2.doc”，單擊標題欄上的這個“關閉”按

　　鈕就可以了。 你可能要問，這個按鈕不是退出Word時用的嗎?是這樣，在只打開了一個文檔時是點這個

　　按鈕會退出Word，但在同時打開了幾個文檔時，它的作用就只是關閉當前編輯的文檔了。現在我們只有

　　一個打開的文檔，在剛才的關閉按鈕的下面，也就是菜單欄的最右端，又出現了一個關閉按鈕。現在標題欄上

　　的“關閉”按鈕的作用是關閉當前編輯的文件並且退出Word，而菜單欄上的“關閉”按鈕就只是關閉當前文檔，

　　而不退出Word了。

　　在打開了幾個文檔的時候可以直接退出Word，打開“文件”菜單，選擇“退出”命令，就可以直接退出Word了。選擇這個命令後，出現了一個對話框，這是提示我們要關閉的文檔沒有存盤，要不要現在保存，

　　這是Word的一項功能。如果在上次保存之後你又對文檔做了改動，它就會提醒你進行保存;現在的這些文件都沒有保存價值，所以我們選擇“否”。不過你以後遇到這個對話框時可要想清楚，是不是要保存。 雖然忘了保存文件時，退出Word會提醒你存盤，但你也要養成經常保存文件的習慣。不然萬一遇到停電之類的特殊情況，可是誰也幫不了你。

　　文檔的保護

　　有時編輯的文檔不希望別人進行修改，這時可以給文檔設置一個口令，把文檔保護起來：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“保存”選項卡，在“修改權限密碼”文本框中輸入一個密碼(如圖14)，單擊“確定”按鈕，此時會出現一個“確認密碼”對話框，再一次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，密碼就設置好了，關閉並保存文檔，再打開它，就會出現一個“密碼”對話框，要求我們輸入一個密碼，否則就只能以只讀方式打開文檔。

　　如果你不希望別人看到文檔的內容，還可以設置一個“打開權限密碼”，打開“選項”對話框，在“常規”選項卡的“打開權限密碼”正文框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，彈出“確認密碼”對話框，再次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，同樣保存退出，再打開文檔時會彈出一個“密碼”對話框，現在如果不輸入密碼就不能打開文檔了。要是不想要密碼了，打開“選項”對話框，在兩個密碼的正文框裡把密碼清除就可以了。

　　要是把密碼忘了，你最好和微軟的人聯系，讓他們幫你來解決這個問題。

　　在Word中還可以對文檔的一部分內容設置修改口令，防止別人修改，方法是打開“工具”菜單，單擊“保護文檔”命令，在“保護文檔”對話框中選擇要保護的內容，比如批注、修訂等，輸入密碼，單擊“確定”按鈕，同樣會出現一個“確認密碼”對話框，確認一下密碼就可以了。

　　存為Web頁面

　　把一個文檔保存成一個網頁：打開“文件”菜單，單擊“另存為Web頁”命令，打開“另存為”對話框，選擇保存的文件夾，輸入文件名，單擊“保存”按鈕，就可以保存出一個Web頁來。

　　不過在保存時會丟失一部分格式的設置，因為在頁面視圖中的某些格式在浏覽器中是無法實現的，單擊“繼續”按鈕，Word自動轉到了Web版式視圖中，在這裡設置的格式就可以在浏覽器中完全顯示了。

　　打開“文件”菜單，單擊“Web頁預覽”按鈕，就可以直接用浏覽器來查看所做網頁的實際效果了。在Word 2000中可以直接從打開對話框中打開並編輯Web文件夾中的文檔，也可以直接把文檔保存到Web文件夾中。

　　在IE5中單擊“編輯”按鈕的下拉箭頭，選擇“使用Microsoft Word for windows進行編輯”，可以啟動Word對網頁進行編輯。

　　Web文件夾是Office 2000中增加的一個功能，它允許你將Office文檔直接保存到Web服務器上，以方便文檔的更新。

　　設置Web文件夾：打開“我的電腦”，雙擊“Web文件夾”圖標，打開“Web文件夾”，雙擊“添加Web文件夾”圖標，打開“添加Web文件夾”對話框，在“請鍵入要添加的位置”輸入框中輸入放置Web文件夾的URL，單擊“下一步”按鈕，輸入這個Web文件夾的名稱，單擊“完成”按鈕，一個W