為WPS表格單元格添加說明的兩種方法

　　在WPS表格中編制表格時為了讓別人能准確了解表格的數據和輸入要求，往往需要對單元格設置標注以便進行說明或提示輸入方式。下面我們介紹為WPS表格的單元格設置標注的兩種方法。

　　一、添加批注

　　批注是WPS表格中最常用的標注方法。選中單元格右擊選擇“插入批注”，在彈出的“批注編輯”窗口中輸入要說明的內容(圖1)，確定後即可為選中單元格添加批注說明。以後你只要把鼠標指向這個單元格，就會出現批注框顯示輸入的說明，鼠標移開又會自動隱藏。你可右擊單元格選擇“編輯批注”對已設置的批注進行修改，選擇“刪除批注”則可刪除添加的批注。

　　注：設置了批注的單元格右上角會顯示一個紅色的三角形作為標志，這個看起來可能不太順眼。不過該標志和批注信息只能在屏幕上看到，並不會被打印出來。

　　二、利用數據有效性

　　利用數據有效性也可以為單元格添加說明。選中需要設置標注的單元格，單擊菜單“數據/有效性”打開“數據有效性”窗口，切換到“輸入信息”選項卡，勾選“選定單元格時顯示輸入信息”，然後在下面輸入標題和輸入信息(圖2)，單擊確定完成設置。現在只要選中該單元格就會顯示提示信息。以後需要修改說明時，只需選中單元格打開“數據有效性”窗口進行修改即可，在“數據有效性”窗口中單擊“全部清除”按鈕則可刪除說明。

　　注：使用數據有效性可以同時選中多個單元格給它們設置相同的說明，且設置了說明的單元格上不會出現任何標志。

　　以上兩種標注各有優劣，利用批注插入的說明只對鼠標有反應，對於完全用鍵盤輸入的填表人來說就看不到了，因此比較適合為查看表格的人提供說明。數據有效性添加的說明不管是用鼠標或者鍵盤操作在選中單元格時都會顯示。當然如果你希望在打印出來的表格上顯示說明的話，那麼就只能直接插入文本框進行標注了。