Excel填充技巧

　　自定義序列

 

　　因為在表格中填入數據時，常有如連續的月份、星期幾、第幾季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，這些數據按一定的順序排列得十分規則，故而Excel中已把它們定義成了一些序列，在我們“自動填充”時，這些序列就自動地填充到指定的單元格區域中。

 

　　如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當在起始單元格填有 “Sun”時，則可利用自動填充功能在預填充區域的單元格中按順序循環填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……

 

　　除“星期”序列之外Excel還定義了哪些序列呢？通過菜單“工具/選項…”打開“選項”對話框，選擇“自定義序列”標簽，你就會發現它們。

 

　　其實，你也可以根據自己的需要，建立自己的“自定義序列”，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。方法是：

 

　　1. 用“工具/選項”菜單命令，打開“選項”對話框；

 

　　2. 切換到“自定義序列”標簽，在“自定義序列”列表框中單擊“新序列”，再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。每輸完序列中的一項，都要按一次Enter鍵。

 

　　3. 單擊“添加”按鈕，新序列就出現在“自定義序列”列表框中了。

 

　　4. 單擊“確定”按鈕，關閉“選項”對話框。

 

　　之後，只要在單元格輸入序列中的某一項，如“部門A”，則“部門B、部門C、部門D……”等其它項目就可以用自動填充來輸入了。

 

　　“序列”對話框的使用

 

　　在用菜單法進行自動填充時，打開過“序列”對話框。除用其中的“自動填充”選項達到前面提到的填充效果外，還可以應用其他選項來填充數字、日期的特殊序列。

 

　　1. 比如，想在一個“列”的區域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是：

 

　　（1）在起始單元格中輸入數值1；

 

　　（2）選定包括起始單元格在內的欲填充序列的同一列單元格區域；

 

　　（3）用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框；

 

　　（4）在“序列產生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選擇“等差數列”，“步長”設定為2；

 

　　（5）單擊“確定”，則在選定的區域就填好一個1、3、5、7……的等差序列。

 

　　2. 如果，想填充有關年份遞增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：

 

　　（1）在起始單元格中輸入日期1980-3-15；

 

　　（2）選定包括起始單元格在內的欲填充序列的同一列單元格區域；

 

　　（3）用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框；

 

　　（4）在“序列產生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選擇“日期”；

 

　　（5）這時“日期單位”選項可用了，選擇“年”；

 

　　（6）“步長”設定為2；

 

　　（7）單擊“確定”，則在選定的區域就填好了一個想要的日期序列。

 

　　用類似的方法，可填充年份遞減的日期序列，還可填充月份、日期遞增（減）的日期序列。 

　　用鼠標右鍵拖拽“填充柄”進行填充 　

　

　　前面說過，用鼠標左鍵拖拽“填充柄”可以進行自動填充。其實用鼠標右鍵拖拽“填充柄”也可以進行填充，當然填充形式更多樣。方法是，填好起始單 元格數據，用鼠標指向填充柄，按下鼠標右鍵在同一行（或同一列中）進行向左、向右（或向上、向下）拖拽到預定單元格後，松開右鍵，這時會彈出一個快捷菜 單。

 

　　點擊相應菜單，可完成相關操作。如點擊“復制單元格”，可在鼠標拖拽的范圍內，用起始單元格數據復制填充。

　   其它幾個菜單項

 

　　當鼠標指向菜單“編輯/填充”時，其子菜單中除有“序列…”外，還有“向下填充”、“向右填充”、“向上填充”和“向左填充”幾個菜單項。它們的作用都是以復制的形式填充選定的單元格區域。

 

　　現舉例來說明“向右填充”的作用，其它菜單項作用類似。以B2作為起始單元格，在其中輸入一個日期2004-3-15，再從B2向右選定含有若干個單元格的區域，用菜單命令“編輯/填充/向右填充”，則所選區域單元格的數據皆為2004-3-15。

 

　   幾個特別的填充操作

 

　　有幾個特別的填充操作，不妨試試，看看有什麼效果：

 

　　1. 在同列（行）兩相鄰單元格中，分別輸入兩數值型數據。同時選中它們，並以之為起始點，用鼠標左鍵拖拽填充柄向上或下（在行中為向右、向左）拖拽填充，這時也會有等差序列出現。此法對日期型、時間型、含數字的字符型和自定義序列中的數據均有產生等差序列的效果。

 

　　2. 在用鼠標左鍵拖拽填充柄進行填充時，同時按住鍵盤上的Ctrl鍵。你會發現不同類型的數據會有不同的填充效果，請注意區分。

 

　　——自動填充

 

　　自動填充是直接利用現有單元格數據對其附近的單元格或單元格區域進行數據的智能填充。可以用菜單方式和鼠標拖拽填充柄的方式進行。

 

　　1. 菜單方式

 

　　（1）在欲進行自動填充的起始單元格鍵入數據，並選中包括起始單元格在內的單元格區域（行或列）。

 

　　（2）用菜單：“編輯/填充/序列…”，彈出“序列”對話框。

 

　　（3）欲橫向自動填充序列，在“序列產生在”欄選中“行”選項；否則選中“列”選項按鈕。

 

　　（4）在“類型”選項中選擇“自動填充”；

 

　　（5）單擊“確定”按鈕。

 

　　2. 用鼠標拖拽填充柄方式

 

　　鼠標拖拽填充柄方式是最簡單方便的自動填充方式。填充柄是位於選定單元格或區域的右下角的小黑塊。

 

　　（1）在起始單元格中鍵入數據並選中該單元格。

 

　　（2）將鼠標指針指向填充柄（選定區域右下角的黑色小方塊），指針變成黑十字形狀。

 

　　（3）按下鼠標左鍵向欲填充的方向（列中為上下，行中為左右）拖拽，至滿足需要的區域為止。

 

　　3. 自動填充小結：

 

　　（1）若起始數據為日期型，則填充的效果是日期按天數遞增或遞減，如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16……；

 

　　（2）若起始數據為時間型，則填充的效果是單元格的時間型數據按小時數遞增或遞減，如3:34、4:34、5:34……；

 

　　（3）若起始數據為已定義的“自定義序列”中的數據，則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環填入（有關“自定義序列”後敘）；

 

　　（4）若起始數據為含有阿拉伯數字的字符型數據，則填充的效果是字符復制，而其中的數字遞增或遞減，如第1名、第2名、第3名……；如 abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……（注：若含有幾個被分開的數字，則最右邊的數字發生遞增或遞減）；

 

　　（5）若起始數據為數值型、邏輯型或其它不含有數字的字符型數據，則填充的效果是復制起始單元格的數據；