Excel實用技巧大全

Excel是我們大家常用的辦公軟件，筆者在使用過程中總結出了一些經驗，現在寫出來供大家參考。

　　1、不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格

　　因工作需要，筆者在Excel多個單元格中輸入大量文本，大家都知道，在Excel中，如果要選定已選定單元格右側的單元格，可以按下方向鍵進行移動，可為了節省時間，讓操作的速度更高，可以按下Tab鍵，這樣就可以快速選定已選定單元格右側的單元格了，因為打字的時候兩只手都在主鍵區上工作，如果要按方向鍵，則必須把右手騰出來，這樣無疑會降低效率；

　　那麼如果想選定已選定單元格左側的單元格該怎麼辦呢？筆者經過試驗發現，可以同時按下“Shift+Tab”組合鍵，這樣所選定的單元格就會左移了。

　　上面我們知道了快速向左和向右移動所選定單元格的方法，那向下選定單元格是按下“Enter”鍵，相同的道理，如果想向上選定單元格就是同時按下組合鍵“Shift+Enter”了，怎麼樣，這樣你在Excel中輸入大量文本速度就會快多了。

　　2、選中包含超鏈接的單元格

　　在Excel中的一個單元格中輸入一個電子信箱地址，默認狀態下此單元格就會自動轉化為超鏈接，用鼠標點擊它就會打開超鏈接，這樣一來，如何才能選中此單元格而不打開此超鏈接呢？方法很簡單，用鼠標點住此單元格持續幾秒鐘不放，就可以選中它了。

　　3、持續顯示單元格內的公式

　　在Excel中的單元格內任意輸入一個公式，如=1+1，按下回車鍵，這時此單元格就會不再顯示公式，而顯示出計算結果2，可有的時候我們並不想馬上看到結果，而是希望此單元格能繼續顯示出公式，如何解決這個問題呢？方法很簡單，在單元格內輸入公式之後，依次點擊菜單欄中的“工具”——“公式審核”——“公式審核模式”，這樣就可以使公式繼續保持原樣；而如果想顯示出公式計算結果時，可以再次點擊“公式審核模式”即可。

　　4、快速計算出矩形對角線長度

　　已知矩形的長和寬，現要求計算它的對角線長度，用Excel就可以快速計算出答案。如何操作呢？

　　設矩形長為X，寬為Y，對角線長度為Z，那麼，從這個公式可以看出，要求出Z，有兩個步驟。一，算出X的椒街島蚘的平方值，並把它們相加；二，把第一步求出的值開方，所得出的數字就是Z。很明顯，我們要使用到Excel中的兩個函數，一個是計算某個數值的平方，即對數字進行冪運算；二是計算數字的平方根。下面介紹這兩個數學函數的使用方法。

　　■返回給定數字的乘冪：POWER

　　POWER函數可以對數字進行乘冪運算，它的語法是：POWER(number,power)

　　其中Number是底數，可以為任意實數。

　　Power是指數，底數按該指數次冪乘方。

　　比如我們要求5的二次方，也就是平方，就可以在單元格內輸入：“=POWER（5，2）”，即可得出答案25。

　　■返回給定數字的正平方根：SQRT

　　它的語法是：SQRT(number)

　　其中Number是要計算平方根的數。

　　比如我們要求出16的平方根，就可以在單元格中輸入：“=SQRT(16)”，即可得出答案4。

　　知道了這兩個函數的用法，我們就可以輕松的得出Z的值了。

　　先分別求出X和Y的平方，然後把它們相加，再相加得出的值開方，就可以得出答案。

　　如果你還是覺得這樣的速度慢，還有更好的方法。下面介紹一個函數：SUMSQ

　　■返回參數的平方和：SUMSQ

　　它的語法是：SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2等30個以內的數，用此函數可以求出它們的平方和，這樣一來，只需輸入X和Y的值，就可以求出它們的平方和了，再用SQRT函數一計算，最後Z值就可以求出。
　　最好的方法是只在一個單元格內輸入函數，就可以求出最終的Z值。

　　上面介紹過了返回參數的平方和的函數：SUMSQ，假設X，Y的值分別是3和4，在一個單元格內輸入SUMSQ（3，4），然後按Enter鍵，單元格內就會顯示出數字25，這就是X和Y值的平方和，我們要算出25這個數的正平方根，就需要另外一個函數：SQRT，這樣一來，函數SUMSQ成了函數SQRT的參數，這在Excel裡面叫做嵌套函數，即某個函數成為另一個函數的參數，要想在一個單元格內輸入X和Y的值，並求出Z值，經過筆者試驗，是完全可行的，因為這裡使用了嵌套函數。假設X和Y值分別為3和4，在單元格中輸入=SQRT(SUMSQ(3,4))，並按下回車鍵，就可以馬上得到Z值——5。輸入此嵌套函數後，SUMSQ函數的參數3和4外邊的小括號會變成綠色，而SQRT函數的參數外邊的括號的顏色則不發生變化，這表明軟件已經讀懂此嵌套函數的意思。

　　有興趣的讀者可以親自試一下，在Excel的任意一個單元格中，輸入“=SQRT(SUMSQ(X，Y))”，注意這裡可以把X，Y換成任意兩個正數，然後按一下回車鍵，就會得出Z值了。

　　另外說一下，Excel可以支持多級嵌套函數。
 

5、讓數值完全或部分替換公式

　　在一個單元格任意輸入一個公式，如=1+1，再按回車鍵，此單元格的值就是自動計算出是2，能不能把這個公式刪除掉，而永久轉換成數值呢？

　　就以1+1這個公式為例，我來介紹一下如何用數值來永久性替換公式的方法：先選中包含公式的單元格，然後點擊“復制”，然後再點擊“粘貼”，這時再點擊右側的箭頭，再點擊“只有值”，這樣一來，單元格中的公式就永久性轉化為數值了。

　　如果已經執行了上面的步驟，又想把數值變回公式，該怎麼辦呢？方法很簡單，點擊“常用”工具欄上的“撤消”按鈕就可以了。

　　有時候我們並不想把整個公式都轉換為數值，而只是想把公式的一部分轉換為數值，如何做呢？

　　先選中包含公式的單元格，然後在編輯欄中，選定要轉換為數值的部分，然後按下F9，再按回車，這個部分就轉換為了數值，而不再是公式了。

　　6、去除“最近使用過的工作簿”列表

　　在Excel的“文件”菜單下，有幾個最近編輯的工作簿，有時候我們不想讓它顯示出來，如何隱藏這些工作簿呢？

　　點擊“工具”菜單中的“選項”，再彈出的對話框中點擊“常規”選項卡，然後去除“最近使用的文件列表”前面的對勾。

　　如果想更改“文件”菜單下顯示的最近使用的文件數目，可以先選中此復選框，然後在後面輸入項數。

　　7、顯示出包含公式的單元格

　　在一個Excel 工作表中，有大量數據，這些數據有的是直接輸入的，而有的是用公式計算出來的。現在想要把用公式計算出的數據的單元格顯示出來。

　　方法：先選中所有待選單元格，然後點擊菜單“編輯”——“定位”，這時彈出“定位”對話框，點擊“定位條件”，選中“公式”，再點擊“確定”，這樣一來，包含公式的單元格就會被顯示出來。

　　8、簡單方法移動復制工具欄按鈕

　　根據工作需要，我們需要把一些自己最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方，也就是移動工具欄按鈕，這是非常容易實現的，要想移動工具欄按鈕，可以在按下“ALT”鍵的同時拖運工具欄按鈕，把它移動到其它位置。

　　而如果想復制工具欄上的某一個按鈕到工具欄的其它地方，可以在按下“ATL+CTRL”組合鍵的同時拖動按鈕到其它地方。

　　這裡要注意的是，移動和復制工具欄按鈕的時候，必須先按下“ALT”和“ALT+CTRL”組合鍵，然後再用鼠標進行拖動。

　　如果在復制了工具欄按鈕後又不想要它了，怎麼辦呢？方法很簡單，只需要再次按下“ALT+CTRL”組合鍵的同時，把不想要的按鈕拖動到工具欄以外的區域即可。

　　9、用快捷鍵快速插入函數

　　在Excel中，如果想插入函數，可以使用快捷鍵“Shift+F3”，按下此組合鍵，就可以彈出“插入函數”對話框。