許多人仍以為 Excel 轉 PDF 需購買 Adobe Acrobat 或下載線上轉換工具，實則 Office 2007 起內建「另存為 PDF」功能，零成本、離線操作、格式精準保留，且無上傳機密資料風險。本文示範三步驟完成轉換。

為什麼不需要第三方工具？

• Office 2007 SP2 起內建 PDF 匯出增益集（早期需另裝，現多已整合）。
• 離線處理，機密財務/客戶資料不上傳雲端。
• 版面、字型、分頁、超連結高度還原。
• 免費、無廣告、無水印、無頁數限制。

三步驟另存為 PDF

1. 點擊左上角「Office 按鈕」→ 滑鼠指向「另存新檔」→ 右側子選單選「PDF 或 XPS」。


圖 1：Office 按鈕→另存新檔→PDF 或 XPS

2. 在「另存新檔」對話框中：
   • 「存檔類型」確認為「PDF (*.pdf)」。
   • 點擊「選項」可設定：列印範圍（整份/選取/指定頁）、是否包含文件結構標籤、PDF/A 相容性等。


圖 2：另存為 PDF 選項設定

3. 點擊「發佈」/「儲存」，完成轉換。

進階選項說明

選項	說明
最佳化列印	標準（列印品質） / 最小檔案（線上發布）
列印範圍	所有頁面 / 當前頁 / 頁碼範圍 / 選取區域
包含文件結構標籤	無障礙閱讀支援（螢幕閱讀器導航）
PDF/A 相容	長期封存標準，嵌入字型、禁加密/JS/音訊
位元組嵌入字型	確保特殊字型在無字型電腦也能正確顯示

常見問題

• 找不到「PDF 或 XPS」選項：Office 2007 早期版本需下載安裝「Microsoft Save as PDF or XPS Add-in」（微軟官網免費下載）。
• 超連結失效：內部超連結（指向同檔其他工作表）在 PDF 中可能失效，外部網址超連結通常保留。
• 中文字型缺字：啟用「位元組嵌入字型」或改用標準字型（微軟正黑體、新細明體）。

拒絕下載不明轉換軟體，善用 Office 內建 PDF 輸出，安全、專業、零成本。