在Excel中給數據排序的常用方法與技巧

　　在用Excel制作相關的數據表格時，我們可以利用其強大的排序功能，浏覽、查詢、統計相關的數字。下面，我們以圖1所示的“員工基本情況登記表”為例，來全面體驗一番Excel的排序功能。

　　　　一、快速排序

　　如果我們希望對員工資料按某列屬性(如“工齡”由長到短)進行排列，可以這樣操作:選中“工齡”列任意一個單元格(如I3)，然後按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可(參見圖1)。

　　小提示:①如果按“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“工齡”由短到長進行排序。②如果排序的對象是中文字符，則按“漢語拼音”順序排序。③如果排序的對象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。

　　　　 二、多條件排序

　　如果我們需要按“學歷、工齡、職稱”對數據進行排序，可以這樣操作:選中數據表格中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框(圖2)，將“主要關鍵詞、次要關鍵詞、第三關鍵詞”分別設置為“學歷、工齡、職稱”，並設置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕就行了。

　　　　 三、按筆劃排序

　　對“姓名”進行排序時，國人喜歡按“姓氏筆劃”來進行:選中姓名列任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框(參見圖2)，單擊其中的“選項”按鈕，打開“排序選項”對話框(圖3)，選中其中的“筆劃排序”選項，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。

　　小提示:如果需要按某行屬性對數據進行排序，我們只要在上述“排序選項”對話框中選中“按行排序”選項即可。

　　　　 四、自定義排序

　　當我們對“職稱”列進行排序時，無論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對於這個問題，我們可以通過自定義序列來進行排序:

　　先把相應的職稱序列按需要排序的順序輸入到相應的單元格區域(如N2至N18)中(圖4);執行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框(圖5)，切換到“自定義序列”標簽下，在“從單元格中導入序列”右側的方框中輸入“$N$2:$N$18”(也可以用鼠標選擇輸入)，然後單擊“導入”按鈕，將相應的序列導入到系統中，確定返回。

　　小提示:序列導入後，原來N2至N18區域中輸入的數據可以刪除，導入的序列在其他Excel文檔中均可直接使用。

　　選中“職稱”列任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊其中的“選項”按鈕，打開“排序選項”對話框(參見圖3)，按“自定義排序次序”選項右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選中上述“導入”的序列，確定返回到“排序”對話框，再按下“確定”按鈕即可。

　　　　 五、用函數進行排序

　　有時，我們對某些數值列(如“工齡、工資”等)進行排序時，不希望打亂表格原有數據的順序，而只需要得到一個排列名次。對於這個問題，我們可以用函數來實現(以“工齡”為例):在“工齡”右側插入一個空白列(J列)，用於保存次序(圖6)，然後選中J2單元格，輸入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然後再次選中J2單元格，將鼠標移至該單元格右下角成“細十字線狀”時(這種狀態，我們通常稱之為“填充柄”狀態)，按住左鍵向下拖拉至最後一條數據為止，次序即刻顯示出來(圖6)。

　　小提示:若要升序排序，可在公式最後增加一個“非零”參數，如將上述公式改為:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。

　　　　 六、讓序號不參與排序

　　當我們對數據表進行排序操作後，通常位於第一列的序號也被打亂了，如何不讓這個“序號”列參與排序呢?我們在“序號”列右側插入一個空白列(B列)，將“序號”列與數據表隔開。用上述方法對右側的數據區域進行排序時，“序號”列就不參與排序了。

　　小提示:插入的空列會影響表格的打印效果，我們可以將其隱藏起來:選中B列(即插入的空列)，右擊鼠標，再選擇“隱藏”選項即可。