Excel 2010數據有效性操作

 　　Excel強大的制表功能，給我們的工作帶來了方便，但是在表格數據錄入過程中難免會出錯，一不小心就會錄入一些錯誤的數據，比如重復的身份證號碼，超出范圍的無效數據等。其實，只要合理設置數據有效性規則，就可以避免錯誤。下面咱們通過兩個實例，體驗Excel 2010數據有效性的妙用

　　實例一：拒絕錄入重復數據

　　身份證號碼、工作證編號等個人ID都是唯一的，不允許重復，如果在Excel錄入重復的ID，就會給信息管理帶來不便，我們可以通過設置Excel 2010的數據有效性，拒絕錄入重復數據。

　　運行Excel 2010，切換到“數據”功能區，選中需要錄入數據的列(如：A列)，單擊數據有效性按鈕，彈出“數據有效性”窗口。

　　圖1　數據有效性窗口

　　切換到“設置”選項卡，打下“允許”下拉框，選擇“自定義”，在“公式”欄中輸入“=countif(a:a,a1)=1”(不含雙引號，在英文半角狀態下輸入)。

　　圖2　設置數據有效性條件

　　切換到“出錯警告”選項卡，選擇出錯出錯警告信息的樣式，填寫標題和錯誤信息，最後單擊“確定”按鈕，完成數據有效性設置。

　　圖3　設置出錯警告信息

　　這樣，在A列中輸入身份證等信息，當輸入的信息重復時，Excel立刻彈出錯誤警告，提示我們輸入有誤。

　　圖4　彈出錯誤警告

　　這時，只要單擊“否”，關閉提示消息框，重新輸入正確的數據，就可以避免錄入重復的數據。

　　實例二：快速揪出無效數據

　　用Excel處理數據，有些數據是有范圍限制的，比如以百分制記分的考試成績必須是0—100之間的某個數據，錄入此范圍之外的數據就是無效數據，如果采用人工審核的方法，要從浩瀚的數據中找到無效數據是件麻煩事，我們可以用Excel 2010的數據有效性，快速揪出表格中的無效數據。

　　用Excel 2010打開一份需要進行審核的Excel表格，選中需要審核的區域，切換到“數據”功能區，單擊數據有效性按鈕，彈出數據有效性窗口，切換到“設置”選項卡，打開“允許”下拉框，選擇“小數”，打開“數據”下拉框，選擇“介於”，最小值設為0，最大值設為100，單擊“確定”按鈕(如圖5)。

　　圖5　設置數據有效性規則

　　設置好數據有效性規則後，單擊“數據”功能區，數據有效性按鈕右側的“▼”，從下拉菜單中選擇“圈釋無效數據”，表格中所有無效數據被一個紅色的橢圓形圈釋出來，錯誤數據一目了然。

　　圖6　圈釋無效數據

　　以上我們通過兩個實例講解了Excel 2010數據有效性的妙用。其實，這只是冰山一角，數據有效性的還有很多其它方面的應用，有待大家在實際使用過程中去發掘。