Excel查看數據使用數據透視表

　　Excel 2003 工作表是組織和分析財務數據的理想工具。例如，您可能會創建一個包含差旅住宿費的工作表。如果需要各個季度的分類匯總，您知道如何相應地修改工作表。

　　但是，在需要按季度查看費用類別總計時會發生什麼情況呢?而且如果您每次只想查看某一類或某一年份又該怎麼辦呢?在 Excel 工作表中能實現這些嗎?當然可以。有沒有更容易的方法?肯定有。

　　·一種更容易的方法

　　Microsoft PivotTable® 報表就是答案。不必寫入復雜的公式，您可以使用向導創建一個交互式表格來自動提取、組織和匯總您的數據。然後，您可以使用該報表分析數據並進行比較、檢測樣式和關系並分析趨勢。

　　例如，您可以使用一個包含差旅費事項的電子表格...

　　Excel 工作表來源

　　...創建一個按類別和季度匯總員工差旅費總計的數據透視表。

　　各類別、年份和季度的費用

　　現在，不必更改原始工作表，您就可以創建另一個數據透視表,通過其他方式來查看數據;例如，可以按員工或按月份查看差旅費，而不必輸入一個公式。

　　下面說明如何快速創建數據透視表。

　　·創建數據

　　首先，在 Excel 工作表中創建數據。您可以將現有的電子表格或數據庫中的數據導入到新 Excel 工作表中。確保數據可用於數據透視表：

　　刪除所有空行或空列。 刪除所有自動小計。 確保第一行包含各列的描述性標題。 確保各列只包含一種類型的數據—例如，一列中是文本，另一列中是數值。

　　·啟動“數據透視表和數據透視圖向導”

　　在 Excel 工作表中，從要根據其創建數據透視表的表格選擇一個單元格。 在“數據”菜單上，單擊“數據透視表和數據透視圖”啟動“數據透視表和數據透視圖向導”。

　　如果不能選擇數據透視表和數據透視圖怎麼辦?

　　如果工作簿是共享的(共享工作簿：允許網絡上的多位用戶同時查看和修訂的工作簿。每位保存工作簿的用戶可以看到其他用戶所做的修訂。)，則“數據透視表和數據透視圖”命令不可用。

　　在“數據透視表和數據透視圖向導 - 3 步驟之 1”的“請指定待分析數據的數據源類型:”下，單擊“Microsoft Office Excel 列表或數據庫”。 在“所需創建的報表類型:”下，單擊“數據透視表”。 單擊“完成”。

　　Excel 會在您的工作簿中插入一個新工作表，該新工作表包含報表的布局區域(即“數據透視表”工具欄)和“數據透視表字段列表”。