Excel使用技巧

     在工作當中用電子表格來處理數據將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睐。雖然 Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的用戶並不多，很多人一直停留在錄入數據的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大 提高你的工作效率。

 

⒈快速定義工作簿格式

 

首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開“樣式”對話框；然後從“樣式名”列表框 中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數字、字體、對齊、邊框、圖案、保護等格式內容；單擊“確定”按鈕，關閉“樣 式”對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

 

⒉快速復制公式

 

復制是將公式應用於其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：

 

一是拖動制復制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字光標至單元格右下角。待光標變成小實心十字時，按 住鼠標左鍵沿列（對行計算時）或行（對列計算時）拖動，至數據結尾完成公式的復制和計算。公式復制的快慢可由小實心十字光標距虛框的遠近來調節：小實心十 字光標距虛框越遠，復制越快；反之，復制越慢。

也可以輸入復制。此法是在公式輸入結束後立即完成公式的復制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成後按住Ctrl鍵並按回車鍵，該公式就被復制到已選中的所有單元格。

還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的“復制”按鈕。然後選中需要使用該 公式的單元格，在選中區域內單擊鼠標右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對話框後選中“粘貼”命令，單擊“確定”，公式就被復 制到已選中的單元格。

 

⒊快速顯示單元格中的公式

 

如果工作表中的數據多數是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工 具”菜單，選取“選項”命令，出現“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕。這時每個單元格中 的公式就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。

 

⒋快速刪除空行

 

有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然後刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動篩 選”功能來簡單實現。先在表中插入新的一行（全空），然後選擇表中所有的行，選擇“數據”菜單中的“篩選”，再選擇“自動篩選”命令。在每一列的項部，從 下拉列表中選擇“空白”。在所有數據都被選中的情況下，選擇“編輯”菜單中的“刪除行”，然後按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避 免刪除第一行數據。

 

⒌自動切換輸入法

 

當你使用Excel 2000編輯文件時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數字，於是對於不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且 讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格，實現輸入法的自動切換。

 

新建或打開需要輸入漢字的單元格區域，單擊“數據”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕。

 

選擇需要輸入字母或數字的單元格區域，單擊“數據”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕。

 

之後，當插入點處於不同的單元格時，Excel 2000能夠根據我們進行的設置，自動在中英文輸入法間進行切換。就是說，當插入點處於剛才我們設置為輸入漢字的單元格時，系統自動切換到中文輸入狀態， 當插入點處於剛才我們設置為輸入數字或字母單元格時，系統又能自動關閉中文輸入法。

 

⒍自動調整小數點

 

如果你有一大批小於1的數字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的輸入速度成倍提高。

單擊“工具”菜單中的“選項”，然後單擊“編輯”選項卡，選中“自動設置小數點”復選框，在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此，我們鍵入“2”單擊“確定”按鈕。

完成之後，如果在工作表的某單元格中鍵入“4”，則在你按了回車鍵之後，該單元格的數字自動變為“0.04”。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是“8888”，則在你結束輸入之後，該單元格的數字自動變為“88.88”。

 

⒎用“記憶式輸入”

 

有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數值，這時如果采用“記憶式輸入”會幫你很大的忙。如在職稱統計表中要 多次輸入“助理工程師”，當第一次輸入後，第二次又要輸入這些文字時，只需要編輯框中輸入“助”字，Excel2000會用“助”字與這一列所有的內容相 匹配，若“助”字與該列已有的錄入項相符，則Excel2000會將剩下的“助理工程師”四字自動填入。

按下列方法設置“記憶式輸入”：選擇“工具”中的“選項”命令，然後選擇“選項”對話框中的“編輯”選項卡，選中其中的“記憶式鍵入”即可。

 

⒏用“自動更正”方式實現快速輸入

 

使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動更 正”便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動更正”項目：首先，選擇“工具”中的“自動更正”命令；然後，在彈出的“自動更正”對話框中的 “替換”框中鍵入短語“愛好者”，在“替換為”框中鍵入要替換的內容“電腦愛好者的讀者”；最後，單擊“確定”退出。以後只要輸入“愛好者”，則整個名稱 就會輸到表格中。

 

⒐用下拉列表快速輸入數據

 

如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現。創建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或 單元格區域；接著，選擇菜單“數據”菜單中的“有效性”命令，從有效數據對話框中選擇“序列”，單擊“來源”欄右側的小圖標，將打開一個新的“有效數據” 小對話框；接著，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數據，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入“工程師，助工工程師，技術員”，然後回車。注意在對話框 中選擇“提供下拉箭頭”復選框；最後單擊“確定”即可。