如何讓Excel函數列數較少表格分欄打印

本文介紹如何利用Excel函數實現分欄打印，這個技巧適合打印列數比較少的Excel表格，避免出現大量空白。
　　平時偶爾需要打印一些列數特少的表格，例：單科成績表、調資清單、施工員年檢名單、產品代碼表等等。以施工員年檢名單來說就只有序號、姓名和證號3列。直接打印時由於3列表格遠小於紙張寬度會出現大量空白，不僅難看也很浪費紙張。因此很有必要把表格分欄排滿頁面再打印，不過Excel並沒有分欄功能，要如何實現分欄打印呢？其實在Excel2007中用函數就可以輕松實現表格的分欄打印。

　　1.格式設置
　　用Excel 2007打開需要分欄的“年檢名單”工作表(圖1)。按住Ctrl鍵拖動“年檢名單”工作表標簽復制出一張“年檢名單(2)”工作表，並把它重命名為“分欄”。在“分欄”工作表中按Ctrl+A鍵全選並按Delete鍵刪除數據，以得到一張邊框、行高、列寬、字體均與原表相同的空表。

　　按所需分欄間距調整第4列寬度，然後選中A1:D1復制，再選中第1行右擊選擇 “選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”窗口中選中“列寬”，確定把表格A1:D1的列寬設置復制到所有列。
　　2.輸入公式
　　在A1輸入公式=IF(A2=“”，“”，年檢名單!$A1)，在A2非空時顯示“年檢名單”工作表的標題A1否則為空，在B2、C3也輸入同樣公式，不過要把公式中的$A$1分別改成$B$1、$C$1以引用相應標題。
　　在A2輸入公式=IF(INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D))=“”，“”，INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)))，在B2、C2也輸入同樣的公式並把公式中的A全改成B、C以引用相應列的內容。
　　在D2輸入1作為計算行數的依據，並設置字體顏色為白色以讓1消失。選中A2:D2向下拖動填充柄復制到C20單元格，即可顯示首欄的19行數據。最後選中A1:D20復制，再選中1:20行進行粘貼即可生成所有分欄表格(圖2)。

　　公式中ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)計算出當前單元格數據在原表中的行號。由INDIRECT函數按行、列號引用單元格，再用IF判斷當引用的單元格為空時顯示為空。COUNT($D:$D)自動統計每頁行數，/4為原表格的列數3+1列分隔用的空列。
　　3.隱藏空表
　　上面的引用公式讓超出原表總記錄數的分欄表格不顯示數據，但表格線還是在的，還得設置條件格式讓空表格自動隱藏。選中1:20行，單擊“開始”選項卡的“條件格式”選擇“突出顯示單元格規則/其他規則”。
　　在“新建格式規則”窗口的“單元格值”下拉列表中選擇“空值”，單擊“格式”按鈕，在“設置單元格格式”窗口的“邊框”選項卡下單擊“無”設置為無邊框，確定後沒有數據的區域就不會顯示邊框了(圖3)。

　　4.最後調整
　　切換到“視圖”選項卡單擊“頁面布局”即可看到每頁的分欄情況。直接拖動水平標尺中的左、右邊距，讓第1頁中打印的最後一列正好是用於分欄的空列(圖4)，這樣才能確保各頁的分欄數一致。

　　若想調整分欄間距，直接調整第4列寬度，再復制A1:D1按寬度“選擇性粘貼”到第1行即可，當然也得重新再調整左、右邊距以確保分欄數一致。若想在每頁表格上添加一個總標題的話，現在你可以單擊頁面上側的頁眉區，直接在頁眉中添加標題。
　　現在看一下每頁打印的行數是否適當，從圖中可以看出其實還可以再增加兩行。我們直接在2:20行間隨便選中兩行(17:18行)，右擊選擇復制，再右擊選擇“插入復制的單元格”，即可增加2行表格。反過來，如果行數過多超出頁面，則只要直接在2:20行中任選幾行右擊選擇“刪除”即可減少行數。
　　現在可以開始打印了。雖然空分欄表不會顯示，但由於有公式在還是會打印出空白頁。因此打印時得選中全部有數據的列，單擊“Office”按鈕選擇“打印”，在打印窗口選中“選定區域”再打印才不會打印空白頁。或者直接指定打印頁碼范圍也行。以後在年檢名單工作表中填寫修改數據後，打開“分欄”工作表即可直接進行分欄打印，無需再做修改。
　　將文檔保存成模板還可用於對其他表格進行分欄打印。你只要把表格連標題帶數據一起復制粘貼到年檢名單工作表的A1單元格，即可分欄打印。也不一定要3列，少於3列的表格略做調整同樣可以分欄。以2列表格來說，只要在“分欄”工作表中右擊第3列列標選擇“隱藏”，再復制A1:D1，按寬度“選擇性粘貼”到第1行，然後適當調整左、右邊距即可實現2列表格的分欄。
　　當然超過3列的表格就得修改公式中的列數了，因此想做成模板最好一開始就按最多列的表格設置，再按需隱藏多余列會比較方便。此外，若粘貼的表格有兩行標題，只要在分欄工作表中選中第1行復制，再“插入復制的單元格”增加標題行。然後在A1:C2標題行中按原表合並、設置格式後選中A1:D2復制粘貼到1:2行即可。