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PPT 文字精簡鐵律:少、瞟、五類可刪文字與設計原則

十年前 PPT = Word 版投影片;十年後若仍如此已嚴重落後。PPT 本質是可視化工具,核心基本功是「文字精簡 → 視覺化轉化」。銳普 PPT 設計師堅持「少、瞟」雙原則。

雙核心原則

  • 少:文字是天敵——能刪則刪、能少則少、能圖片化就圖片化、能圖表化就圖表化。
  • 瞟:文字供觀眾「一眼瞟懂」——字要夠大、字體夠清晰、字距行距夠寬、顏色夠對比。
文字精簡前後對比1
精簡前:大段文字堆砌
文字精簡後視覺化
精簡後:關鍵字 + 圖表視覺化
文字精簡前後對比2
另一組精簡前後對比
瞟的原則示範
「瞟」原則:大字、高對比、寬字距行距
瞟的原則示範2
關鍵字醒目,一眼捕獲核心訊息

五類必刪/可刪文字類型

  1. 原因性文字:「因為」「由於」「基於」等鋪陳 → 保留「所以」「於是」後的結果性文字。
  2. 解釋性文字:關鍵字後的冒號、括號補充說明 → 改由講者口述。
  3. 重複性文字:多段落重複的主體名稱(如公司全名)→ 首次完整出現後簡化稱呼。
  4. 輔助性文字:「截至目前」「已經」「終於」「經過」「但是」「所以」等連接/修飾詞 → 刪除,保留關鍵字/句。
  5. 鋪墊性文字:「在上級正確領導下」「經過全體努力」「根據年度規劃」等官樣套話 → 講者口述即可,投影片只留結論。
五類文字範例
五類可刪文字類型範例示意
精簡後效果
精簡後:只留關鍵結論與數據,視覺乾淨有力
彈性應用:規則非 100% 死板,需依講者風格、場合、聽眾屬性靈活調整。核心是「為講者服務,而非取代講者」。
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