場景

學校講座通知需發給每位家長，要求每份通知印上學生姓名。用 WPS 郵件合併（Mail Merge）自動生成，省時省力。

資料準備

1. 主文檔（通知模板）

通知

«學生姓名»同學家長：
新區中心小學家長學校定於四月二十四日上午8：30在學校多功能教室舉行一次講座。本次講座主題為「怎樣培養孩子良好的習慣」。主講人為中心小學校長***。請接到通知後準時參加聽課。

新區中心小學
2011.4.22

2. 資料來源（WPS 表格）

建立表格：欄位「學生姓名」，每列一學生名。

郵件合併 6 步走

1. 開啟資料來源：關閉表格 → 開啟主文檔 →「郵件合併工具列」第 1 鈕「開啟資料來源」→ 選表格檔。
2. 插入合併欄位：游標置於「同學家長」前 → 第 3 鈕「插入合併欄位」→ 選「學生姓名」→ 插入。文檔顯示 «學生姓名»同學家長。
3. 預覽合併結果：第 5 鈕「檢視合併資料」→ 用「首筆/上一筆/下一筆/尾筆」逐筆核對。
4. 合併列印：倒數第 2 鈕「合併到印表機」→ 可全列印或指定筆數補印。
5. 省紙合併到新文檔：倒數第 4 鈕「合併到新文檔」→ 產生含分節符的長文檔 → 用「取代」將分節符 ^b 換成段落標記 ^p → 調整版面 2-3 份/頁列印。
6. 其他實用按鈕：
   • 第 2 鈕「收件人」：篩選特定對象（如僅一年級）。
   • 第 6 鈕「合併欄位底紋」：切換欄位高亮顯示。
   • 倒數第 3 鈕「合併到不同新文檔」：每位學生生成獨立 .wps 檔。

進階應用

• 條件式內容：用「如果...則...否則...」規則，如男/女生不同稱謂。
• 電子郵件合併：輸出為郵件直接發送，無需列印。
• 標籤/信封列印：版面設為標籤紙規格，批量產出郵寄標籤。

小結

「主文檔 + 資料表 + 合併欄位」三要素，掌握 WPS 郵件合併核心邏輯。從通知單、證書、工資條到大規模行銷信函，一套流程通吃，是行政/教務/人資必備神技！