無需數據“有效性” “重復項”處理更簡單

　　WPS ET是我們日常處理數據常用的辦公組件之一，因其文件小，運行速度快而深受大家所喜愛。在數據處理時如果你是一位細心的老鳥級人物，對數據處理時自然不在話下。而如果你是位剛出道的菜鳥，也像我一樣唏裡馬哈的，在表格中輸入數據時，不是計算錯誤就是有重復項，所以挨批肯定是家常便飯，天長日久也就落下馬大哈的笑柄。不過現在好了，自從WPS2012中有了“重復項”這一功能後，使用表格時再也沒有出現過錯誤。一、重復的數據要驗明待表格中的數據輸入完成後，怎麼才能檢查出表格中的重復項呢?一般都是靠人工核對，現在有了WPS2012一切就都交給“重復項”功能去自動處理吧!首先，在表格中選中要檢查的行與列，然後在菜單欄中單擊“數據——重復項——高亮顯示重復項”命令，此時會彈出一個“高亮顯示重復項”對話框(如圖1)，單擊“確定”後，表格中相同的數據就會以橙色標示出來，讓我們對重復數據一目了然。

　　核對無誤後，如果要想一次刪除所有重復項，在菜單欄中單擊“數據——重復項——刪除重復項”，則會彈出一個“刪除重復項”對話框(如圖2)，單擊“確定”即可直接將高亮顯示的重復項刪除了。這樣，刪除了哪些重復項，我們就可以做到心中有數了。

　　對於表格中重復項的存在，並非都是錯誤，重復有重復的道理，比如某一地名、某一單位兩人重名等，如果此時一刀切地運用“刪除重復項”功能就可能會造成“濫殺無辜”。那我們怎麼才能對表格中的重復項進行一分為二地區別對待呢?此時，我們可以在表格中將橙色標示的重復數據中進行人工核對，對於確實錯誤的重復項進行人工刪除即可(如圖3)，之後再進行重新輸入，這樣就避免了軟件“一刀切”了。

　　二、拒絕重復不出錯雖說軟件為我們提供了重復項刪除功能，那只是一種事後的補救措施，那我們如何在數據輸入之前，對重復預進行有效預防呢?此時，我們可以對表格進行重復數據輸入進行提醒設置。首先是在表格中用鼠標選擇要輸入數據的行與列，然後在菜單欄中單擊“數據——重復項——拒絕錄入重復項”，此時，也可以在打開的“拒絕輸入重復項”對話框中自行選擇拒絕重復項的行與列，並單擊“確定”(如圖4)。這樣，當我們在相應的行與列中輸入的數據有與前面數據重復時，就會自動彈出“拒絕重復輸入”提示框(如圖5)，單擊“是”即可輸入重復數據。如果單擊“否”，單元格內數據就會以高亮顯示，提示我們進行修改。如果單擊“取消”，即可自動清除單元格數據，以方便重新輸入。

　　在表格的數據輸入中，利用表格的“重復項”功能，不僅可以對表格中重復項進行有效“監管”，還能有效預防、靈活掌握表格中重復數據的出現，從而大大提高我們的數據准確性與工作效率。

　　前幾天在某一雜志中看到過一篇利用Microsoft Excel 2010中函數進行重復數據處理的文章，感覺與WPS2012中“重復項”功能相比，WPS2012這個“重復項”功能簡直是太實用了。今天在論壇中又看到“迎客松01”版主的《WPS2012 處理重復值更容易》文章，深受啟發，所以就又寫下這篇征文作為“迎客松01”版主文章的補充吧。在此對“迎客松01”版主這篇文章的提示表示再次感謝。