紅頭文件（公文紅頭）是機關企事業單位公文的標準版面，包含發文機關、文號、密級、緊急程度、主送單位、主題、正文等固定要素。WPS 文字利用「隱藏文字」+「文本框襯於文字下方」技巧，可實現紅頭版面固定、正文自由編輯、套印時紅頭自動隱藏的專業效果。

核心原理

• 紅頭內容設為隱藏文字：螢幕顯示虛線框，列印時不列印（需設定「列印隱藏文字」為關閉）。
• 文本框設為「襯於文字下方」+「不隨文字移動」：紅頭固定在頁面絕對位置，正文輸入換行不會推動紅頭位移。
• 每個獨立欄位（機關名、年、月、日、文號…）使用獨立文本框：方便微調位置、字體、字號、間距。

詳細製作步驟

1. 設定隱藏文字不列印

• 「檔案」→「選項」→「顯示」→ 勾選「螢幕上顯示隱藏文字」（編輯時可見）。
• 「檔案」→「選項」→「列印」→ 取消勾選「列印隱藏文字」（套印時紅頭自動消失）。

2. 插入並設定文本框（以「發文機關」為例）

1. 「插入」→「文本框」→「繪製橫向文本框」，置於頁面頂部預留紅頭區域。
2. 右鍵文本框 → 「設定形狀格式」：
   • 填滿與線條：無填滿色、無線條。
   • 版面：環繞方式 →「襯於文字下方」。
   • 版面 → 進階：
     • 水平對齊：相對於「頁面邊緣」→ 置中/靠左（視紅頭格式）。
     • 垂直對齊：相對於「頁面邊緣」→ 絕對位置（如 2.5 公分）。
     • 取消勾選「隨文字移動物件」（關鍵！）。
3. 在文本框內輸入「發文機關：XXXX局」，設定字體（如仿宋_GB2312、三號、紅色、加粗）。
4. 選取文本框內文字 → 右鍵「字型」→ 勾選「隱藏文字」（文字變虛線底線）。

3. 批量建立其他紅頭欄位

• 複製已設定好的文本框（Ctrl+C/V），修改文字內容（年、月、日、密級、緊急程度、主送、主題、文號…）。
• 利用「對齊」工具（對齊左緣/置中/垂直分佈）快速對齊所有欄位。
• 橫線（如「主送：________」）：在文本框內輸入空格並套用「底線」（Ctrl+U），長度以空格數控制。

4. 校對定位

• 在文件開頭按幾次 Enter，觀察紅頭文本框是否保持固定位置（不應下移）。
• 輸入正文內容，確認正文從紅頭下方正常起行，紅頭不干擾正文排版。

5. 套印測試

• 列印預覽：紅頭應消失（因隱藏文字不列印），僅顯示正文。
• 實際套印紅頭紙：暫時在「列印」選項勾選「列印隱藏文字」→ 列印紅頭到空白紅頭紙 → 列印完畢恢復取消勾選。

常見問題排查

現象	原因	解決
紅頭隨正文下移	文本框勾選了「隨文字移動」	進階版面取消勾選
列印時紅頭仍在	「列印隱藏文字」被勾選	列印選項取消勾選
螢幕看不到紅頭	「顯示隱藏文字」未勾選	選項→顯示→勾選
欄位對不齊	各欄位用同一文本框	拆分為獨立文本框微調

儲存為範本

製作完成後，「檔案」→「另存為」→ 類型選「WPS 文字模板 (.dotx)」→ 命名「紅頭文件範本」。下次新建即可直接套用，只需填入具體內容。