PowerPoint技巧大集合

　　閱讀本文之前，你可能已經使用了很長時間的Microsoft PowerPoint，你能夠自己創建演示文稿並把它們有效地組織到一起，甚至還能幫助那些初學者。但PowerPoint還有一些不太為人所知的功能，這些功能可以幫助你提高工作效率並制作出更漂亮的演示文稿。本文介紹的15個專業技巧能夠讓你像專家一樣使用PowerPoint。

　　六個方便的鍵盤快捷方式

　　通常情況下，你可以利用屏幕左下角的視圖按鈕在幾種不同的視圖狀態(普通視圖、幻燈片浏覽視圖、幻燈片放映)之間進行快速切換。但你恐怕不知道使用鍵盤與視圖按鈕相配合還可以獲得完全不同的效果。

　　例如，當你點擊“普通視圖”按鈕時如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”;再點擊一次“普通視圖”按鈕(不按Shift鍵)則可以切換回來。而如果點擊“幻燈片浏覽視圖”按鈕時按下Shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。

　　另外，你還能讓PowerPoint在屏幕的左上角顯示幻燈片的縮略圖，這樣就能在編輯的時候預覽得到的結果。為了實現這個效果，你需要進入“普通視圖”，然後選擇第一個想要顯示的幻燈片。按住Ctrl鍵並點擊“幻燈片放映”按鈕。你可以點擊幻燈片縮略圖進行換片，就像進行全屏幕幻燈片放映時一樣。

　　如果想得到更多的選項，可以按住Ctrl-Shift鍵然後再按各種不同的視圖按鈕：Ctrl-Shift-“普通視圖”按鈕會關閉左側的標記區和備注頁，並把幻燈片擴充到可用的空間。Ctrl-Shift-“幻燈片浏覽視圖”按鈕則可以把演示文稿顯示為大綱模式;Ctrl-Shift-“幻燈片放映”按鈕會打開一個“設置放映方式”對話框。

　　使用動畫效果

　　采用帶有動畫效果的幻燈片對象可以讓你的演示文稿更加生動活潑，還可以控制信息演示流程並重點突出最關鍵的數據。動畫效果通常有兩種實現辦法：按照一定的順序依次顯示對象或者使用運動畫面。你可以對整個幻燈片、某個畫面或者某個幻燈片對象(包括文本框、圖表、藝術字和圖畫等)應用動畫效果。不過你應該記住一條原則，那就是動畫效果不能用得太多，而應該讓它起到畫龍點睛的作用;太多的閃爍和運動畫面會讓觀眾注意力分散甚至感到煩躁。

　　如果你想對一張或幾張幻燈片使用動畫效果，就從菜單中選擇“幻燈片放映”　“動畫方案”。你可以看到一系列預定義好的可應用於所選幻燈片的動畫效果，如果你已經勾選了“自動預覽”復選框，只需點擊每個效果名稱就能看到預覽的動畫效果。

　　如果想對某個幻燈片對象應用動畫效果，就選定該對象然後從菜單中選擇“幻燈片放映”　“自定義動畫”。在“自定義動畫”的任務窗格中點擊“添加效果”按鈕，然後從彈出的“進入”子菜單中選擇你想要的效果。如果想得到更多的選擇，你可以點擊子菜單中的“其他效果”項，它會打開一個“添加進入效果”的對話框。勾選“預覽效果”復選框，然後點擊各種效果查看其具體表現形式。如果你找到一個想要的效果，就點擊“確定”按鈕關閉該對話框。

　　重復這些步驟直到所有你想要使用動畫的幻燈片對象都獲得滿意的動畫效果。當你這樣做的時候，會發現在幻燈片對象旁邊多出了幾個數字標記，這些標記被用來指示動畫的順序。另外，這些幻燈片對象還會出現在“自定義動畫”任務窗格的動畫列表中。如果你想改變動畫的顯示順序，就選中某個動畫然後點擊“重新排序” 兩側的方向箭頭;你還可以在列表中選擇一項動畫，然後按“刪除”按鈕來刪除它。

　　繪制路徑

　　PowerPoint中還提供了一種相當精彩的動畫功能，它允許你在一幅幻燈片中為某個對象指定一條移動路線，這在PowerPoint中被稱為“動作路徑”。使用“動作路徑”能夠為你的演示文稿增加非常有趣的效果。例如，你可以讓一個幻燈片對象跳動著把觀眾的眼光引向所要突出的重點。

　　為了方便你進行設計，PowerPoint中包含了相當多的預定義動作路徑。如果想要指定一條動作路徑，選中某個對象，然後從菜單中選擇“幻燈片放映”　“自定義動畫”。在“自定義動畫”任務窗格中點擊“添加效果”按鈕。在下拉列表中選擇“動作路徑”然後再選擇一種預定義的動作路徑，比如“對角線向右上”或者“對角線向右下”。如果你不喜歡子菜單中列出的六種預置路徑，還可以選擇“更多動作路徑”來打開“添加動作路徑”對話框。確保“預覽效果”復選框被選中，然後點擊不同的路徑效果進行預覽。當你找到比較滿意的方案，就選擇它並按“確定”按鈕。

　　PowerPoint也允許你自行設計動作路徑。選中某個對象然後從菜單中選擇“添加效果”　“動作路徑”　“繪制自定義路徑”，然後再從列表中選擇一種繪制方式(如自由曲線)。接著用鼠標准確地繪制出移動的路線。

　　在添加一條動作路徑之後，對象旁邊也會出現一個數字標記，用來顯示其動畫順序(如圖2所示)。還會出現一個箭頭來指示動作路徑的開端和結束(分別用綠色和紅色表示)。你還可以在動畫列表中選擇該對象，然後對“開始”、“路徑”和“速度”子菜單中的選項進行調整(在“自定義動畫”任務窗格)。

　　各種各樣的小技巧

　　增加更多可取消操作數。所有的Office用戶都知道“編輯”　“撤銷”命令(Ctrl-Z)能夠撤銷最後一步操作。如果點擊“撤銷”圖標旁邊的下拉箭頭，還能允許你撤銷若干次操作以回到早先的工作狀態。在默認情況下PowerPoint最多允許你撤銷20次操作，但實際上你可以把這個上限提高到150次。選擇“工具”　“選項”，然後點擊“編輯”標簽。在“撤銷”區域的“最多可取消操作數”字段輸入你想要的數值(從3到150均可)，然後點擊“確定”退出。需要注意的是，當你增加PowerPoint的最多可取消操作數時，它所占用的PC內存也會隨之增加。

　　重復利用你以前的作品。如果你在以前的演示文稿中已經做過相同或者類似的幻燈片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要從頭再來一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻燈片直接插入當前的演示文稿。首先，在“幻燈片浏覽視圖”中顯示當前的演示文稿。用鼠標點擊你所要插入新幻燈片的位置，選擇菜單中的“插入”　“幻燈片從文件”打開一個“幻燈片搜索器”對話框(如圖3所示)。在“搜索演示文稿”選項卡中輸入文件名(或者用浏覽方式找到它)，然後按Enter鍵。點擊你想要插入的幻燈片，然後按“插入”按鈕。

　　另外，你還可以點擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當前文稿。

　　應用多個模板

　　在很早以前，每個演示文稿只能使用一個設計模板，現在已經沒有這種限制;你可以在一個演示文稿中應用任意多個模板。比如，你可能會應用第二個模板來引入一個新的話題或者引起觀眾的注意。為了實現這個目標，你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿，並且讓標記區域也顯示在屏幕左側。在“幻燈片”標記中，點擊你想要應用模板的一個或多個幻燈片圖標。從菜單中選擇“格式”　“幻燈片設計”(或者直接點擊“設計”按鈕)來顯示“幻燈片設計”任務窗格。選中你想要應用的模板圖標，然後點擊模板圖標右側的下拉列表箭頭，並選擇“應用於選定幻燈片”。

　　導入文檔。如果你想在演示文稿中輸入的文字已經存在於Word文件，就不需要再手工輸入一遍。你可以在PowerPoint中直接打開那個Word文件。你也許需要對導入的文檔進行一些格式上的調整，但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個提示：如果原來的Word文件使用了大綱標題，導入的效果是最好的。

　　首先在PowerPoint中選擇“文件”　“打開”。在“打開”對話框中，點擊“文件類型”右邊的下拉箭頭，然後選擇“所有文件”。雙擊你想要在PowerPoint中打開的Word文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開。

　　使用“自動調整”按鈕。如果在一張幻燈片中出現了太多的文字，你可以用“自動調整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點擊文字區域就能夠看到區域左側的“自動調整”按鈕(它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線)，點擊該按鈕並從子菜單中選擇“拆分兩個幻燈片間的文本”。

　　輸出數據到Word文檔。有時候你需要把演示文稿以文字的形式分發給同事或客戶，此時把演示文稿輸出為Word文檔是最好的方法。

　　在PowerPoint中，選擇“文件”　“發送”　“Microsoft Word”。在“發送到Microsoft Word”對話框中選擇你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如，你可以選擇“只使用大綱”來創建僅帶有文字的文檔;選擇“空行在幻燈片旁”則可以創建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之後，點擊“確定”按鈕把演示文稿發送給Word。

　　花一些時間練習一下上面的幾種技巧吧!它們會讓PowerPoint比以往更好地為你服務。

　　從已有PPT文檔中提取母板

　　1 用PowerPoint打開已有的PPT文檔

　　2 點擊視圖→母板→幻燈片母