前言

Word 2003 內建的「拼字與文法」檢查功能，能自動偵測英文拼字錯誤、標點誤用、文法問題等，並以彩色蝴蝶線標示可疑處，是文件校對的得力助手。

操作步驟

1. 將游標置於文件任意位置（建議置於開頭）。
2. 點選功能表列 「工具」→「拼字與文法」（或按 F7 快捷鍵）。
3. 對話框開啟後，Word 會從游標位置開始掃描，發現第一個問題即停下並顯示建議。
4. 針對每個問題進行處理：
   • 更改：於建議清單中選擇正確拼寫，點擊「更改」或「全部更改」。
   • 忽略一次/全部忽略：確認無誤時跳過（如專有名詞、術語）。
   • 加入字典：將單字加入自訂字典，未來不再標示。
5. 檢查完成會彈出提示視窗，點擊「確定」結束。

圖 1：「拼字與文法」對話框操作介面

蝴蝶線顏色含義

顏色	代表意義
紅色	拼字錯誤（字典中找不到）
綠色	文法錯誤（語法結構問題）
藍色	格式/一致性問題（如大小寫不一）

進階設定

點選對話框中的「選項」按鈕，可自訂：

• 檢查大寫字母、數字混雜單字、網路/檔案路徑等。
• 文法檢查規則（如被動語態、冗長句子、連續名詞等）。
• 自訂字典管理（新增/移除專有名詞）。

實務建議

• 正式文件送審前務必執行完整檢查。
• 中文文件搭配英文術語時，建議將專業術語加入自訂字典。
• 文法檢查僅供參考，最終仍需人工審核語意通順度。