前言

Word 2003 的「自動文字塊」（舊稱自動圖文集）功能，可將常用語句、條款、簽名檔等內容儲存為可重複使用的項目，輸入縮寫碼即可快速插入，大幅提升文件撰寫效率。

操作步驟

步驟 1：開啟自動文字塊工具列

點選 「檢視」→「工具列」→「自動文字塊」，或直接使用 「插入」→「自動文字塊」 功能表。

步驟 2：建立新文字塊項目

1. 於文件中選取欲儲存的文字內容（如：「本合同一式×份，雙方簽字蓋章後生效」）。
2. 點擊工具列上的 「新增」 按鈕（或右鍵選擇「新增」）。
3. 在「建立自動文字塊」對話框中：
   • 名稱：輸入好記的縮寫碼（建議 2-10 個中文字，如「本合同一式」）。
   • 庫檔：預設為 Normal.dot（全域可用）。
   • 點擊「確定」完成建立。

圖 1：建立自動文字塊項目對話框

步驟 3：插入文字塊內容

1. 將游標移至欲插入位置。
2. 點擊工具列 「所有項目」 下拉選單 → 選擇分類（如「一般」） → 點選項目名稱（如「本合同一式」）。
3. 完整內容即刻插入游標處。

圖 2：從下拉選單插入自動文字塊

進階技巧

• 快速鍵插入：輸入項目名稱後按 F3 鍵即可快速插入（無需開啟選單）。
• 分類管理：建立「合約條款」、「簽名檔」、「常用語句」等分類，方便管理大量項目。
• 包含格式：選取文字時若包含段落標記，儲存的項目將保留原有字型、段落、縮排等格式。
• 跨電腦使用：將 Normal.dot 或自訂樣板檔（.dot）複製至其他電腦同目錄即可共用項目。

適用情境

• 法律合約固定條款（管轄法院、違約責任、保密條款等）。
• 公文固定開頭/結語（承辦人、審核人、聯絡電話等）。
• 技術文件常用程式碼片段、錯誤代碼說明表。