WORD2003文檔排版

　　市場部經常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報告後讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道 Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統總是提示有錯誤。現在只能手工輸入目錄，加班加點數頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時間下班後享受生活，小王花了半天的時間學習了一下長篇文檔的排版技巧，這才發現，這半天的時間，可以讓他享受無數個閒暇的傍晚和周末。小王把自己的體會重點總結為兩點：

　　1.制作長文檔前，先要規劃好各種設置，尤其是樣式設置

　　2.不同的篇章部分一定要分節，而不是分頁

　　下面就看看他是怎樣用新學的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。

　　單面打印的簡單報告

　　這份報告要求的格式是：A4紙;要有封面和目錄;單面打印;除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的題目;頁碼一律在頁面底端的右側，封面和目錄沒有頁碼，目錄之後為第1頁。

　　回到頂端

　　設置紙張和文檔網格

　　寫文章前，不要上來就急於動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個“紙”就是Word中的頁面設置。

　　從菜單中選擇【文件】|【頁面設置】命令，顯示“頁面設置”對話框，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。

　　通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認設置。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應類型的紙即可。

　　很多人習慣先錄入內容，最後再設紙張大小。由於默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內容和排版是否適宜，避免事後的修改。

　　考慮到閱讀報告的領導年齡都比較大，對於密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實，可以在頁面設置中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內容看起來更清晰。

　　在“頁面設置”對話框中選擇“文檔網格”選項卡，如圖2所示。

　　選中“指定行和字符網格”，在“字符”設置中，默認為“每行39”個字符，可以適當減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設置中，默認為“每頁44”行，可以適當減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。

　　設置樣式

　　現在，還是不用急於錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字後，用“字體”、“字號”等命令設置文字的格式，用“兩端對齊”、“居中”等命令設置段落的對齊，但這樣的操作要重復很多次，而且一旦設置的不合理，最後還要一一修改。

　　熟悉Word技巧的人對於這樣的格式修改並不擔心，因為他可以用“格式刷”將修改後的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領油漆工了?使用了樣式就不必有這樣的擔心。

　　樣式是什麼?簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。每次設置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復雜，就需要多次進行不同的格式設置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設置時只需選擇一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設置到文字和段落上。

　　樣式在設置時也很簡單，將各種格式設計好後，起一個名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預設樣式就可以了，如果預設的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。

　　從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側的任務窗格中即可設置或應用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務窗格底端的“顯示”中的內容，在圖3中， “顯示”為“有效格式”，則其中的內容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標題1”為樣式，“標題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對於初學者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式。

　　“正文”樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎上經過格式改變而設置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基於“正文”樣式的其他樣式的格式。

　　“標題 1”~“標題9”為標題樣式，它們通常用於各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1~9。這樣，就能夠通過級別得到文檔結構圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標題1”~“標題3”的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標題4”~“標題9”樣式。

　　現在，規劃一下文章中可能用到的樣式。

　　a.對於文章中的每一部分或章節的大標題，采用“標題1”樣式，章節中的小標題，按層次分別采用“標題2”~“標題4”樣式。

　　b.文章中的說明文字，采用“正文首行縮進2”樣式。

　　c.文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標題”樣式。