使用WPS表格完成數據分類匯總

　　軟件是要以能高效解決實際出現的問題為主要目標的。當然，我們在對軟件功能不斷全面的期待中也要學會自我完善，熟練利用現有功能最大限度解決各種各樣的問題才是最佳的進步方法。下面給大家介紹一個簡單的例子，通過這個例子簡述WPS表格中分類匯總的使用。

　　1 從實例開始

　　我每日服務於所在的集體，朋友們中午的訂餐任務由我來承擔。為了付款簡單，餐費采取周結的方式，每周五我統計出來向大家收取，一個記錄每天訂餐信息的表格逐漸呈現在我面前。

　　應該說，這個表格還是很清楚的，至少需要反映的基礎信息都在上面了。

　　之所用電子表格來記錄它，就是因為我可以在數據的最下方直接看到我本周先行墊付了多少金額，方法是在最後的部分使用函數，對於此種一次性的函數大多數朋友已經應用的很熟練。

　　但是，這還很不方便，我該向每一個人收多少錢呢?這個表格的很大特點是就是每天的人都不一樣，我沒有按照所有的人來排布表格。或者說，電子表格能不能幫我個忙，把出現的每個人應該給我的金額也直接告訴我。

　　這對於初級用戶來說，確實是個問題。而且我相信很多朋友都停留在這個水平。如果你去問他關於此軟件，他們往往會有以下幾種回答：

　　(1) 電子表格除了這個還能干別的?

　　(2) 似乎還能更多些功能，但是我不會。

　　(3) 那功能很多了，我用不到而已。

　　對於(1)，建議去重新認識電腦在日常生活中的重要性，高科技可以將人送上太空，一個電子表格只有求和功能那還不如去使用計算器。

　　對於(2)，我想問您，您不打算學一招提高效率嗎?

　　對於(3)，我想問，您真用不到嗎?上面的不就是問題嗎?

　　2 分析問題

　　如果您還不是對於電子表格一無所知，應該會想到WPS表格中的“分類匯總”功能，實際上我們遇到的問題也就是將數據按照一定的標准分類後再統計而已。WPS表格中有專屬的功能項，這就說明了此類任務的普遍性。來嘗試一下。

　　當我們在“數據”中找到“分類匯總”後，首先碰到這個對話框。

　　很多朋友一遇見陌生的字眼就開始退縮，實際上並不復雜。軟件總是想很周全，我想的統計每個人的金額，那至少得讓軟件知道你的想法，所謂分類字段就是按照什麼分類，當然是“姓名”了，匯總方式，就是“匯總什麼”，顯然是要個總數，那就可以選擇“求和”，至於對什麼求和，自然是“價格”了。

　　可能朋友對我的分析有點可笑，但其實很多人止步於此，軟件的思維如果和您的想法保持一致，是最容易理解的，所以請您一定堅持。

　　但是我們最初的嘗試卻失敗了。

　　我甚至看到對一個人進行匯總的，並不是把一個人名下的所有人匯總，這顯然非我所需。經過我的觀察，可以看到匯總順序似乎是從上到下。所以我看到了當一個人有幾個項目時候匯總是在名字結束時候進行的，這就啟發我們，是不是應該先把相同姓名的排列在一起。

　　顯然，這就需要數據的排序功能，它可以幫我們實現上述目的。

　　我們下來先放棄匯總，先完成排序，對“姓名”進行排序後，又出現了問題。

　　3 解決問題

　　名稱匯總後，有些條目前面沒有了日期，這實際上是我只做表格的一個缺陷，沒有充分認識到軟件和人思維區別。我們可以想當然認為在新時間開始前都是上一天，但軟件不會這樣，我應該在每一個條目上都補上日期，這樣可以讓每個人知道那天都選擇的什麼飯菜。

　　經過不斷的修正，完善，思考，嘗試，一份我期待的數據匯總表格終於呈現在面前。

　　不僅將每個人的每日明細都一覽無余，還有單獨匯總和總體匯總，有了這樣一份表格，去向大家收費，誰還會有什麼疑問呢?

　　而且我們的收獲至少是：

　　1)軟件不是萬能的，需要人的思考去補充

　　2) 分類匯總要以數據排序為前提。

　　以上展示的，是我很久以前一個真實的思考過程，相信會給很多彷徨中的朋友們一些幫助，例子雖然簡單，其中的過程卻是很重要的，你所收獲的不僅僅是知識，而是解決問題的快樂和對更深層次問題挑戰的勇氣。