每日幫同事訂便當、週五結帳，記錄表隨意記名不按固定順序。如何快速算出每人應繳金額？WPS表格「分類彙總」功能配合「排序」前置動作，輕鬆實現分組統計與多層級彙總。

場景與初始資料

記錄欄位：日期、姓名、餐點、價格。每日人數不固定，順序隨機。底部用`SUM`算出墊付總額。

圖1 原始訂餐記錄

圖2 底部總計公式

嘗試直接分類彙總 → 失敗

「資料」→「分類彙總」：分類欄位「姓名」、彙總方式「加總」、彙總項目「價格」。結果發現同一人多筆訂單未合併，反而分散彙總。

圖3 分類彙總對話框

圖4 直接彙總失敗：同名未聚合

關鍵洞察：分類彙總前必須先排序

軟體是按順序掃描，遇到相同分類值才會彙總。必須先將資料依「姓名」排序，讓同一人資料連續分布。

修正資料缺陷：補齊每列日期

排序後發現部分列日期遺失（原以為可由上一列推斷）。軟體不具人類推理能力，必須每一列都填寫完整日期，確保資料完整性。

圖5 排序後日期遺失問題

最終成果：完美分類彙總表

補齊日期 → 依姓名排序 → 執行分類彙總 → 獲得：
—— 每人每日明細清單
—— 每人小計
—— 總計

圖6 完美分類彙總結果

核心收穫

1. 軟體非萬能，需人為補全資料結構（如每列必填日期）。
2. 分類彙總前置條件：資料必須依分類欄位預先排序。

這個真實案例展示了解決問題的完整思維路徑：觀察失敗 → 分析原因 → 修正資料 → 重試成功。掌握此道，表格處理能力將質變！