前言:分班是教學管理信息化的一個熱門話題,一般要用專門的軟件,經過試驗,用手頭上的WPS電子表格,不需使用復雜的函數和公式,也可以輕松實現,現與大家一起分享。
一、處理思路
九年義務教育學校是不充許根據學生成績進行分班的,所以各小學送上來的六年級學生名單只有兩列:姓名、性別。學校要求實行自動編班,以實現校內義務教育均衡。分班要求如下:
①要求來自各小學的學生被平均分到各班中。
②各班的男生、女生比例要基本相同。
二、准備工作
1.確定算法。假設學校轄區有8間小學,共有400名學生,要分8個班,按照上面第①點的要求,采用“輪回法”:則第1小學的第一個學生分到一班、第2小學的第一個學生分到二班……第8小學的第一個學生分到八班;接著第1小學的第二個學生分到八班、第2小學的第二個學生分到七班……第8小學的第二個學生分到一班。
2.收集學生信息。將各小學送上來的名單(電子表格格式)集中到一個電子表格中,每個小學一列。
3.啟動WPS表格。單擊屏幕左下角的“開始”按鈕,在彈出的選項裡選“所有程序→WPS Office→WPS表格”,在“首頁”中打開收集數據的電子表格文件。
三、數據調整
1.建立分班文檔。點擊“新建空白文檔”,為了能隨時存盤,我們先將其保存,點擊保存工具欄上的“保存”按鈕,將文件名改為“新生自動分班”,點擊“保存”返回。
2.建立工作表。將Sheet1用右鍵菜單重命名為“學生數據源”,Sheet2重命名為“新生名單”。
3.復制數據源。點擊文檔標簽,切換到存儲學生數據的文檔,將所有數據“復制、粘貼”到“新生自動分班/學生數據源”工作表中。
4.調整表格。打開“學生數據”工作表,在第一個學校右側列插入“畢業小學”“識別編號”等列,以便作為編班依據,如圖1。
圖 1
用鼠標直接框選列標字母CD,使這二列處於選中狀態。在右鍵菜單中選“復制”,之後點第二個學校右側的列標,在右鍵菜單中選“插入復制的單元格”。如圖2
圖 2
重復以上操作,直至全部學校都設置。
5.填寫編班依據。
①填寫“畢業小學”。復制題頭的學校名字(A1)到“畢業小學”下(C3)。用鼠標左鍵雙擊“C3”單元格右下角的小黑十字控點(填充柄)或按住控點向下拖拉,即可自動填充該校全部學生的畢業學校。同理對其他校執行同樣操作。如圖3
圖 3
②填寫“識別編號”。軟件需要給每個學生一個識別編號,以方便編班(當然,這個編號是臨時性的,編班完成後就刪除了)。本例中,按照“輪回法”,每個學校的第一個學生與第二個學生的編號差均為8,我們可以用WPS表格提供的填充序列完成這個操作。在“識別編號”的第一個單元格D3輸入1,在D4輸入9,選中這2個單元格,雙擊單元格右下角小黑十字控點(填充柄)或用鼠標下拉該控點,即可自動填充出步長為8的等差編號。同理對其他校執行同樣操作。如圖4
圖 4
小提示:第二學校的編號應為2,10,…,第三學校的編號為3,11,…依此類推。當然,你也可以調用“編輯→填充→序列”菜單進行操作。
四、數據匯總
1.將“學生數據源”工作表中的數據依學校順序全部“復制/粘貼”到“新生名單”工作表的同一個序列中。圖5
圖 5
小提示:這個操作可能要一點細心和時間。當然,也可能通過引用數據來進行,但如果你和我一樣,討厭繁雜的公式輸入,那就用最簡單且不易出錯的方法(復制/粘貼)。想到為什麼要建新工作表了嗎?因為下面的步驟搞錯了可以重來,呵呵。