巧借“名稱”，在WPS表格中建立多級下拉列表

　　在WPS表格中為了方便規范數據的錄入，我們經常會在相應的單元格中提供下拉列表以便選擇錄入。但如果需要建立多級下拉列表，那又該如何處理呢?

　　在某學校設有高一、高二、高三共三個級部，每個級部的分別有十個左右的班級。以前在統計學生相關信息的時候，經常發現各班級、級部上交的表格很不規范，因此為了規范起見，有必要建立多級的下拉列表，如圖1所示。

　　圖1

　　為此，我們應該借助“名稱”以達到目的。

　　一、定義名稱

　　如圖2所示。

　　圖2

　　在Sheet1工作表中建立如圖表格。各列標題就以相應的級部名稱來表示，其下則分別錄入各相應的班級，四個級部分別在A-C列。在E1單元格錄入“級部”，其下錄入四個級部名稱。注意此處級部名稱應與各列標題一致。

　　選中A列單元格，點擊菜單命令“插入→名稱→定義”，打開“定義名稱”對話框。在上方的輸入框中輸入“高一”，並確認下方的“引用位置”輸入框中數據為“=Sheet1!$A:$A”，如圖3所示。

　　圖3

　　點擊確定後，就可以將A列單元格區域定義為“高一”了。不信，你可以在表格的名稱框中輸入“高一”，回車，是不是整個A列就被選中了?

　　可以用同樣的方法，分別選中B列、C列、E列單元格區域後，在“定義名稱”對話框中將它們分別定義為“高二”、“高三”、“級部”名稱。也可以直接在上方的輸入框中輸入名稱，然後將下方的“引用位置”修改成相應的單元格區域，然後點擊“添加”按鈕，將名稱添加到當前工作簿的名稱列表中。比如定義 “高三”名稱時，其引用位置應改為“=Sheet1!$C:$C”，定義“級部”名稱時，其引用位置應改為“=Sheet1!$E:$E”。

　　二、設置數據有效性

　　如圖4所示表格。

　　圖4

　　選中C2及以下單元格區域，點擊菜單命令“數據→有效性”，打開“數據有效性”對話框。在“允許”下拉列表中選擇“序列”，然後在下方的“來源”輸入框中輸入“=級部”，其它設置如圖5所示。

　　圖5

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　　確定後，將鼠標定位於C2或其下單元格，可以發現右側出現下拉按鈕，點擊即可出現在Sheet1工作表E列中所列的級部名稱列表。

　　關鍵是表格中的D列，如何根據C列所選級部名稱在D列單元格出現相應級部的班級列表呢?其實，這一步也是屬於窗戶紙性質的，一捅就破。選中D2及以下單元格區域，在“數據有效性”對話框中，“允許”列表仍選“序列”，但在“來源”輸入框中輸入公式“=INDIRECT($C2)”，如圖6所示。

　　圖6

　　確定後再單擊相應單元格，就可以看到圖1所示的效果了。

　　函數INDIRECT($C2)的作用是返回在C2單元格中的數據的值。比如本例圖1中“=INDIRECT($C2)”的結果就是“=高一”，而“=INDIRECT($D2)”的結果就是“=高三”。

　　如有更多級別的下拉列表也不用愁，就是這麼兩步，先定義名稱，然後在數據有效性對話框中進行引用名稱就可以了。