一、建立主文件

Word 中建立成績通知單版面，表格中需填入學號、姓名、各科成績的位置暫留空白。設定好頁面 (A4)，文末加入 4~5 個空行 (用於後續移除分節符號後的間距)。

二、選取資料來源

「工具」→「信函與郵件」→「郵件合併精靈」→
1. 文件類型：信函 → 下一步
2. 使用目前文件 → 下一步
3. 使用現有清單 → 下一步 → 選取 Excel 成績檔 → 開啟 → 確認工作表/區域 → 確定。

三、插入合併欄位

回到主文件，「郵件合併」工具列 → 「插入合併欄位」→ 依序在表格對應位置插入「學號」、「姓名」、「國文」、「數學」… 等欄位。

四、合併至新文件

點擊工具列「合併至新文件」→「全部」→「確定」。產生新文件，每位學生佔一頁 (A4)，頁尾為「分節符號」。

五、版面調整：一頁放多張通知單

1. Ctrl+H 開啟「取代」→「尋找內容」點「特殊字元」→ 選「分節符號」→「取代為」留空 → 「全部取代」。所有分節符號移除，通知單連續排列。
2. 調整行距、字體大小、表格大小，使一頁容納 3~4 份通知單，中間以原預留空行分隔。
3. 檢查是否有跨頁斷裂，若難以調整，回主文件調整空行數/行距後重新合併。

關鍵技巧

• 資料來源務必在 Excel 中整理乾淨 (無合併儲存格、標題列唯一)。
• 主文件版面設計時預留足夠空間給合併欄位。
• 移除分節符號後可大幅節省紙張。