用Word自動生成成績通知單

 　　一、創建主文檔

　　按常規方法在Word中創建成績通知單文檔，表格中要填寫具體的學號、姓名及成績的行空著不填(圖1);做好頁面設置(如用A4紙)，最後在文檔末尾加上4~5個空行(空行數量視需要而定，後面有用)。

　　二、選取數據源

　　在Word 2002中，單擊“工具→信函與郵件→郵件合並向導”，在彈出的向導中選擇“信函”，按“下一步”;選擇“使用當前文檔”，按“下一步”;選擇“使用現有列表”，按“下一步”，即可看到“選取數據源”對話框。因為學生成績都已經預先整理匯總到Excel工作表中了(圖2)，所以只要在此對話框中找到這個Excel數據文件並打開它，然後按照提示步驟操作即可。

　　2　　三、插入域

　　回到主文檔中，在表格中要填寫具體的學號、姓名及成績的位置上插入域。具體步驟是：單擊“郵件合並”工具欄上的“插入域”按鈕，彈出“插入合並域”對話框，所有可用的域都一目了然，然後在表格中一一對應地插入這些域即可(圖3)。

　　四、合並到新文檔

　　接著，單擊工具欄上的“合並到新文檔”按鈕，在彈出的對話框中選擇“全部”，再按“確定”，生成一個新文檔。在這個文檔中，每個學生成績通知單單獨一頁(A4紙)，最後一個符號是“分節符”(圖4)。

　　五、格式調整

　　為了提高處理速度，減少紙張損耗，筆者把成績通知單設計成小條樣式，使得在A4紙上可打印3~4個學生的成績通知單。按“Ctrl+H”組合鍵打開“查找和替換”對話框，單擊“查找內容”編輯框，然後單擊“特殊字符”按鈕，從中選擇“分節符”，“替換為”編輯框不填寫，然後單擊“全部替換”，則原文檔中的所有“分節符”就全部“灰飛煙滅”了。這樣，所有的成績單便連貫起來，一頁可容納3~4張通知單，中間以空行分隔開(現在知道第一步中在文檔末尾加入空行的作用了吧)。

　　提示：這時要注意觀察是否出現成績單跨頁的情況，如果有就要仔細調整。根據筆者的經驗，如果新生成的文檔很難調整的話，干脆放棄這個文檔，回到第一步的主文檔中，調整末尾處的空行數或文檔的行距，然後再重新生成一個文檔。