使用Word郵件合並創建並打印信函及其他文檔

 　　如果希望創建一組文檔(如一個寄給多個客戶的套用信函或一個地址標簽頁)，可以使用郵件合並。每個信函或標簽含有同一類信息，但內容各不相同。例如，在致客戶的多個信函中，可以對每個信函進行個性化，稱呼每個客戶的姓名。每個信函或標簽中的唯一信息都來自數據源中的條目。

　　郵件合並過程需要執行以下所有步驟：

　　1.設置主文檔。主文檔包含的文本和圖形會用於合並文檔的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或稱呼語。

　　2.將文檔連接到數據源。數據源是一個文件，它包含要合並到文檔的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。

　　3.調整收件人列表或項列表。Microsoft Office Word 為數據文件中的每一項(或記錄)生成主文檔的一個副本。如果數據文件為郵寄列表，這些項可能就是收件人。如果只希望為數據文件中的某些項生成副本，可以選擇要包括的項(記錄)。

　　4.向文檔添加占位符(稱為郵件合並域)。執行郵件合並時，來自數據文件的信息會填充到郵件合並域中。

　　5.預覽並完成合並。打印整組文檔之前可以預覽每個文檔副本。

　　您可以使用“郵件”選項卡上的命令來執行郵件合並。

　　提示：還可以使用“郵件合並”任務窗格執行郵件合並，該任務窗格將分步引導您完成這一過程。若要使用任務窗格，請在“郵件”選項卡的“開始郵件合並”組中，單擊“開始郵件合並”，然後單擊“郵件合並分步向導”。

　　設置主文檔

　　1.啟動 Word。

　　默認情況下，一個空白文檔將會打開。讓該文檔開著。如果關閉該文檔，便無法使用下一步的命令。

　　2.在“郵件”選項卡上的“開始郵件合並”組中，單擊“開始郵件合並”。

　　3.單擊要創建的文檔的類型。

　　例如，您可以創建：

　　●一組信封：所有信封的寄信人地址都相同，但每個信封的收信人地址都不相同。單擊“信封”，然後在“信封選項”對話框的“信封選項”選項卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。

　　●一組地址標簽：每個標簽都顯示一個人的姓名和地址，但每個標簽上的姓名和地址都不相同。單擊“標簽”，然後在“標簽選項”對話框中指定所需標簽類型。

　　●一組套用信函或電子郵件：所有信函或郵件的基本內容都相同，但每一信函或郵件還包含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。單擊“信函”或“電子郵件”創建相應類型的文檔。

　　●目錄：每一項都會顯示相同類型的信息，如名稱和說明，但每一項的名稱和說明都不相同。單擊“目錄”創建此類型文檔。

　　恢復郵件合並

　　如果需要停止郵件合並，可以保存主文檔，以後再恢復合並。Microsoft Office Word 將保留數據源信息和域信息。如果停止合並前使用的是“郵件合並”任務窗格，Word 將在恢復合並時轉到您在任務窗格中的位置。

　　1.當您准備就緒，可以開始恢復合並時，請打開文檔。

　　Word 會顯示一條消息，要求您確認是否要打開文檔，那樣會運行 SQL 命令。

　　2.由於此文檔已連接到數據源，而且您要檢索數據，因此單擊“是”。如果您在打開文檔時不了解該文檔是否已連接到數據源，可以單擊“否”，以防止對數據的潛在惡意訪問。

　　此時，文檔文本和您插入的所有域都會顯示出來。

　　3.單擊“郵件”選項卡，恢復工作。

　　將文檔連接到數據源

　　要將信息合並到主文檔，必須將文檔連接到數據源或數據文件。如果還沒有數據文件，則可在郵件合並過程中創建一個數據文件。

　　選擇數據文件

　　1.在“郵件”選項卡上的“開始郵件合並”組中，單擊“選擇收件人”。

　　2.請執行下列操作之一：

　　●如果要使用 Outlook 中的“聯系人”列表，請單擊“從 Outlook 聯系人中選擇”。

　　有關使用 Microsoft Outlook 聯系人列表的提示

　　●如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 數據庫或其他類型的數據文件，請單擊“使用現有列表”，然後在“選擇數據源”對話框中找到所需文件。

　　對於 Excel，可以從工作簿內的任何工作表或命名區域中選擇數據。對於 Access，可以從數據庫中定義的任何表或查詢中選擇數據。對於其他類型的數據文件，請在“選擇數據源”對話框中選擇文件。如果列表中未列出所需文件，請在“文件類型”框中選擇適當的文件類型或選擇“所有文件”。在郵件合並中，可以使用以下類型的數據文件：

　　●來自基於文件的單層數據庫程序的文件，這些數據庫程序已安裝了 OLE DB 提供程序或 ODBC 驅動程序(Microsoft Office 附帶了許多這類數據庫程序)。

　　●包含單個表的 HTML 文件。表的第一行必須包含列名，其他行必須包含數據。

　　●電子通訊簿：

　　●Microsoft Outlook 通訊簿

　　●Microsoft Schedule+ 7.0 聯系人列表

　　●用 MAPI 兼容的郵件系統(如 Microsoft Outlook)創建的任何類似地址列表。

　　●Microsoft Word 文檔。該文檔只應包含一個表。表的第一行必須包含標題，其他行必須包含要合並的記錄。還可以使用域名源作為數據源。

　　●任何包含由制表符或逗號分隔的數據域以及由段落標記分隔的數據記錄的文本文件。

　　●如果還沒有數據文件，請單擊“鍵入新列表”，然後使用打開的表格創建列表。該列表將被保存為可以重復使用的數據庫 (.mdb) 文件。

　　注釋：如果安裝了 2007 Microsoft Office system(而不是單獨安裝 Microsoft Word)，則還可以使用 Microsoft Query 來構造查詢並從外部數據源檢索所需的數據。

　　調整收件人列表或項列表

　　您在連接某個數據文件時，可能不希望將該數據文件中所有記錄的信息都合並到主文檔。

　　要縮小收件人列表或使用數據文件中記錄的子集，請執行下列操作：

　　1)在“郵件”選項卡上的“開始郵件合並”組中，單擊“編輯收件人列表”。

　　2)在“郵件合並收件人”對話框中，請執行下列任一操作：

　　●選擇單個記錄：此方法最適合短列表的情況。選中要包括的收件人旁邊的復選框，清除要排除的收件人旁邊的復選框。

　　如果合並時只希望包括少數幾個記錄，可以清除標題行的復選框，然後只選中要合並的記錄。同樣，如果要包含列表中的大部分內容，則可選中標題行中的復選框，然後清除不想包含的記錄的復選框。

　　●排序記錄：單擊您要作為排序依據的項目的列標題。將按字母順序升序(從 A 到 Z)對列表進行排序。再次單擊該列標題，將按字母順序降序(從 Z 到 A)對列表進行排序。

　　如果要進行更復雜的排序，請單擊“調整收件人列表”下的“排序”，並在“篩選和排序”對話框中的“排序記錄”選項卡上選擇排序首選項。例如，如果要在每個郵政編碼內，將收件人地址按姓氏以字母順序排序，並且郵政編碼按數字順序排列，則可以使用這種排序方法。

　　●篩選記錄：如果列表包含不希望在合並中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表後，可以使用復選框包含和排除記錄。

　　要篩選記錄，請執行下列操作：

　　1.在“調整收件人列表”下，單擊“篩選”。

　　2.在“篩選和排序”對話框的“篩選記錄”選項卡上，選擇要應用的篩選條件。

　　例如，如果僅為國家/地區是澳大利亞的地址生成主文檔副本，則單擊“域”列表中的“國家或地區”，“比較”列表中的“等於”，以及“比較對象”列表中的“澳大利亞”。

　　3.若要進一步調整篩選，請單擊“與”或“或”，並指定更多的條件。

　　例如，如果只為慕尼黑的企業生成主文檔副本，則篩選“城市”域包含“慕尼黑”並且“公司名稱”域不為空的記錄。如果在此篩選中使用“或”而不使用“與”，郵件合並將包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名稱的所有地址。

　　注釋：如果已經安裝了地址驗證軟件，可以單擊“郵件合並收件人”對話框中的“驗證地址”，來驗證收件人地址。

　　向文檔添加稱為郵件合並域的占位符

　　將主文檔連接到數據文件之後，就可以鍵入文檔文本並添加占位符，占位符用於指示每個文檔副本中顯示唯一信息的位置。

　　占位符(如地址和問候語)稱為郵