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關於Word2003的智能文檔介紹

  智能文檔設計用於在您使用文檔時為您提供幫助。幾種文檔類型,如窗體和模板,也作為智能文檔使用。

  貫穿某個過程使用時,智能文檔尤其有效。例如,貴公司可能擁有一套填寫年度雇員評審表的過程,並且您可能已經將某一 Microsoft Word 模板用於該目的。如果將那個模板轉變為智能文檔,它可以連接到數據庫以自動填寫某些所需信息(例如,您的姓名、雇員編號、經理姓名,等等)。完成表格時,智能文檔會顯示一個按鈕,允許您將表格傳送至過程的下一步。因為智能文檔知道您的經理是誰,所以它能自動將文檔傳送給那個人。並且,無論誰在處理智能文檔,智能文檔都知道它處於審閱過程的哪個階段以及下一步要做什麼。

  智能文檔可以幫助您重用內容。例如,律師可以在編寫合同時使用現有的樣板文件,新聞記者可以插入作者行和其他常用文本。

  智能文檔可以使共享信息變得更容易。它們可以與多種數據庫交互,並使用 Microsoft BizTalk Server 跟蹤工作流。它們還可以與其他 Microsoft Office 應用程序交互。例如,您可以使用智能文檔通過 Microsoft Outlook 發送電子郵件,完全不需要離開文檔或者啟動 Outlook。

  智能文檔是由開發人員和信息技術 (IT) 專家創建並發布的。查看是否有 XML 擴展包 (XML 擴展包:由 XML 格式的清單文件管理的一組文件,通過指定自定義顯示或操作為 Microsoft Word 或 Microsoft Excel 文檔添加功能。)附加到 Word 文檔(“工具”菜單,“模板和加載項”命令,“XML 擴展包”選項卡),可以判斷您的 Word 文檔是否為智能文檔。

  注釋:除了將文檔保存為帶 Word XML 架構的 XML,其他的 XML 功能只能在 Microsoft Office Professional Edition 2003 和獨立的 Microsoft Office Word 2003中使用。

  一個 XML 擴展包包含多個組件,包括可擴展標記語言 (XML) (可擴展標記語言 (XML):標准標記語言 (SGML) 的一種濃縮形式,開發人員可用其創建自定義標簽,為整理和提供信息提供了靈活性。) 文件和引用那些組件的清單。打開一個附加到某個 XML 擴展包的文檔時,Word 還會打開“文檔操作”任務窗格。該任務窗格可能包含完成任務所需的工具以及使用智能文檔的幫助。智能文檔提供的特定功能取決於創建該文檔的開發人員或 IT 專家。

  如果不具備開發或 IT 資源,可以下載由第三方創建的智能文檔。如果您是一名開發人員,想要了解創建智能文檔的詳情,請參見 Microsoft Developer Network (MSDN) 網站上的 Smart Document Software Development Kit。

  注釋:第一次嘗試使用智能文檔時,可能會看到錯誤信息,告訴您需要安裝通用語言運行時組件或需要其他版本的組件。如果看到這類消息,請與您的系統管理員聯系。

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